Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Biuro rachunkowe w Warszawie - nowa siedziba
Od sierpnia nasze usługi świadczymy pod nowym adresem – na Al. Solidarności 171 Więcej

Outsourcing - nowoczesne rozwiązania

18-06-2015

Jak wybrać dobre biuro księgowe?

 Karina Sowińska

Karina Sowińska

Senior Manager w MDDP Outsourcing

 

Outsourcing usług księgowych czy własna księgowość – dylemat większości firm. Nie jest to jednak jedyne pytanie, które stawia sobie firma, która rozważa outsourcing usług księgowych. Kolejne to zapewne jak wybrać to najlepsze biuro księgowe?

Obecnie na rynku istnieje tak wiele biur rachunkowych, że wybór nie jest łatwy. Zakres usług jednego biura może być diametralnie inny od zakresu   drugiego.  Ważne  jest aby  zapoznać   się  z  oferowanym   zakresem   usług księgowych,  a  także z metodologią pracy danego biura. Wiele podmiotów nie określa się już mianem biura rachunkowego a mianem outsourcer - są to podmioty, które nie tylko ograniczają się do wprowadzania operacji gospodarczych do systemów księgowych i rozliczania podatków, ale inwestują w nowe systemy informatyczne wspomagające prace księgowe, takie jak np. systemy do elektronicznego obiegu danych, czy systemy zapewniające bezpieczeństwo danych. Zanim jednak firma dokona wyboru najlepszego dla siebie outsourcera, najpierw odpowie sobie zapewne na pytanie, czy jednak nie wybrać wewnętrznej księgowości. W tym celu należy rozważyć wszystkie za i przeciw.

Istnieje kilka kryteriów oceny, pozwalającej odpowiedzieć sobie na pytanie, które rozwiązanie jest lepsze.

Jednym z nich są koszty. Pozornie może się wydawać, że własna księgowość jest tańsza, szczególnie z punktu widzenia małych podmiotów gospodarczych, ale należy pamiętać, że koszty własnej księgowości to nie tylko wynagrodzenie pracownika, ale również sprzęt niezbędny do pracy, oprogramowanie, dostęp do literatury fachowej czy szkolenia dla pracowników.

Kolejnym ważnym kryterium jest ciągłość świadczenia usługi. Decydując się na powierzenie prowadzenia ksiąg zewnętrznemu podmiotowi firma pozbywa się problemu w postaci nieobecności pracownika z powodu choroby, urlopu czy jakiejkolwiek innej. Po stronie outsourcera spoczywa odpowiedzialność aby zapewnić ciągłość świadczonej usługi.

Oszczędność czasu to kolejny argument przemawiający za tym, aby zrezygnować z własnej księgowości i wybrać obsługę biura księgowego. Ten czas, to nie tylko księgowanie i rozliczanie podatków, ale  mnóstwo   pracy  tzw.   okołoksięgowej, tj, wszelkiego rodzaju wyjaśnienia, rozmowy z urzędnikami, wizyty na poczcie, przeglądanie bieżących interpretacji przepisów itp. Dodatkowym atutem jest pozbycie się stresu związanego z pojawiającymi się kontrolami skarbowymi, ponieważ w głównej mierze to pracownicy outsourcera obsługuja kontrole podatkowe.

 

Współpracując z outsourcerem firma może mieć pewność, że specjaliści zatrudnieni w biurze księgowym zapewniają prawidłowość rozliczeń księgowo-podatkowych, a ponadto pomocni są również w innych obszarach niż sama księgowość. Nawet jeżeli zdarzą się błędy, outsourcer z pewnością posiada ubezpieczenie na taki wypadek. Co ważne, w przypadku własnego pracownika, firma może go obciążyć odpowiedzialnością jedynie do wysokości trzykrotności jego wynagrodzenia, jeżeli szkody dokonał nieumyślnie. Natomiast w przypadku biura księgowego, firma może dochodzić naprawy wszelkich powstałych szkód.

To co może przemawiać przeciw zleceniu księgowości do biura księgowego, to miedzy innymi ryzyko wyboru niewłaściwego biura, ryzyko potencjalnych problemów we współpracy z biurem rachunkowym, poczucie mniejszej kontroli.

Wydaje się jednak, że te argumenty można dość łatwo obalić. Weźmy na przykład argument poczucia mniejszej kontroli. Firmy uważają często, że dostęp do danych, dokumentacji, informacji itp. jest zawsze szybszy, gdy ma się wewnętrzną księgowość. Może i tak, pod warunkiem, że pracownik księgowości jest wysokiej klasy specjalistą, dobrze zorganizowany i zawsze obecny. Często jednak bywa tak, że akurat w newralgicznym momencie pracownik jest nieobecny. W przypadku biura rachunkowego ryzyko takie jest minimalne. Do obsługi danego Klienta zawsze wyznaczony jest zespół i w przypadku nieobecności jednego pracownika praca nie ustaje.

Ryzyko potencjalnych problemów we współpracy z biurem księgowym jest ściśle związane z ryzykiem wyboru niewłaściwego biura. Tu wracamy do początkowego pytania – jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Nie ma niestety sposobu na uzyskanie 100% pewności wyboru najlepszego biura. Przede wszystkim z pewnością należy rozważyć kilka ofert i nie kierować się tylko i wyłącznie argumentem ceny. To co równie istotne, to bardzo dokładne zapoznanie się z warunkami umowy, jeżeli już firma wybierze konkretnego outsourcera. Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązki stron i zakres świadczonych usług.

To co jeszcze można   sprawdzić   to  podstawowe  dane  potwierdzające  istnienie  biura oraz   poprosić  o   opinie od dotychczasowych Klientów danego biura.

 
lista publikacji