Jak ująć w księgach różnice w wartości zakupionych towarów
Jak ująć w księgach różnice w wartości zakupionych towarów (jednostka przyjmuje otrzymany towar na podstawie dokumentu magazynowego dostawcy a na fakturze wartość towaru nieco się różni).
Faktura VAT jest dokumentem handlowym potwierdzającym sprzedaż, jak również inne transakcje traktowane na równi ze sprzedażą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Szczegółowe regulacje w zakresie faktur zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) jest dokumentem w zakresu gospodarki magazynowej. W rozumieniu ustawy o rachunkowości stanowi on dowód wewnętrzny i dokumentuje przyjęcie towaru (materiału, surowca) do magazynu jednostki z zewnątrz. Podstawą do wystawienia dokumentu PZ, co do zasady może być, złożone zamówienie, faktura zakupu otrzymana od kontrahenta. Dokument PZ zawiera istotne informacje z punktu widzenia obrotu magazynowego w szczególności nazwę towaru (ewentualnie jego indeks magazynowy), ilość, wartość magazynową (przykładowo wyrażoną w cenach ewidencyjnych).
Z rachunkowego punktu widzenia możliwe jest przyjęcie towaru do magazynu wyłącznie na podstawie faktury zakupu. Jednakże w związku z możliwością wystąpienia różnic, zaleca się stosowanie dokumentów PZ. Różnice mogą mieć charakter ilościowy lub/i wartościowy (cena, kurs walutowy), a także czasowy tj. przyjęcie towaru do magazynu może nastąpić przed otrzymaniem i zaksięgowaniem faktury lub po ujęciu faktury w księgach rachunkowych. W tym celu stosuje się konto „Rozliczenie zakupu towarów”.
W związku z możliwością wystąpienia różnicy czasowej zastosowanie dokumentów PZ w obrocie magazynowym i ujmowanie ich w księgach rachunkowych umożliwia właściwe określenie „Dostaw niefakturowanych” lub „Towarów w drodze” na koniec okresu sprawozdawczego.
Ujęcie różnic między fakturą zakupu towarów a dokumentem ich przyjęcia do magazynu będzie zależało, co do zasady, od istotności tych różnic. Przy czym zaleca się ująć stosowne zapisy w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości.
W przypadku różnic istotnych z bilansowego punktu widzenia zaleca się początkowe ujmowanie różnic w bilansie tj. na kontach zespołu 3 (konta Odchyleń od cen ewidencyjnych).
Przykładowa ewidencja księgowa:
300 Rozliczenie zakupu
340 Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów
Strona księgowania będzie zależała od znaku różnicy. W przypadku różnic zwiększających stan zapasu będzie to strona Winien konta 340, w przypadku różnic zmniejszających stan zapasu będzie to strona Ma konta 340.
Dokonując procesu zamknięcia okresu sprawozdawczego saldo konta 340 należy rozliczyć wg standardowych zasady przyjętych dla odchyleń od cen ewidencyjnych tj. ustalić ich kwoty przypadające na zapas towarów oraz na rozchód towarów w relacji z kontem 731 Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia.
W przypadku różnic o charakterze nieistotnym w rozumienie ustawy o rachunkowości oraz przyjętych przez jednostkę zasady rachunkowości, dopuszczalne jest przyjęcie uproszczenia polegającego na bezpośrednim ujmowaniu nieistotnych różnic w rachunku zysków i strat.
Przykładowa ewidencja księgowa:
300 Rozliczenie zakupu
731 Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia.
Strona księgowania będzie zależała od znaku różnicy. W przypadku różnic zwiększających stan zapasu będzie to strona Winien konta 300, w przypadku różnic zmniejszających stan zapasu będzie to strona Ma konta 300.
Inne artykuły:
Marcin Jeremicz
Ekspert w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie
