Specjalistyczne systemy informatyczne - kiedy ma to sens?

Mimo, że na przełomie tysiącleci polskie firmy masowo wdrażały systemy klasy ERP, takie wdrożenia realizowane są nadal. Powstaje wiele nowych firm, a te które przetrwały burzliwy początek bardzo szybko dochodzą do takiego etapu rozwoju, kiedy wsparcie działalności przez zintegrowany system informatyczny lub jego fragment jest niezbędne. Oprócz tego inne, większe organizacje, które posiadały kilka systemów dla różnych obszarów działalności, unifikują rozwiązania np. aby zmniejszyć TCO (ang. total cost of ownership).

Mierzalność ekonomicznych korzyści z wdrożenia ERP jest trudna. Chociaż np. w przypadku optymalizacji stanów magazynowych, czy strat wynikających ze spóźnionych dostaw może być wyrażona w konkretnych kwotach. Firmy decydujące się na wdrożenie ERP wiedzą jednak, że natychmiastowych i mierzalnych korzyści nie można oczekiwać. Wykorzystują one raczej proces wdrożenia ERP do przemodelowania sposobu działania swojej organizacji, do przeprojektowania swoich procesów biznesowych. Niektóre z nich ufają, że tzw. ‘najlepsze praktyki’ zaimplementowane w systemach wystarczą im do optymalnego działania.

Faktycznie trudno podważać osiągnięcia producentów oprogramowania w doskonaleniu swoich produktów i odzwierciedlaniu w nich lat doświadczeń zebranych podczas współpracy z setkami jak nie tysiącami klientów. Np. proces dokonywania płatności musi być poprzedzony wprowadzeniem faktury (zobowiązania) do systemu. Podczas ewidencji rejestruje się wiele cech faktury, w tym dat, na podstawie których system filtruje faktury do zapłaty w terminach ich zapadalności lub wybiera na raportach służących do opracowania deklaracji podatkowych, jednocześnie ostrzegając przed wprowadzeniem drugi raz tej samej faktury (kontrola numeru faktury). Na koniec uzgadnia się wyciąg bankowy, aby stan rachunku bankowego na kontach księgowych uwzględniał wypływ gotówki. Taki proces wydaje się idealny. Jednak w detalach już tak nie musi być. Polskie przepisy w szczególności od zakupu usług pozwalają na odpowiednie odzyskanie VAT nie na podstawie dat z faktury, ale na podstawie daty faktycznego dostarczenia (wykonania) usługi. Jest do data nie związana z samą fakturą i wymaga czasami wielokrotnego „dotykania” tego samego dokumentu w systemie, aby ten mógł zakwalifikować ją do właściwej deklaracji.

Można się oczywiście sprzeczać i przytaczać różne przykłady, ale zasadniczo podczas każdego wdrożenia pojawiają się zgłoszenia z żądaniem rozszerzenia standardowej funkcjonalności. Bardzo dobrze znają to zagadnienie użytkownicy systemów w międzynarodowych korporacjach, w których systemy działają na centralnym serwerze gdzieś w Europie lub na świecie, a same wdrożenia są narzucaniem tzw. „blue printów”, czyli procesów korporacyjnych (narzucane przez korporacje tzw. standardy są osobnym zagadnieniem). Korporacje te ze względu na minimalizowanie TCO (głównie ze względu na koszty aktualizacji do nowszych wersji) całkowicie wykluczają dodawanie rozszerzeń, pozostawiając użytkowników lokalnych (w poszczególnych krajach) z ułomnymi rozwiązaniami. Niejednokrotnie rozwiązania nie są nawet zlokalizowane do krajowych (np. polskich) przepisów, co wymusza równolegle prowadzenie ewidencji np. dokumentów księgowych w MS Excel, a w najlepszym przypadku „w małym, polskim systemiku”.

W wielu wdrożeniach dokonuje się jednak szeregu usprawnień, naprawiając czy poprawiając to, co jest promowane jako wystarczający standard. Czy ma to jednak sens?

Po wspomnianej już fali wdrożeń klasycznych ERP, producenci oprogramowania szacując, że skala podobnych wdrożeń będzie się zmniejszać, ale i przewidując nowe potrzeby biznesowe rozpoczęli produkcję oprogramowania bardziej specjalistycznego. Można podać przykład CRM. Pojawili się na rynku nowi gracze, oferując produkty pozbawione balastu konstrukcyjnego ERP i działające wielowarstwowo (wiele rozwiązań typu CRM wymaga „postawienia” hurtowni danych oprócz lub zamiast tradycyjnej, relacyjnej bazy danych). Jednocześnie popyt na takie systemy pokazał, że wbudowywanie (często poprzez drogie modyfikacje) „wszystkiego” w systemy ERP nie jest dobrą metodą, a trafiające w potrzeby użytkowników funkcjonalności warte są utrzymywania wielu systemów. Na marginesie warto dodać, że światowi potentaci ERP szybko przejęli najlepsze systemy CRM, tym samym ograniczając możliwości wyboru.

Trend jednak pozostał i coraz więcej klientów zainteresowanych jest rozwiązaniami mniejszymi, bardziej elastycznymi, branżowymi (nie jako tzw. rozwiązania wertykalne tylko zaprojektowanie specyficznie dla danego typu działalności), dla węższej grupy użytkowników – można by powiedzieć „na biurko”, a nie dla całej firmy. Takie systemy są wciąż profesjonalnymi produktami, zaspokajającymi wymagania IT dotyczące minimalnego poziomu wykorzystanej do ich produkcji technologii (więc mogą zastąpić, tak nielubiane w branży IT arkusze kalkulacyjne). Jednocześnie nie wymuszają przeprowadzania wdrożeń, które angażują „całe” przedsiębiorstwo. Ponadto ich zakup powinien mieścić się w budżecie jednego działu, a nie firmy.

Tutaj małe doprecyzowanie. Wadą MS Excel jest niska stabilność, nieakceptowalna wydajność przy relatywnie niedużej liczbie rekordów i warunków obliczeniowych nałożonych na dane. Te jego wady łatwo wyeliminować budując specjalistyczne rozwiązania na bazie np. MS SQL. Jednak interfejs użytkownika (ze względu na jego masową znajomość) oraz warstwa prezentacji danych może śmiało być zrealizowana właśnie w MS Excel. Przy niewielkim wysiłku można zmienić wygląd arkusza nie do poznania: wyłączając menu, wstążki i arkusze, a w ich miejsca wstawiając właściwą obiekty. W ten sposób można zbudować zaawansowany i rzetelny w sensie przetwarzania danych system „biurkowy”, minimalizując oprócz wysiłku wdrożeniowego opłaty licencyjne ( MS Excel jest powszechny, a jednorazowy zakup MS SQL aż tak nie obciąży budżetu). Oczywiście w idealnej sytuacji również warstwa użytkownika powinna być zbudowana przy pomocy narzędzi innych niż arkusz kalkulacyjny.

Wybór tego typu (małych i dopasowanych niemalże na miarę) rozwiązań daje szansę na prawdziwe zdobycie przewagi konkurencyjnej na poziomie obsługi podstawowych procesów lub otrzymywania precyzyjnych danych i wskaźników (np. systemy wspierające balanced scorecard czy KPI).

W realizacji procesów każdy szczegół ma znaczenie. Wybór specjalistycznych systemów do prostych procesów jest dość paradoksalny, gdyż z prostymi procesami najlepiej powinny radzić sobie systemy ERP, jednak w nich skupiono się na logice procesu (sekwencji działań wymuszających poprawność rejestracji transakcji), a nie optymalizacji zasobów ludzkich wymaganych do realizacji tych procesów i samych kroków procesu. Podczas gdy w systemach ERP procesy realizowane są w taki sam w sposób, wykorzystując mniejsze, przeznaczone dla wybranego zagadnienia systemy można osiągnąć niebanalne, dające przeliczyć się na złotówki korzyści.

Dla zobrazowania tych korzyści posłużę się przykładem systemu typu workflow (specyficznie workflow do obsługi faktur zakupu).

Jeśli zadacie Państwo pytanie przedstawicielom największych producentów oprogramowania ERP, czy w ich systemach jest „worklfow”, otrzymacie odpowiedź wypowiedzianą na bezdechu „tak”. Jest to jednak bardzo duże uproszczenie. Bo gdyby zapytać czy np. formularz do rejestracji dokumentu PK (np. w sprawie odpisu aktualizacyjnego) może być przekazywany od osoby do osoby, wg zdefiniowanej ścieżki obiegu, to prawdopodobnie odpowiedź znów będzie brzmieć „tak” lecz zostanie uzupełniona o bezpieczne „ale…”. Otóż systemy ERP (oprócz zapotrzebowań czy zamówień zakupu) nie posiadają gotowych mechanizmów pozwalających przekazywać tę samą formatkę wg konfigurowalnych ścieżek obiegu albo przygotowanie takiego mechanizmu obiegu wymaga nieproporcjonalnych do korzyści nakładów. Nie wspomnę już o takich „fajerwerkach” jak okna do monitorowania obiegu dokumentu wskazującego np. kto w danej chwili odpowiada za wykonanie zadania lub podgląd historii akceptacji etc.

A taki obieg, to jedynie punkt wyjścia. W kontekście uzyskiwania oszczędności (korzyści) w procesie obsługi faktur zakupu istotne są dwa aspekty: możliwość dekompozycji procesu na proste składowe i jego możliwie automatyczny, bezkolizyjny przebieg. Dekompozycja procesu pozwala dokonać takiego jego podziału, aby możliwie wiele zadań mogłoby być wykonywanych przez personel niższego szczebla (co przynosi oczywiste oszczędności). A „bezkolizyjność”, oznacza że po weryfikacji procesu wyników skanowania faktur, system automatycznie na podstawie wprowadzonych danych (np. nr ZZ, zamawiający, dostawca) kieruje proces do właściwych uczestników – bez zatrzymywania się u osoby wymuszającej takie przejście. Następnie, wykonanie zadania przez jedną osobę oznacza skierowanie zadania do kolejnej osoby bez konieczności ręcznego jej wskazywania. Tego typu rozumienie sposobu obsługi procesu jest rzadkością w systemach ERP.

ERP niestety nie są „lekiem na całe zło”. Bez nich trudni sobie wyobrazić działania większości organizacji. Są niezbędne do wspierania tradycyjnie rozumianych procesów, jednak ich tzw. najlepsze praktyki to uniwersalne sposoby realizacji codziennych działań z nałożonymi elementami kontroli.

Uniwersalne to znaczy dobre dla wszystkich, ale jednocześnie dla nikogo najlepsze. Uniwersalne to znaczy wymuszające daleko idące kompromisy.

ERP mają więc, przy całej masie zalet, swoje ograniczenia, a kompromis między TCO a potrzebami biznesowymi jest więc bardzo trudny do osiągnięcia. Dlatego warto czasami przyjrzeć się alternatywnym systemom informatycznym. Jeżeli konkretna firma szuka unikatowych rozwiązań nie powinna bać się wykorzystania prostej technologii, a w zamian może dostać rozwiązanie pozwalające efektywniej od konkurencji obsługiwać procesy czy dostęp do danych, których albo nie mogła otrzymywać ma albo nie otrzymywała ze względu na czas przygotowania.

Dowiedz się więcej: program do zarządzania projektami Flexiproject.pl

Szymon Churski
Partner w MDDP Outsourcing w Warszawie