Kiedy otworzyć księgi rachunkowe po raz pierwszy

Firma powinna założyć ewidencję na dzień rozpoczęcia działalności. Jest nim dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

Każdy, kto decyduje się na rozpoczęcie działalności gospodarczej, staje przed dylematem, w jakiej formie ją prowadzić. Co do zasady przedsiębiorcy mają do wyboru: :

• spółki handlowe,
• spółkę cywilną,  
• indywidualną działalność gospodarczą.

W zależności od podjętej decyzji należy sięgnąć po konkretne ustawy i akty prawne.

Indywidualną działalność gospodarczą można uznać za podstawową i najpopularniejszą formę prowadzenia działalności gospodarczej. Głównym aktem prawnym regulującym prowadzenie działalności w tej postaci jest ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Spółka cywilna jest z kolei prostą formą prowadzenia działalności przez więcej niż jednego przedsiębiorcę. Ten podmiot nie posiada osobowości prawnej, ponieważ stanowi rodzaj umowy pomiędzy wspólnikami. Stąd też zasady jej funkcjonowania określa kodeks cywilny.

Działalność spółek handlowych określa natomiast kodeks spółek handlowych. W tym akcie prawnym można znaleźć szczegółowe regulacje dotyczące tworzenia, organizacji i funkcjonowania spółek handlowych, a także zasady ich łączenia, podziału i przekształcenia. Spółki handlowe dzielą się na spółki osobowe, do których należy spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna, oraz spółki kapitałowe, tj. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna.

Otwarcie ksiąg rachunkowych od początku działalności lub po przekroczeniu limitu

Każda z wymienionych form prowadzenia działalności gospodarczej ma swoje plusy i minusy, które przyszły przedsiębiorca powinien przeanalizować w kontekście zakresu, skali i rodzaju planowanych działań biznesowych. Po podjęciu decyzji, w jakiej formie potencjalny przedsiębiorca „otworzy” swoją firmę, kolejny krok to sprawdzenie, czy powinien prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Regulacje tego aktu prawnego obejmują między innymi:

• spółki handlowe – osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji oraz inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 1 200 000 euro. Przeliczenia tej kwoty na walutę polską dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

Analiza progu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w praktyce może wyglądać w następujący sposób:

Krok 1

Po ogłoszeniu przez Narodowy Bank Polski średniego kursu euro na dzień 30 września dana firma oblicza limit

Krok 2

Sprawdza, czy nastąpiło przekroczenie lub monitoruje, czy przekroczenie progu nie nastąpi do końca roku. Ponieważ z limitem porównuje się przychody osiągnięte za cały rok, co do zasady ostateczne ustalenie obowiązku powinno nastąpić na ostatni dzień roku obrotowego. Dla roku obrotowego zgodnego z rokiem kalendarzowym będzie to 31 grudnia.

Przykład

Limit dla prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2014 roku

Średni kurs euro na 30 września 2013 roku wyniósł 4,2163 zł.
Obliczenie limitu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych: 1 200 000,00 euro x 4,2163 zł = 5 059 560,00 zł
Wniosek: Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2014 r. dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich, których przychody ustalone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości wyniosły w 2013 roku 5 059 560,00 zł

Otwarcie ksiąg rachunkowych: można dobrowolnie

Ustawa o rachunkowości daje osobom fizycznym, spółkom cywilnym osób fizycznych, spółkom jawnym osób fizycznych oraz spółkom partnerskim możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych także wtedy, gdy suma ich przychodów z podstawowej działalności i operacji finansowych nie przekroczyła 1 200 000,00 euro. W tej sytuacji podmiot rozpoczyna prowadzenie ksiąg rachunkowych od początku kolejnego roku obrotowego, a dana osoba fizyczna lub wspólnicy są zobowiązani przed jego rozpoczęciem poinformować o tym urząd skarbowy (właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym).

Po upewnieniu się, że nowoutworzony podmiot ma obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych lub podjęciu dobrowolnej decyzji o prowadzeniu tego rodzaju ewidencji, przedsiębiorca staje przed kolejnym pytaniem: kiedy otworzyć księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości określa wprost, że księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności. Jest nim dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Księgi powinny zostać otwarte nie później niż w terminie 15 dni od zaistnienia tego zdarzenia.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmuje między innymi ujmowanie, na podstawie dowodów księgowych, zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Biorąc pod uwagę aktualną rzeczywistość biznesową, w której znacząca liczba podmiotów korzysta z określonej przepisami możliwości prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, otwarcie ksiąg rachunkowych to techniczne umożliwienie ujęcia danej operacji gospodarczej w systemie informatycznym.

Najczęściej wniesienie wkładu

Zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym oznaczają takie zdarzenia, które wpływają na stan aktywów i pasywów danego podmiotu. W praktyce bardzo często pierwszym tego typu zdarzeniem jest wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie określonego w umowie jednostki kapitału założycielskiego. Może to być również zakup wyposażenia niezbędnego do funkcjonowania podmiotu, wydatki poniesione na rejestrację i inne koszty powiązane z utworzeniem jednostki (np. wyrobienie pieczątek firmowych, opłaty poniesione na założenie konta bankowego lub zaciągnięcie zobowiązania w związku z wynajmem powierzchni biurowej).

Przykład

15 dni na otwarcie ksiąg
Akt założycielski Beta spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przewiduje, że jedyny wspólnik wniesie wkład pieniężny na pokrycie kapitału zakładowego w kwocie 50 000 zł. Akt notarialny podpisano 1 października i tego samego dnia wspólnik wpłacił wyżej wymienioną kwotę do kasy spółki.

Otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić na dzień 1 października.
Spółka ma obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych do 16 października.
Pierwsze zdarzenia do ujęcia w księgach rachunkowych pod datą 1 października to operacje związane z wniesieniem wkładu przez wspólnika:
1) wpłata wkładu na pokrycie kapitału:
Wn „Kasa”                     50 000 zł,
Ma „Pozostałe rozrachunki”         50 000 zł
2) Kapitał zakładowy:
Wn „Pozostałe rozrachunki”            50 000 zł
Ma „ Kapitał zakładowy”            50 000 zł
Koniec przykładu

Przykład

Osoba fizyczna decyduje się na prowadzenie ksiąg
P. Kowalski zdecydował się założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Po dokładnej analizie rynku usług, które będzie świadczył, oraz prognozowanych przychodów uznał, że w pierwszym roku działalności przekroczy limit 1 200 000 euro. Zdecydował się na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości już od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej.
We wrześniu zarejestrował swoją działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (czynności związane z wpisem są bezpłatne). 14 września dokonał pierwszych zakupów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Były to niezbędne materiały biurowe za łączną kwotę 1 000 zł.

Otwarcie ksiąg rachunkowych firmy P. Kowalskiego powinno nastąpić na dzień 14 września.
p. Kowalski ma obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych do 29 września.
Pierwszym zdarzenie do ujęcia w księgach rachunkowych pod datą 14 września będzie zakup materiałów biurowych:
Wn „Zużycie materiałów i energii (materiały biurowe)”1 000 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami”                1 000 zł.
Przyjęto założenie, że p. Kowalski nie zarejestrował się jako podatnik VAT.
koniec przykładu

Magdalena Kraszewska-Szuba
Ekspertem w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie