PPK - Najczęstsze błędy zgłoszeniowe po pierwszej fali wdrożenia
Blog

PPK - Najczęstsze błędy zgłoszeniowe po pierwszej fali wdrożenia

27.12.2019
Błędy przy zgłaszaniu PPK w roku 2019

Pierwsza grupa spółek, dla których ustawa o PPK obowiązuje od 1 lipca 2019 (zatrudniających 250 i więcej osób) musiała już utworzyć PPK i najpóźniej w dniu 12 listopada 2019 zgłosić uczestników do programu (do instytucji finansowej). Jest to dobra próbka (około 4000 podmiotów) do analizy i wyciągnięcia wniosków dla podmiotów, które do programu zaczną przystępować od 1 stycznia 2020.

Błędy przy zgłaszaniu do PPK

Brak danych kontaktowych

Minimalnym wymogiem do wypełnienia obowiązku informacyjnego stawianym przez instytucje finansowe jest przekazanie jej adresu korespondencyjnego zgłaszanej osoby. Znacznie łatwiej jest wykonać ten obowiązek i realizować inne zadania związane z obsługa programu, kiedy w pliku zgłoszeniowym poda się również adres mailowy (pracodawca może podać służbowy lub prywatny adres pracownika) i numer prywatnego telefonu komórkowego (na numer telefonu komórkowego wysyłane są zwykle kody dostępowe do aplikacji udostępnianej uczestnikom lub autoryzacyjne do zatwierdzania dyspozycji składanych przez uczestnika w tej ze aplikacji).

Na dzień 27 grudnia 2019 trudno jeszcze ocenić jakość danych adresowych, ale bez wcześniejszej akcji pracodawcy mającej na celu weryfikację adresów, można podejrzewać ich częściową nieaktualność. Ostatecznie ta kategoria błędów nie niesie radykalnie negatywnych konsekwencji dla uczestnika, ponieważ uczestnicy mogą korzystać samodzielnie z aplikacji lub z infolinii instytucji finansowej i za pośrednictwem tych kanałów, podawać lub zmieniać własne dane teleadresowe.

Zgłaszanie osób fizycznych poniżej 18 roku życia

Do PPK nie zgłasza się pracowników przed ukończeniem 18stego roku życia z zgodnie z definicją osób zatrudnionych znajdującą się w Art.2.1.1.18) ustawy o PPK, czyli tzw. młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Zgłaszanie członków rodzin pracowników mogących być uczestnikami PPK

Część pracodawców traktuje PPK, jak ZUS i zgłasza członków rodzin do programu, co jest niezgodne z założeniami PPK. Do programu zgłasza się jedynie osobę zatrudnioną. Członków rodziny, ale i osoby niespokrewnione można wskazać (i zgłosić to instytucji finansowej, pomijając pracodawcę) jako osoby uprawnione do dziedziczenia.

Zgłaszanie pracowników, którzy ukończyli 55 lat bez deklaracji dobrowolnego przystąpienia

Instytucje finansowe nie posiadają deklaracji takich pracowników, jednak na podstawie nr PESEL są w stanie wyświetlić w aplikacji do obsługi zgłoszeń komunikat z przypomnieniem, czy taka deklaracja została przedłożona. Należy jednak pamiętać, że tego typu funkcjonalność nie jest obligatoryjna i nie musi być dostępna w aplikacjach wszystkich instytucji finansowych.

Przekazywanie podczas każdego zgłoszenia pełnego rejestru pracowników

Zamiast przyrostowo (najczyściej nowo zatrudnionych), pracodawcy w kolejnych plikach zgłoszeniowych zgłaszają wszystkich uczestników. Niektóre instytucje w aplikacjach do obsługi PPK, które udostępniają pracodawcom, wbudowały szereg elementów kontrolnych. Jednym z nich jest sprawdzanie (np. na podstawie nr PESEL), czy dani pracownicy zostali już zgłoszeni. Powtarzające się rekordy mogą nie być dalej procesowane lub cały plik jest odrzucany. Należy jednak pamiętać, że tego typu funkcjonalność nie jest obligatoryjna i nie musi być dostępne w aplikacjach wszystkość instytucji finansowych.

Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu PPK – komentarz

Niewątpliwe, jak w przypadku wdrażania każdej znaczącej nowości w przepisach (zwłaszcza takiej, która dotyczy wszystkich podmiotów), potrzeba czasu na ustabilizowanie się interpretacji i utrwalenia wiedzy i praktyk.

Biorąc pod uwagę wysiłki edukacyjne PFR, liczbę powszechnie dostępnych materiałów informacyjnych udostępnianych przez instytucje finansowe, szereg fachowych artykułów w prasie branżowej, dostępność webinariów, można byłoby się spodziewać, że wszyscy zainteresowani będą posiadać właściwy, wymagany do wdrożenia PPK (i obsługi wewnętrznej) poziom wiedzy.

Przykłady ww. błędów pokazują jednak, że nie w każdym przypadku sprawy potoczyły się dobrze. Przyczyny mogą być następujące:

  • złożoność przepisów i ich nieprecyzyjność – sam PFR w 2019 zmieniał zdanie np. co do sposobu wyliczania dni w okresu stażowego (bez wchodzenia w szczegóły w grę wchodzi inne niż w kodeksie pracy liczenie dni do okresów stażowych, ostatecznie obecnie wykorzystuje się zasady kodeksu cywilnego nie łamiąc kodeksu pracy),
  • brak zasobów – większość firm w Polsce nie posiada nadmiarowych zasobów w działach kadrowych i przy jednoczesnym zbagatelizowaniu zagadnienia, przystąpiły one do wdrożenia bez podstawowego planu działania (a być może i bez dodatkowego budżetu),
  • późne przystąpienie do wdrożenia – samo w sobie ogranicza czas na zdobycie wiedzy, uporządkowanie zadań i wymusza drogę działania „na skróty” w świetle upływających, obowiązkowych terminów,
  • braki funkcjonalne w programach kadrowo – płacowych – firmy budujące oprogramowanie skupiły się  głównie na dwóch komponentach, tj. naliczaniu wpłat na podstawie zadanych parametrów i generowaniu plików XML dla dwóch podstawowych operacji: zgłaszania uczestników i plików z wpłatami. Potrzeb wynikających z PPK, głównie elementów kontrolnych i raportów, jest znacznie więcej i należy przypuszczać, że będą one uzupełniane w kolejnych wersjach,
  • stosowanie modelu obowiązków znany z ubezpieczeń społecznych (ZUS) – powyższe przykłady błędów popełnianych przy zgłaszaniu uczestników mogą być wynikiem hipotetycznego scenariusza, że jeżeli nie do końca wiadomo co zrobić, to może należy zrobić to tak, jak w przypadku ZUS (zgłaszania członków rodzin). PPK wprowadzane jest jednak osobnymi przepisami i nie należy polegać na zasadach znanych z obsługi ZUS.