Blog

Przeniesienie procesu księgowego na zewnątrz organizacji (faza setup)

23.07.2015

Rozpoczynając dyskusję o outsourcingu warto postawić tezę, że jest on pewną ideą prowadzenia biznesu, zarówno po stronie organizacji, która decyduje się na wdrożenie w określonych obszarach modelu outsourcingu, jak również dla firm, które w sposób profesjonalny dostarczają ten produkt.

Przechodząc jednak do stwierdzeń dość tradycyjnych (o tradycji będzie mowa później), które pojawiają się w wielu dostępnych opracowaniach, outsourcing można określić, jako działanie polegające na korzystaniu z obcych, zewnętrznych zasobów. Innymi słowy, w nowoczesnych organizacjach polega on na wydzieleniu części biznesu lub konkretnej funkcji i powierzenie jego prowadzenia lub jej wykonania podmiotom zewnętrznym. Najlepiej definicję outsourcingu oddaje rozwinięcie pojęcia do pełnej nazwy tj. outside-resource-using. Tłumacząc wprost, outsourcing polega na wykorzystywaniu przy obsłudze danego procesu zasobów obcych tj. tych znajdujących się poza organizacją.

Decyzja o outsourcingu usług księgowych może być podyktowana wieloma względami:

  • położenie nacisku na core business – polegające na koncentracji zasobów na działalności podstawowej przedsiębiorstwa, przesunięciu funkcji wspierających i czasochłonnych do profesjonalnych podmiotów zewnętrznych;
  • optymalizację poziomu kosztów operacyjnych, w tym zmniejszenie kosztów zatrudnienia, utrzymania aplikacji;
  • dostęp do wykwalifikowanych pracowników i specjalistycznej wiedzy w określonej dziedzinie;
  • dostęp do wyższej jakości dostarczanych usług, poprzez zlecenie zadań do podmiotów specjalizujących się w określonej działalności;
  • uwolnienie posiadanych zasobów ludzkich i finansowych oraz skierowanie ich do innych obszarów organizacji;
  • synergię wynikającą z umieszczenia procesów poza przedsiębiorstwem m.in. zmniejszenie nakładów na funkcje HR, utrzymania pracowników, organizację czasu pracy, utrzymania obszaru IT itp.
  • standaryzację procesów i zwiększenie ich transparentności;
  • uzyskanie wartościowej, aktualnej informacji i wiedzy w określonej dziedzinie;
  • podział ryzyka funkcjonowania (ryzyka organizacyjnego, podatkowego, zarządzania obszarami trudnymi do kontroli, wchodzenia na nowy rynek zagraniczny itp.)
  • restrukturyzację przedsiębiorstwa (poprzez uproszczenie struktury organizacyjnej, redukcję zatrudnienia itp.)

Realizacja decyzji w zakresie zlokalizowania obszaru księgowo-podatkowego poza firmą, powinna być poprzedzona dogłębną analizą rynku przez Zarząd w zakresie pozyskania wiarygodnego partnera biznesowego, zdolnego do zapewnienia ciągłości procesu, jak również dostarczenia usług na najwyższym poziomie.

Istotnym aspektem poza zbadaniem wiarygodności outsourcera jest sprawdzenie, czy jest on podmiotem uprawnionym do świadczenia usług prowadzenia ksiąg rachunkowych. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością regulowaną przez Ustawę o rachunkowości.

Działalność tą mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

  • mają pełną zdolność do czynności prawnych,
  • nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy.

Przedsiębiorcy są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.

Kolejnym etapem jest zdefiniowanie warunków umowy tzw. SLA. SLA są podstawą do określenia zakresu świadczonych usług przez outsourcera, czyli zdefiniowania finalnego produktu, który będzie dostarczany przez outsourcera (definicja usługi). Późniejszym zadaniem SLA jest również monitorowanie poziomu świadczonych usług i reagowanie na ewentualnie występujące odchylenia.

Rola Zarządu lub osób delegowanych przez Zarząd do koordynacji procesu przeniesienia procesu księgowo-podatkowego na zewnątrz organizacji, nie powinna kończyć się wyłącznie na wyborze wiarygodnego outsourcera. Organizacja wraz z outsourcerem przechodzą w tak zwaną fazę setup tj. zdefiniowania zasad współpracy, konfiguracji systemów informatycznych: systemu FK (ERP), systemu Workflow, opracowania harmonogramu przejęcia określonych aktywności finansowych oraz kontrolę jego realizacji.

Faza setup jest jednym z istotniejszych etapów podczas przenoszenia procesów księgowo-podatkowych do outsourcera i powinna być na każdym etapie monitorowana przez obie strony np. w drodze cyklicznych spotkań zespołów roboczych. Nieprawidłowe zdefiniowanie zasad współpracy, czy map procesów przebiegających w organizacji, może skutkować znacznymi odchyleniami funkcjonowania procesu po stronie outsourcera, co będzie wiązało się z koniecznością niezwłocznego podjęcia czynności korygujących współpracę.

Fazę setup rozpoczyna zdefiniowanie map procesów finansowych oraz z pogranicza finansów, które występują u Klienta. Na etapie tym należy zdefiniować przebieg procesów, które wchodzą w obszar:

  • należności,
  • zobowiązań,
  • księgi głównej,
  • środków trwałych,
  • płatności / wyciągów bankowych (cash management),
  • rozliczenia produkcji (costing).

Należy zdefiniować zarówno przebieg procesów w samej kwestii obszaru finansów, jak również obszarów na styku tj. logistyki, magazynów, sprzedaży, controllingu itp.

Poprawne zdefiniowanie map procesów w pierwszym etapie umożliwi ustalenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych obszarów, prawidłowego obiegu dokumentów. W drugim etapie może posłużyć do podjęcia kroków optymalizacyjnych: podniesienia efektywności w działaniu, minimalizacji ryzyka.

MDDP Outsourcing oferuje swoim Klientom rozwiązanie w postaci Elektronicznego Obiegu Dokumentów – Flexi Workflow. Stąd kolejnym etapem w fazie setup jest prawidłowe zdefiniowanie obiegu dokumentów. Ustaleniu podlegają:

  • zasady akceptacji dokumentów, w tym ustalenie progów akceptacyjnych (osoby odpowiedzialne za akceptację poszczególnych kategorii dokumentów),
  • objęcie obiegiem obszaru płatności,
  • integracja z systemem FK,
  • zdefiniowanie właściwych i efektywnych kontroli poprawności dokumentów po stronie oustourcera,
  • konfiguracja systemu Workflow, w taki sposób, aby obok spełnienia wymogów dla raportowania statutowego, umożliwił Klientowi raportowanie zarządcze.

Konfiguracja systemu Workflow związana jest także z odpowiedzią na pytania, na jakim systemie FK, outsourcer będzie świadczył usługi na rzecz Klienta. MDDP Outsourcing jest nowoczesną organizacją, zwracającą uwagę na potrzeby Klienta. W przypadku, gdy wspólnie zostanie podjęta decyzja o zmianie systemu FK na system oferowany przez MDDP Outsourcing (RAKS SQL), MDDP Outsourcing podejmie stosowne kroki zapewniające poprawną i efektywną migrację danych finansowych. MDDP Outsourcing w wielu przypadkach świadczy usługi na systemach dostarczonych przez Klientów m.in. SAP, Comarch ERP.

Marcin Jeremicz
MDDP Outsourcing