Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Restrukturyzacja spolki – dlaczego warto skorzystac z pomocy biura rachunkowego
Prawidłowo przeprowadzony proces restrukturyzacyjny, poprzez wdrożenie określonych procedur... Więcej

Outsourcing - nowoczesne rozwiązania

16-02-2018

Zalety korzystania z Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Rafał Michniewicz o korzyściach jakie przynosi Elektroniczny Obieg Dokumentów

Rafał Michniewicz

Partner w MDDP Outsourcing

 

W dzisiejszych czasach korzystanie z document workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów, wydaje się czymś oczywistym i naturalnym w prowadzeniu księgowości firmy.

Tyle teorii. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców wciąż nie postawiło jeszcze na korzystanie z tego rozwiązania. Jako zwolennicy wdrażania i usprawniania EOD uważamy, że jest to niejako zgoda na niewykorzystanie dużego potencjału, dlatego chcielibyśmy przypomnieć listę głównych (choć z pewnością nie wszystkich) zalet korzystania z tego typu rozwiązań:

  1. Zwiększenie efektywności
    Niewątpliwie korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ogranicza ilość pracy manualnej związanej z procesowaniem faktur.

     
  2. Mniej błędów w księgowaniu
    Wbudowane algorytmy weryfikacji nie pozwalają na popełnianie błędów, które są możliwe jeśli procowanie faktur odbywa się całkowicie ręcznie.

     
  3. Większa dostępność danych
    Dzięki temu, że są one przechowywane w centralnym, elektronicznym repozytorium, dostęp do nich możliwy jest z wielu różnych miejsc oraz urządzeń.

     
  4. Zwiększona kontrola
    Możliwość wbudowania automatycznych mechanizmów weryfikacji pozwala na znaczące zwiększenie zakresu monitorowania i kontroli.

     
  5. Skrócenie czasu procesowania dokumentów
    W porównaniu do tradycyjnego modelu przenoszenia papieru między kolejnymi etapami, możliwa jest z
    naczne przyspieszenie przemieszczania się dokumentów wewnątrz firmy oraz do odbiorcy zewnętrznego.
     
  6. Ochrona przed utratą danych
    Śledzenie historii obiegu dokumentów chroni przed ich zagubieniem bądź zniszczeniem, co w wypadku faktur papierowych, niestety, wciąż jeszcze się zdarza.

     
  7. Zmniejszenie ryzyka popełnienia nadużyć
    Zaszyte mechanizmy i algorytmy ograniczają możliwości dopuszczenia się nadużyć do absolutnego minimum.

     
  8. Obniżenie kosztów księgowania
    To wypadkowa wszystkich wyżej wymienionych zalet i korzyści.

Podsumowując – elektroniczny obieg dokumentów, dla wielu przedsiębiorców, może przynieść znaczące korzyści i wymierną, łatwo zauważalną różnicę. Nie wymaga też zmiany systemu ERP czy programu księgowo-finansowego, dlatego jego wdrożenie w przedsiębiorstwie nie musi wiązać się z dużymi nakładami finansowymi. Warto zatem zastanowić się, czy to nie dobry moment, aby poświęcić EOD więcej uwagi i rozpocząć usprawnianie księgowości swojej firmy.

lista publikacji