Jak uzyskać zwolnienie z odpowiedzialności?

Pracownik może nie odpowiadać za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania lub zwiększenia. Powinien wskazać np. pisemne polecenia służbowe wydane przez szefa.

Odpowiedzialność księgowego wynika z trzech podstawowych ustaw: kodeksu pracy, ustawy o rachunkowości oraz kodeksu karnego skarbowego.

Odpowiedzialność cywilna wynika z kodeksu pracy i dotyczy pracowników działu księgowości, którzy nie podpisali przyjęcia odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. W takim przypadku odpowiedzialność księgowego-pracownika jest ograniczona do 3-krotności jego miesięcznego wynagrodzenia.

Co więcej, pracownik odpowiada tylko za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z których wynikła szkoda.

To na pracodawcy leży odpowiedzialność wykazania okoliczności uzasadniających ukaranie pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania lub zwiększenia np. poprzez wskazanie pisemnych poleceń służbowych wydanych przez kierownika jednostki.

W przypadku przyjęcia odpowiedzialności w formie pisemnej, główny księgowy odpowiada solidarnie z kierownikiem jednostki za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzenie sprawozdania finansowego. Nieprowadzenie ksiąg rachunkowych bądź prowadzenie ich niezgodnie z przepisami, a także niesporządzenie sprawozdania finansowego bądź sporządzenie go niezgodnie z przepisami jest zagrożone grzywną oraz karą pozbawienia wolności do lat dwóch.

Księgowy może uwolnić się od odpowiedzialności za sporządzenie sprawozdania finansowego, gdy odmówi jego podpisania, załączając stosowne uzasadnienie. W szczególnym przypadku np. gdy w trakcie roku obrachunkowego nastąpiła zmiana osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg, powinno zostać jasno określone czy osoba przejmująca zobowiązanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest odpowiedzialna za cały rok obrachunkowy, czy tylko za okres, w którym prowadziła księgi.

Jeśli nie chce wziąć odpowiedzialności za dokumenty zewidencjonowane przez poprzedniego głównego księgowego, to przy podpisywaniu sprawozdania powinna złożyć odpowiednie oświadczenie. Gdyby jednakże przejmowane księgi były na tyle nierzetelne, że podpisanie sprawozdania z takim zastrzeżeniem i tak groziłoby odpowiedzialnością karną, główny księgowy powinien odmówić podpisania sprawozdania finansowego i załączyć uzasadnienie odmowy.

Oprócz odpowiedzialności wynikającej z ustawy o rachunkowości, księgowy i kierownik jednostki odpowiadają także jak sprawcy za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. W tym przypadku na mocy przepisów kodeksu karnego skarbowego można uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomi się organ powołany do ścigania ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Agata Regulska
Ekspert w MDDP Outsourcing w Warszawie