Pierwsza grupa spółek, dla których ustawa o PPK obowiązuje od 1 lipca 2019 (zatrudniających 250 i więcej osób) musiała już utworzyć PPK i najpóźniej w dniu 12 listopada 2019 zgłosić uczestników do programu (do instytucji finansowej). Jest to dobra próbka (około 4000 podmiotów) do analizy i wyciągnięcia wniosków dla podmiotów, które do programu zaczną przystępować od 1 stycznia 2020.
Minimalnym wymogiem do wypełnienia obowiązku informacyjnego stawianym przez instytucje finansowe jest przekazanie jej adresu korespondencyjnego zgłaszanej osoby. Znacznie łatwiej jest wykonać ten obowiązek i realizować inne zadania związane z obsługa programu, kiedy w pliku zgłoszeniowym poda się również adres mailowy (pracodawca może podać służbowy lub prywatny adres pracownika) i numer prywatnego telefonu komórkowego (na numer telefonu komórkowego wysyłane są zwykle kody dostępowe do aplikacji udostępnianej uczestnikom lub autoryzacyjne do zatwierdzania dyspozycji składanych przez uczestnika w tej ze aplikacji).
Na dzień 27 grudnia 2019 trudno jeszcze ocenić jakość danych adresowych, ale bez wcześniejszej akcji pracodawcy mającej na celu weryfikację adresów, można podejrzewać ich częściową nieaktualność. Ostatecznie ta kategoria błędów nie niesie radykalnie negatywnych konsekwencji dla uczestnika, ponieważ uczestnicy mogą korzystać samodzielnie z aplikacji lub z infolinii instytucji finansowej i za pośrednictwem tych kanałów, podawać lub zmieniać własne dane teleadresowe.
Do PPK nie zgłasza się pracowników przed ukończeniem 18stego roku życia z zgodnie z definicją osób zatrudnionych znajdującą się w Art.2.1.1.18) ustawy o PPK, czyli tzw. młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Część pracodawców traktuje PPK, jak ZUS i zgłasza członków rodzin do programu, co jest niezgodne z założeniami PPK. Do programu zgłasza się jedynie osobę zatrudnioną. Członków rodziny, ale i osoby niespokrewnione można wskazać (i zgłosić to instytucji finansowej, pomijając pracodawcę) jako osoby uprawnione do dziedziczenia.
Instytucje finansowe nie posiadają deklaracji takich pracowników, jednak na podstawie nr PESEL są w stanie wyświetlić w aplikacji do obsługi zgłoszeń komunikat z przypomnieniem, czy taka deklaracja została przedłożona. Należy jednak pamiętać, że tego typu funkcjonalność nie jest obligatoryjna i nie musi być dostępna w aplikacjach wszystkich instytucji finansowych.
Zamiast przyrostowo (najczyściej nowo zatrudnionych), pracodawcy w kolejnych plikach zgłoszeniowych zgłaszają wszystkich uczestników. Niektóre instytucje w aplikacjach do obsługi PPK, które udostępniają pracodawcom, wbudowały szereg elementów kontrolnych. Jednym z nich jest sprawdzanie (np. na podstawie nr PESEL), czy dani pracownicy zostali już zgłoszeni. Powtarzające się rekordy mogą nie być dalej procesowane lub cały plik jest odrzucany. Należy jednak pamiętać, że tego typu funkcjonalność nie jest obligatoryjna i nie musi być dostępne w aplikacjach wszystkość instytucji finansowych.
Niewątpliwe, jak w przypadku wdrażania każdej znaczącej nowości w przepisach (zwłaszcza takiej, która dotyczy wszystkich podmiotów), potrzeba czasu na ustabilizowanie się interpretacji i utrwalenia wiedzy i praktyk.
Biorąc pod uwagę wysiłki edukacyjne PFR, liczbę powszechnie dostępnych materiałów informacyjnych udostępnianych przez instytucje finansowe, szereg fachowych artykułów w prasie branżowej, dostępność webinariów, można byłoby się spodziewać, że wszyscy zainteresowani będą posiadać właściwy, wymagany do wdrożenia PPK (i obsługi wewnętrznej) poziom wiedzy.
Przykłady ww. błędów pokazują jednak, że nie w każdym przypadku sprawy potoczyły się dobrze. Przyczyny mogą być następujące: