Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych są podstawą do prawidłowego prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. Poznaj wszystkie aktualne podstawy prawne regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych tj. ustawa o rachunkowości, KSR, zasady rachunkowe i przepisy podatkowe czy sprawozdawczość.
1. Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych
Podstawowe kwestie związane z prowadzeniem księgowości uregulowane są w polskim prawie w następujących aktach:
- Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. („Ustawa”);
- rozporządzeniach i komunikatach wydanych przez Ministra Finansów;
- uchwałach Komitetu Standardów Rachunkowości w postaci Krajowych Standardach Rachunkowości;
- Międzynarodowych Standardach Rachunkowości.
1.1 USTAWA O RACHUNKOWOŚCI (UoR)
- prowadzeniem ksiąg rachunkowych;
- przygotowywaniem sprawozdań finansowych;
- badaniem i ogłaszaniem sprawozdań finansowych.
Co do zasady przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarte w UoR stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski. Ustawa określa podstawy prawne rachunkowości w Polsce.
Jednocześnie w kwestiach nieuregulowanych w Ustawie, podmioty mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości.
W przypadku braku stosownych uregulowań w krajowych standardach, mogą zostać zastosowane Międzynarodowe Standardy Rachunkowości („MSR’). Możliwości stosowania MSR omówiono w punkcie 3 (zgodnie z art. 10 ust. 3 Ustawy o rachunkowości Dz.U.2023.0.120)
1.2 KRAJOWE STANDARDY RACHUNKOWOŚCI /KSR/
W sprawach nieuregulowanych w Ustawie jednostki mogą (jest to prawo a nie obowiązek) stosować Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) stanowiska Komitetu Standarów Rachunkowości o zbliżonym charakterze. W przypadku kiedy brak jest również uregulowań w KSR, jednostki mogą zastosować MSR
Dotychczas zostały wydane następujące KRS przez Komitet Standarów Rachunkowości:
- Nr 1 „Rachunek przepływów pieniężnych”,
- Nr 2 „Podatek dochodowy”,
- Nr 3 „Niezakończone usługi budowlane”,
- Nr 4 „Utrata wartości aktywów”,
- Nr 5 „Leasing, najem i dzierżawa”,
- Nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”,
- Nr 7 „Zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawiania błędów, zdarzenia po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”.
- Nr 8 „Działalność deweloperska”
- Nr 9 „Sprawozdanie z działalności”
- Nr 10 „Umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz umowy koncesji na roboty budowalne lub usługi”
- Nr 11 „Środki trwałe”
- Nr 12 „Działalność rolnicza”
- Nr 13 „Koszt wytworzenia jako podstawa wyceny produktów”
- Nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności”
- Nr 15 „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów”
Dodatkowo Komitet Standarów Rachunkowości wydał kilka stanowisk.
Jednostki zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać sprawozdania finansowe według ustawy, mają możliwość:
- w obszarach, w których Ustawa dopuszcza rozwiązania wariantowe,
- a także w kwestiach opisanych w innych regulacjach (np. KSR), stosować rozwiązania dostosowane do specyfiki jednostki (przedmiotu działalności, formy prawnej, wielkości) oraz jej potrzeb.
Interpretacje mające postać KRS i stanowisk wydanych przez Komitet Standarów Rachunkowości, choć stanowią tylko zalecenia, w praktyce powinny być uwzględniane przez jednostkę przy tworzeniu zasad (polityki) rachunkowości.
Przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości powinny być spisane i na bieżąco aktualizowane przez Kierownik jednostki. Stosowanie przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości zgodnie z ustawą pozwala zapewnić wymaganą jakość sprawozdań finansowych (tj. rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki).
1.3 WYBRANE ZASADY RACHUNKOWE
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarte w UoR określją również podstawowe zasady obowiązujące w rachunkowości, tj. prowadzaniu ksiąg rachunkowych jak i sporządzeniu sprawozdań finansowych. Stosowanie tych zasad wspomaga zapewnienie przez jednostkę rzetelności i jasności danych rachunkowości.
Jedną z nadrzędnych zasad jest obowiązek stosowania przepisów Ustawy w przypadku kolizji przepisów podatkowych i ustawy przy sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysków i strat.
Jednocześnie w myśl obowiązującej ustawy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, jak i sporządzaniu na ich podstawie sprawozdań finansowych jednostka powinna stosować tzw. zasadę memoriału. Celem tej zasady jest ujmowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych jakie dotyczą danego roku, bez względu czy zostały notyfikowane jednostce przez jej kontrahentów, czy też nie, w księgach rachunkowych danego roku obrotowego.
Mając na uwadze wymóg ujęcia w danym roku obrotowym wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku, jednostki mają jednocześnie obowiązek wyodrębnienia z nich tych, które kształtują wynik finansowy roku obrotowego. Obowiązuje w tym zakresie tzw. zasada współmierności. W myśl tej zasady, na wynik finansowy wpływają uzyskane w roku obrotowym przychody ze sprzedaży produktów (wyrobów i usług) i towarów, a także operacji finansowych oraz odpowiednie, konieczne dla osiągnięcia tych przychodów koszty zarówno rzeczywiście poniesione, jak i pozostałe (tj. oszacowane, nieopłacone lub nawet nienotyfikowane).
1.4 PRZEPISY PODATKOWE
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych to również prawo podatkowe. Aktem prawnym regulującym podstawowe kwestie podatkowe jest Ordynacja podatkowa. W polskim systemie podatkowym można wyróżnić kilka podatków, do których najczęściej stosowanych zaliczamy m.in.:
- podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT);
- podatek dochodowy od osób prawnych (CIT);
- podatek od towarów i usług (VAT);
- podatek od nieruchomości;
- podatek akcyzowy;
- podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC); opłaty skarbowe.
Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)
Spółki kapitałowe podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Podatnicy, jeśli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Jeśli podatnicy nie mają na terytorium Polski siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tyko od dochodów, które osiągają na terytorium Polski. Powyższe przepisy należy stosować z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Podstawowa stawka podatku CIT w Polsce wynosi 19%. Ustawodawca wprowadził kilka wyjątków od tej zasady, np. dla małych podatników lub podatników rozpoczynających działalność gospodarczą dla dochodów innych niż z zysków kapitałowych w wysokości 9%.
Co do zasady, podstawę opodatkowania stanowią wszystkie przychody uzyskane w trakcie roku, zarówno finansowe i operacyjne (z pewnymi wyjątkami) oraz koszty podlegające odliczeniu.
Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)
Podatkowi PIT podlegają osoby fizyczne. Zgodnie z zasadą ogólną obowiązuje progresywna skala
podatkowa (12% i 32%).
| Podstawa obliczenia podatku w PLN | Podatek wynosi w PLN: |
| do 120.000 | 12% minus kwota zmniejszająca podatek 3 600 zł |
| powyżej 120 000 | 10 800 zł + 32% nadwyżki ponad 120 000 zł |
Warto wspomnieć, że w przypadku przekroczenia kwoty dochodu w wysokości 1 000 000 zł, podatnik jest dodatkowo zobowiązany do odprowadzenia dodatkowego podatku, tzw. daniny solidarnościowej w wysokości 4% od nadwyżki ponad wskazany limit (Rozdział 6a art. 30h ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).
Jednocześnie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają prawo wyboru pod pewnymi warunkami stosowania stawki liniowej w wysokości 19% lub innych uproszczonych form rozliczania się z fiskusem.
Podatek od towarów i usług (VAT)
Podatkiem VAT co do zasady podlega dostawa towarów i usług oraz import towarów na terytorium Polski. Obecnie w Polsce występują 4 stawki podatku VAT. Podstawowa stawka VAT wynosi 23%, którą stosuje się do większości dostaw towarów i usług. Pozostałe stawki w wysokości:
- 8% stosuje się do wybranych dostaw towarów i usług, np. usług gastronomicznych, hotelowych, budowlanych, remontowych oraz przebudowy obiektów budowlanych lub ich części zaliczonych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, dostaw niektórych produktów spożywczych;
- 5% stosuje się do dostaw książek, czasopism, specjalistycznych magazynów jak również wybranych produktów spożywczych;
- 0% stosuje się głównie dla eksportu, wewnątrz wspólnotowej dostawy towarów oraz transportu międzynarodowego.
Podatek od nieruchomości
Podatek od nieruchomości jest nakładany przez lokalne władze podatkowe (wójta, burmistrza, prezydenta miasta), którego stawka jest uwarunkowana od powierzchni budynku, gruntu lub wartości budowli. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami na rok 2023 (Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2022 r. w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych na rok 2023) maksymalne stawki podatku nie powinny przekroczyć:
- 1,16 PLN za 1m2 od gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej;
- 28,78 PLN za 1 m2 od budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej;
- 2% od wartości budowli.
Opłaty skarbowe
Opłacie skarbowej podlegają wybrane czynności z zakresu administracji publicznej, takiej jak: wydanie zaświadczeń, zezwoleń, udzielenie pełnomocnictwa oraz innych dokumentów wydanych przez organy administracji rządowej i samorządowej.
Podatek od czynności cywilnoprawnych
Podatek od czynności cywilnoprawnych jest nakładany na wybrane umowy (jak również zmiany w tych umowach jeśli powodują zwiększenie podstawy kalkulacji PCC) takie jak: umowa sprzedaży, pożyczki, darowizny, ustanowienie hipoteki oraz odpłatnego użytkowania, umowy spółki. Jednakże, transakcja nie podlega opodatkowaniu PCC jeżeli przynajmniej jedna ze stron z tytułu dokonania czynności jest opodatkowana podatkiem VAT (lub zwolniona z VAT). Aczkolwiek, transakcja będzie podlegała PCC, jeśli dotyczy wybranych transakcji podlegających zwolnieniu z VAT (takich jak np. umowa sprzedaży nieruchomości zwolnionych z VAT).
Stawka podatku PCC od poszczególnych transakcji zależy m.in. od rodzaju umowy, np.:
- podniesienie kapitału podstawowego podlega stawce 0,5%;
- udzielenie pożyczki podlega stawce 0,5% (wyjątek pożyczek udzielnych przez udziałowców i innych transakcji przewidzianych w ustawie o PCC).
1.5 AKCYZA
W świetle obowiązującej ustawy o podatku akcyzowym, opodatkowaniu podatkiem akcyzowym podlegają:
- wyroby akcyzowe (tj. wyroby energetyczne, energia elektryczna, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe oraz wyroby węglowe);
- samochody osobowe.
Wyroby akcyzowe podlegają specjalnym regulacjom w Polsce opartym na wytycznych określonych w Dyrektywach Unii Europejskiej.
1.6 DOKUMENTY ELEKTRONICZNE
W świetle obowiązujących w Polsce przepisów podatnicy mają możliwość składania zarówno deklaracji podatkowych jak również fakturowania w formie elektronicznej. Dla obu form elektronicznego obiegu dokumentów ustawodawca przewidział dodatkowe wymagania jakie muszą być spełnione.
E-deklaracje
W przypadku e-deklaracji oprócz zainstalowanego i prawidłowo skonfigurowanego oprogramowania (tj. Adobre Reader oraz Plug-in, konieczne jest również posiadanie kwalifikowanego weryfikowanego podpisu elektronicznego (za wyjątkiem, niektórych deklaracji PIT składanych przez osoby fizyczne). Lista certyfikowanych dostawców jest opublikowana na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Należy również pamiętać o obowiązku złożenia jednorazowo dla osoby upoważnionej do popisywania e-deklaracji pełnomocnictwa na formularzu UPL-1 do właściwego urzędu. Dodatkowo należy zaznaczyć, że osoba składającą e-deklarację musi posiadać numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub PESEL. W praktyce może to oznaczać dotykowe utrudnienia dla nie rezydentów.
E-faktury
Przepisy w zakresie fakturowania elektronicznego zostały w ostatnim czasie mocno zmienione, za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to narzędzie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Aktualnie KSeF jest dobrowolny, jednak już od 01.07.2024 stanie się rozwiązaniem obowiązkowym.
2. Podmioty obowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości
2.1 PODSTAWA PRAWNA I OBOWIĄZEK PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych -jak już wspominaliśmy – to Ustawa o Rachunkowości z 29 września 1994 r. (zwana dalej ustawą).
Ustawa określa podmioty, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należą do nich w szczególności:
- ksef,
- spółki handlowe,
- osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro,
- osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.
W przypadku m.in. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podmioty te mogą(nie muszą) stosować zasady rachunkowości jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Przeliczenia ww. kwoty należy dokonać wg średniego kursu ustalonego przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. Należy zwrócić uwagę, że osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
2.2 ODDZIAŁ PRZEDSIĘBIORCY ZAGRANICZNEGO
Regulacje ogólne
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest jedną z form prawnych prowadzenia działalności przez Przedsiębiorcę zagranicznego. Oddziały przedsiębiorcy zagranicznego podlegają obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone (omówione szerzej w punkcie 4.1 i 4.2):
- w języku polskim,
- walucie polskiej,
- w swojej siedzibie lub poza siedzibą, tj. przez podmiot uprawniony (biuro rachunkowe).
Na oddział został nałożony także obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, do których stosuje się ogólne zasady ich sporządzania (sekcja: sprawozdawczość) oraz zasady szczególne. Szczególne regulacje dotyczą w szczególności:
- zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego oddziału, które uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału,
- składania sprawozdań finansowych w KRS – należy złożyć roczne sprawozdanie finansowe oddziału, a w przypadku oddziału instytucji kredytowej lub finansowej składa także przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego następujące dokumenty:
- roczne sprawozdanie finansowe instytucji kredytowej lub finansowej;
- odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego instytucji kredytowej lub finansowej;
- odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego instytucji kredytowej lub finansowej o podziale zysku lub pokryciu straty.
Zasady opodatkowania
W zakresie opodatkowania oddziału należy zwrócić uwagę w szczególności na:
- Podatek dochodowy
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.
- Podatek dochodowy od osób fizycznych
W przypadku gdy oddział pełni funkcję płatnika, czyli jest zobowiązany do naliczenia, pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń swoich pracowników oraz, powinien posługiwać się na danym numerem NIP i wywiązywać z obowiązków płatnika.
- Podatek od towarów i usług
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest podatnikiem podatku od towarów i usług.
- Ubezpieczenia społeczne
Dla celów ubezpieczeń społecznych w przypadku zatrudnienia pracowników oddział będzie podlegało rejestracji, a z tego tytułu konieczne będzie uzyskanie NIP.
3. MOŻLIWOŚĆ STOSOWANIA MSR
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych jasno określają też, że podmioty zagraniczne mają możliwość stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Należy jednak zwrócić uwagę, że możliwość zastosowania MSR, jest uzależniona od spełnienia określonych warunków. MSR mogą być stosowane w szczególności przez:
- emitentów papierów wartościowych dopuszczonych, emitentów zamierzających ubiegać się lub ubiegających się o ich dopuszczenie do obrotu na jednym z rynków regulowanych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
- podmioty wchodzące w skład grupy kapitałowej, w której jednostka dominująca sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR,
- oddziały przedsiębiorcy zagranicznego, jeżeli przedsiębiorca ten sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR.
Decyzję w sprawie sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z MSR podejmuje organ zatwierdzający.
Roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.
W przypadku nie stosowania przez podmiot MSR ustawa dopuszcza możliwość ich zastosowania sprawach nieuregulowanych ustawą o rachunkowości i Krajowymi Standardami Rachunkowości.
4 Prowadzenie ksiąg rachunkowych
4.1 PROWADZENIE KSIĄG W WALUCIE I JĘZYKU POLSKIM
Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. W praktyce oznacza to, że wszystkie opisy transakcji, nazwy kont, raportów tworzone automatycznie przez system (np. bilans, zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat) powinny być w języku polskim. Z kolei sam system finansowy wykorzystywany do księgowania dokumentów może być w dowolnym obcym języku.
Jednocześnie księgi rachunkowe powinny być prowadzone w walucie polskiej. Oznacza to, że transakcje dotyczące operacji w walutach obcych powinny być możliwe do odczytania zarówno w walicie polskiej, jak i zagranicznej.
Należy zaznaczyć, że w zakresie rozliczania różnic kursowych oraz wyceny transakcji w walutach obcych, polskie przepisy podatkowe określają szczegółowe rozwiązania. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji transakcji walutowych umożliwiających prawidłowe ich rozliczenia dla celów podatkowych, głównie CIT i VAT oraz rachunkowych.
4.2. MIEJSCE PROWADZENIA KSIĄG
Księgi rachunkowe – co do zasady – są prowadzone przez jednostkę. Jednakże może ona powierzyć prowadzenie ksiąg podmiotowi zewnętrznemu (zgodnie z art. 11 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości).
Jednostka nie jest również ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, biurze, oddziale/zakładzie) położonego zarówno na terenie Polski, jak i za granicą. Jednostka może upoważnić oddział (zakład), który nie jest jednostką organizacyjną sporządzającą samodzielne sprawozdania finansowe, do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych zarówno tylko samego oddziału (zakładu), jak i całej jednostki. Upoważnienie do prowadzenia w oddziale (zakładzie) ksiąg rachunkowych oddziału (zakładu) bądź całej jednostki nie rodzi obowiązku sporządzania przez ten oddział (zakład) sprawozdania finansowego oddziału (zakładu) lub całej jednostki.
W praktyce jednak, z uwagi na szereg dodatkowych wymagań stawianych przez polskie przepisy rachunkowe w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zmienność przepisów podatkowych, często księgowość firm jest prowadzony przez biura rachunkowe.
4.3 KSIĘGI RACHUNKOWE PROWADZONE PRZY WYKORZYSTANIU SERWERA ZNAJDUJĄCEGO SIĘ POZA MIEJSCEM PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania (zgodnie z art. 13 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości). Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych określają, że warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w powyższej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
4.4 OUTSOURCING KSIĘGOWOŚCI
W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
- Zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Powyższa sytuacja ma miejsce wówczas, gdy księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę np. w jej oddziale (zakładzie), biurze (czyli poza jej siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu) lub zostały powierzone do prowadzenia przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.
Z uwagi na szereg rozbieżności między prawem bilansowym, a przepisami podatkowymi oraz liczne obowiązki raportowania do instytucji zewnętrznych takich jak: Narodowy Bank Polski czy też Główny Urząd Statystyczny, kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki powierzają profesjonalnym podmiotom świadczącym kompleksowe usługi. W praktyce, przygotowanie deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych oraz szereg innych raportów w języku polskim, wiąże się z licznymi czasochłonnymi czynnościami administracyjnymi. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, biura rachunkowe proponują kompleksowe usługi w zakresie rozliczeń podatkowych, prowadzenia ksiąg
rachunkowych oraz innych usług sprawozdawczych.
Dzięki specjalizacji oraz wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych, outsourcing księgowości daje możliwość m.in.:
- zoptymalizowania kosztów administracyjnych wewnątrz firmy,
- usprawnienia i kontroli finansów spółki,
- zminimalizowania ryzyk związanych z rozliczeniami podatkowymi,
- skoncentrowania się firmy na jej działalności podstawowej.
5. Sprawozdawczość
5.1 SPRAWOZDANIA JEDNOSTKOWE
Dzień bilansowy.
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, przez który rozumie się w szczególności:
- ostatni dzień roku obrotowego,
- dzień zakończenia działalności podmiotu,
- dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, przejęcia, połączenia, podziału.
Elementy sprawozdania finansowego.
Każde sprawozdanie finansowe składa się z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej.
Dodatkowo w przypadku podmiotów podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdanie finansowe powinno obejmować:
- rachunek przepływów pieniężnych,
- zestawienie zmian kapitale własnym.
Obowiązek poddania pod badanie.
Obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta podlegają w szczególności sprawozdania finansowe:
- spółek akcyjnych,
- pozostałych podmiotów, które w poprzedzającym roku obrotowym, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków (art. 64 ust. 4 Ustawy o Rachunkowości):
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Pozostałe.
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku niektórych podmiotów do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności.
Należy zwrócić uwagę w szczególności na konieczność sporządzenia sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności:
- w języku polskim,
- w walucie polskiej.
5.2 SPRAWOZDANIA SKONSOLIDOWANE
Elementy SSF
Obowiązek sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych dotyczy jednostek dominujących grup kapitałowych.
Elementami skonsolidowanego sprawozdania finansowego są:
- skonsolidowany bilans,
- skonsolidowany rachunek zysków i strat,
- skonsolidowany rachunek przepływów pieniężnych,
- zestawienia zmian w skonsolidowanym kapitale własnym,
- informacja dodatkowa.
Dodatkowo do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego należy dołączyć sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej.
Możliwość zwolnienia ze sporządzania SSF
Ustawa przewiduje także możliwość zwolnienia podmiotu ze sporządzania skonsolidowanych Sprawozdań finansowych. W szczególności należy zwrócić wagę na poniższy warunek odnoszący się poziomu zatrudnienia, sumy bilansowej i przychodów, tj. można skorzystać ze zwolnienia jeżeli na dzień bilansowy roku obrotowego oraz na dzień bilansowy roku poprzedzającego dane jednostki dominującej oraz wszystkich jednostek zależnych każdego szczebla, bez dokonywania wyłączeń konsolidacyjnych, spełniająco najmniej dwa z następujących warunków (art. 56 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości):
- łączne średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 250 osób;
- łączna suma bilansowa w walucie polskiej nie przekroczyła 38 400 000 zł;
- łączne przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły 76 800 000 zł
5.3 TERMINY SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH ORAZ INSTYTUCJE DO KTÓRYCH TRZEBA SKŁADAĆ SPRAWOZDANIA FINANSOWE
Poniżej zaprezentowano najważniejsze terminy, na które trzeba zwrócić uwagę w odniesieniu do Sprawozdań finansowych:
- sporządzenie sprawozdania finansowego – 3 miesięcy od dnia bilansowego,
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego – 6 miesięcy od dnia bilansowego,
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego – data zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki macierzystej,
- złożenie sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym – 15 dni od daty zatwierdzenia,
5.4 INNE OBOWIĄZKI SPRAWOZDAWCZE
Poza obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych, polskie przepisy nakładają na wybrane podmioty dodatkowe obowiązki sprawozdawcze, a w szczególności sporządzanie sprawozdań statystycznych na rzecz Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego.
Raportowanie do Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego odbywa się, co do zasady, w formie elektronicznej (za pomocą portali internetowych).
Informacje na temat statystyki do Narodowego Banku Polskiego dostępne są na stronie internetowej https://nbp.pl/statystyka-i-sprawozdawczosc/sprawozdawczosc/
Informacje dotyczące raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego dostępne są na stronie internetowej: https://stat.gov.pl/badania-statystyczne/sprawozdawczosc/.
Autor: Magdalena Włodek – Manager w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing
Źródło:
https://www.gov.pl/web/finanse/stanowiska-komitetu
https://www.gov.pl/web/finanse/krajowe-standardy-rachunkowosci
Ustawa z dnia 29.09.1994 o rachunkowości Dz.U.2023.0.120
U S T AWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350
