Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Restrukturyzacja spolki – dlaczego warto skorzystac z pomocy biura rachunkowego
Prawidłowo przeprowadzony proces restrukturyzacyjny, poprzez wdrożenie określonych procedur... Więcej

Outsourcing - nowoczesne rozwiązania

10-03-2015

Systemy informatyczne na służbie funkcji wsparcia

Joanna Osiak - Kierownik w MDDP Outsourcing

Joanna Osiak

Kierownik w MDDP Outsourcing

 

Współczesne firmy zaczynają coraz bardziej świadomie usprawniać pracę w wielu obszarach swojej działalności. Powszechne stało się używanie systemów typu CRM oraz workflow. Dostawcy systemów IT , nie muszą już namawiać do tego typu narzędzi. Tak naprawdę to Przedsiębiorcy sami szukają rozwiązań na rynku i próbują je wdrażać, jednocześnie śledzą trendy i propozycje usprawnień proponowanych dla biznesu lub specyficznie ich branży. Najchętniej i najczęściej inwestuje się w poprawę działania obszarów generujących sprzedaż – jak wspomniane wcześniej CRM, ale usprawnienia IT wykorzystywane są coraz częściej w sferze księgowej, kadrowej  oraz płacowej (mamy tu na myśli rozwiązania specjalistyczne – oczywiste jest bowiem, żeby systemy finansowo-księgowe funkcjonują w każdej firmie). Współczesny biznes odchodzi od papieru, a e-dokumenty stają coraz powszechniej wykorzystywane. Chcielibyśmy przybliżyć Państwu 3 obszary, w których użycie systemów specjalistycznych może przynieść znaczne korzyści. Podamy przykłady rozwiązań zachęcające pracowników organizacji do systematycznego rozliczania delegacji, świadomego planowania urlopów, czy większego zaangażowania w okresową ocenę.

System do delegacji

Rozliczanie delegacji to drażliwy temat prawie w każdej firmie, szczególnie tam gdzie pracownicy często pracują w terenie (poza siedzibą biura), podróżując po kraju i realizując zlecone projekty. W outsourcing usług księgowych na co dzień spotykamy się zagadnieniem rozliczeń delegacji wiemy i rozumiemy, z jakimi problemami przy rozliczaniu może spotykać się pracodawca. Po pierwsze jest to mnogość dokumentów, które należy za każdym razem wypełnić i skompletować, co wydłuża czas oczekiwania na zwrot środków pracownikom. Każda firma ma swoje wzory formularzy do rozliczeń delegacji, „kilometrówek” czy zaliczek i z racji wersji papierowych tych dokumentów podróżujący pracownik musi wypełnić wszystkie z nich ręcznie, co może generować błędy. Po drugie często występuje problem pilnowania kompletności i poprawności rozliczanych delegacji. Wypełnianie dokumentów wymaga od pracownika samodyscypliny, a od osób odpowiedzialnych za rozliczanie dokumentów w firmie dużej cierpliwości. Często jest tak, że poprawianie dokumentów, dat czy kwot dotyczących diet i ich zgodności zajmuje bardzo dużo czasu, bo dokumenty „krążą” od pracownika do księgowości, są poprawiane i uzgadniane.

Kluczowe nieefektywności:

  • papierowe formularze do rozliczeń
  • trudność w terminowym zatwierdzaniu dokumentów
  • niekompletność danych
  • generowanie błędów w formularzach
  • marnotrawienie czasu na poprawianie błędów i odsyłanie dokumentacji
  • trudności w analizowaniu danych


Naprzeciw tym problemom wychodzą firmy udostępniające systemy, bądź specjalistyczne moduły przeznaczone do rozliczania delegacji. Jakie korzyści daje taki system? Po pierwsze przeważnie jest on intuicyjny i podpowiada pracownikom wiele wartości automatycznie, np. po wpisaniu daty rozpoczęcia i zakończenia podróży sam oblicza należną dietę. Co więcej, potrafi zapamiętać lokalizacje oraz trasy podróży i podpowiadać kolejnym razem przy rozliczaniu delegacji. Pracownik musi w tym przypadku tylko wypełnić formularz online i dodać niezbędne dokumenty, jako wymagane załączniki. Ponadto system „pilnuje” kompletności obowiązkowych danych i dzięki temu unika się zwrotu dokumentów do pracownika. Przyjazna aplikacja z prostym interfejsem może zmobilizować pracowników do rozliczania się na czas. „Przykry” obowiązek nadal jest obowiązkiem, jednak ogranicza do minimum nakład pracy na jego wypełnienie. Systemy tego typu pozwalają przeglądać historię wyjazdów pracowników, co wspomaga analizę i kontrolę kosztów związanychz podróżami służbowymi. Dzięki takim programom nie trzeba na bieżąco śledzić zmian prawnych w obowiązującym sposobie rozliczania delegacji. Dostawca programu dba o aktualizację systemu w wyniku zmian w regulacjach prawnych lub obowiązującym stawkach.

Kluczowe usprawnienia:

  • elektroniczne odpowiedniki dokumentów
  • zatwierdzanie dokumentów online, nie wymagające fizycznej obecności w biurze
  • automatyczne, systemowe sprawdzanie kompletności danych
  • intuicyjność - system podpowiada informacje, pozwala unikać błędów
  • aktualność danych w systemie, które usprawniają analizę procesu


System do urlopów

Wnioski urlopowe to kolejny obszar wymagający gromadzenia do niedawna stosu dokumentów. Powoli zaczyna się to zmieniać. Do pewnego czasu wypełnianie wniosku urlopowego było głównie kojarzone z kilkoma standardowymi czynnościami. Najpierw wyszukanie aktualnie obowiązującego w firmie wniosku np. w odpowiednim katalogu intranetu, czy innym miejscu na firmowej sieci. Następnie wydrukowanie dokumentu i ręczne wypełnienie niezbędnych danych. W dalszej kolejności zdobycie wymaganego każdorazowo podpisu przełożonego (minimum jeden dodatkowy podpis, a czasem więcej). Kompletny wniosek przeważnie trzeba było dostarczyć do działu kadrowo-płacowego w firmie. Czynności te znowu mogły generować błędy, nie dawały możliwości szybkiej analizy urlopów, mogło to nastąpić dopiero po tym jak wszystkie wnioski zostały wprowadzone do systemu, bądź zestawienia w Excelu.


Kluczowe nieefektywności:

  • papierowa dokumentacja urlopowa
  • trudność w zatwierdzaniu dokumentów-wymagana fizyczna obecność
  • niekompletność danych
  • nieefektywności dot. pilnowania limitów i wymiarów urlopowych pracowników
  • utrudniona analiza kalendarza urlopowego w firmie


Co zmienia wdrożenie narzędzia IT w tym zakresie? Przede wszystkim nie jest wymagane „złapanie szefa” w celu podpisania wniosku. Zarówno pracownicy jak i przełożeni dokonują operacji na wnioskach w dowolnym czasie i zdalnie, ponieważ składanie i akceptowanie wniosków następuje drogą elektroniczną. Planowanie urlopów staje się dużo bardziej efektywne. Z jednej strony pracodawca na bieżąco wie, ile urlopu i któremu pracownikowi zostało jeszcze do wykorzystania. Z drugiej strony pracownicy czują się bardziej komfortowo, ponieważ wymiar urlopu i limit pozostały do wykorzystania mogą sobie w każdej chwili sprawdzić. Oczywistym jest usprawnienie w zakresie zarządzania urlopami. Kalendarz urlopowy całej firmy praktycznie tworzy się sam, dzięki zbieraniu danych zdigitalizowanych, a nie opisanych na papierowych wnioskach. Dla kadry kierowniczej i działów HR automatyczne sporządzanie raportów w systemie jest dużym usprawnieniem. Można zaoszczędzić cenny czas na pozostałe zadania.

Kluczowe usprawnienia:

  • elektroniczne wnioski urlopowe
  • łatwość zatwierdzania i analizowania elektronicznych wniosków w systemie
  • aktualne dane urlopowe 24 h na dobę dla całej organizacji
  • gwarancja zgodności z wymogami ustawowymi
  • prosta analiza kalendarza urlopowego w firmie

 

System do ocen pracowniczych

Każdy firma ma swój sposób na okresowe ocenianie pracowników. Większość naszych Klientów przeprowadza systematyczne oceny pracowników i wyznacza im regularnie cele. Takie działanie organizacji daje wymierne korzyści zarówno dla Pracownika, który czuje się dobrze poinformowany o swoim postępie pracy i może mieć wpływ na zadania, które mu odpowiadają i do których wykonanie może być oddelegowany, jak i dla firmy, która buduje dobrze funkcjonujący i zmotywowany zespół. Nadal jednak wiele organizacji przeprowadza proces ocen pracowniczych w formie papierowej. Ponadto często zdarza się jednak, że proces ocen w firmach jest daleki od ideału i nadmiernie rozciąga się w czasie. Dodatkowo ceny pracowników nie są porównywalne, osoby oceniające kierują się różnymi kryteriami oceny w stosunku do osób, co do których powinny być zastosowane te same kryteria. Przełożeni skupiają się na wypełnianiu i przepisywaniu papierowych formularzy, a nie przekazaniu jakże ważnego feedbacku pracownikom. Firmy nie mają bazy do porównań – zarchiwizowane papierowe arkusze ciężko jest analizować i wyciągać z nich wnioski. Przeważnie po przeprowadzonej ocenie karty ocen zostają zapomniane. Wypełnianie formularzy ocen wymaga fizycznej obecności w biurze, a tym bardziej ciężko jest je przeprowadzić, gdy firma ma rozproszoną strukturę. W skrajnych przypadkach, niektóre osoby w organizacji w ogóle nie są ocenione.

Kluczowe nieefektywności:

  • papierowy arkusz oceny, który jest archiwizowany po podpisaniu i nie poddawany dalszej analizie
  • proces rozciągnięty w czasie
  • nieporównywalne dane, stosowanie odmiennych kryteriów
  • ocena wymagająca fizycznej obecności w biurze
  • zapominanie o procesie


Które z tych nieefektywności można wyeliminować dzięki używaniu dedykowanego systemu? Właściwy system umożliwia sprawną ocenę pracowników bez czasochłonnego, ręcznego sporządzania arkuszy ocen i raportów. Dzięki właściwie wybranemu systemowi w intuicyjny sposób wypełnia się karty ocen pracowniczych, wyznacza cele, a następnie w łatwy sposób analizuje osiągnięcia wybranych grup pracowników. Dostępne raporty pozwolą także sprawdzić status całego procesu. Autem tego typu systemu jest także przejrzystość procesu ocen dla ocenianych, którzy łatwo sprawdzą realizację wyznaczonych celów i swoją ocenę, zarówno bieżącą, jak i wszystkie przeprowadzone historyczne. Takie rozwiązanie pozwala usystematyzować proces ocen, a to w efekcie przyczynia się do lepszej motywacji pracowników. Z całą pewnością są to korzyści, w które warto zainwestować.

Kluczowe usprawnienia:

  • elektroniczne arkusze ocen pozwalają zbierać dane w jednym miejscu i do nich wracać
  • intuicyjne narzędzie usprawniające pracę zarówno oceniającego jak i ocenianego
  • przejrzyste raporty dla kadry zarządzającej, umożliwiające kontrolowanie procesu
  • możliwość ustalania własnych kryteriów ocen, jak również skorzystania z dostępnych wzorów
  • powiadomienia mailowe przypominające o poszczególnych etapach procesu


Podsumowanie

Podsumowując, usprawnienia adresujące powyższe problemy polegają na automatyzacji  komunikacji między uczestnikami procesu – wymianie danych w ustrukturyzowany sposób i bez konieczności fizycznego kontaktu. Wykonanie zadania występującego w każdym z opisanych procesów przez jednego uczestnika procesu powoduje wygenerowanie zadania kolejnemu, aż do końca procesu. Przeważnie najpierw zadanie powinien wykonać w systemie pracownik – np. rozliczyć delegację, wypełnić wniosek, dokonać samooceny, a następnie pracodawca powinien swoje zadanie zatwierdzić, skomentować automatycznie kierowane do akceptacji zastępstwa odesłać. Wygodne jest to, że systemy tego typu same informują odpowiednie osoby o konieczności wykonania zadania (czasami jedynie samej akceptacji) oczekującego w systemie wysyłając automatyczny e-mail lub SMS. Realizacja procesu akceptacji jest dzięki temu niezwykle prosta, efektywna, szybka i co ważne eliminuje papierowe wersje dokumentów oraz możliwa do wykonania bez fizycznej obecności w biurze.

 
lista publikacji