Outsourcing usług księgowych - delegowanie zadań administracyjnych

Najczęściej outsourcing usług księgowych kojarzy się z przekazaniem prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, które to prowadzi pełną księgowość w imieniu Klienta, rozlicza się z fiskusem i sporządza sprawozdania finansowe. Ale czy to wszystko? Niekoniecznie, współcześni Outsourcerzy oferują dodatkowe usługi. Outsourcing usług księgowych może zapewnić firmom korzyści finansowe, organizacyjne oraz wyższy poziom usług świadczonych przez wyspecjalizowane podmioty. Poprzez oddelegowanie zadań, w tym administracyjnych, firmy mogą się skoncentrować na swojej zasadniczej działalności.

Tym sposobem to firma outsourcingowa, oprócz zarządzania bieżącą księgowością, rozliczania się z fiskusem, raportowania na potrzeby statystyczne i dla Zarządu, będzie się koncentrować na czasochłonnych zadaniach, takich jak na przykład przygotowywanie przelewów czy wystawianie faktur sprzedaży w imieniu Klienta, bądź też odbieraniu przychodzącej korespondencji księgowej.

Coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązania. Outsourcer otrzymuje dostęp do systemów bankowych w celu przygotowywania przelewów (I stopień autoryzacji). Po stronie firm zostaje wówczas jedynie zwolnienie przelewu. Ponadto, firma outsourcingowa, mająca dostęp do systemu bankowego, na bieżąco śledzi, czy wszystkie przygotowane przelewy zostały zaakceptowane przez Klienta i w razie potrzeby informuje o konieczności ich zatwierdzenia. Tym sposobem nie ma możliwości, aby na przykład przelewy podatkowe nie zostały zrealizowane w terminie.

Kolejnym pracochłonnym procesem jest wystawianie faktur sprzedaży. Proces ten również coraz częściej oddelegowywany jest wraz z przekazaniem prowadzenia spraw księgowych do firm outsourcingowych, które oprócz wystawiania faktur w imieniu Klienta, pilnują również czy płatności z nich wynikające spływają w odpowiednich terminach i w razie potrzeby monitują kontrahentów.

Dodatkowym odciążeniem od prac administracyjnych dla Klientów może być zmiana adresu dotyczącego korespondencji księgowej na adres Outsourcera i przekazanie upoważnienia do odbioru faktur firmie zewnętrznej. Takie przekierowanie spływu faktur bezpośrednio od kontrahenta do outsourcera, który otrzymuje od firmy upoważnienie do odbioru dokumentów ma największą rację bytu wtedy, gdy używa się Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Coraz więcej nowoczesnych biur księgowych oferuje systemy wspierające oferowaną usługę. Kompletna administracja spływającymi dokumentami odbywa się u outsourcera, który tworzy dla firmy elektroniczny rejestr korespondencji przychodzącej digitalizując odpowiednie dane w systemie, takie jak data wpływu czy inne niezbędne dane nagłówkowe. Następnie zeskanowane dokumenty krążą w systemie wg odpowiednio skonfigurowanych zasad, dzięki temu osoby decyzyjne po stronie Klienta zatwierdzają je pod względem merytorycznym i formalnym. Takie rozwiązania pozwalają na skrócenie czasu obiegu dokumentacji oraz zachowanie terminów płatności.

Karina Sowińska
Senior Manager w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie