Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Restrukturyzacja spolki – dlaczego warto skorzystac z pomocy biura rachunkowego
Prawidłowo przeprowadzony proces restrukturyzacyjny, poprzez wdrożenie określonych procedur... Więcej

Rachunkowość

29-08-2014

Gdy firma wzywa z wakacji

 Agnieszka Bojar

Agnieszka Bojar

Team Leader w MDDP Outsourcing

 

OBOWIĄZKI | Zwrot wydatków za bilet lotniczy pracownikowi odwołanemu z urlopu nie jest elementem wynagrodzenia podwładnego. Wypłacona z tego tytułu kwota powiększy pozostałe koszty rodzajowe.


Zgodnie z art. 152 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracownikowi przysługuje prawo do corocznego nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się zrzec. Wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest uzależniony od jego wykształcenia i stażu pracy.


Urlopy  wypoczynkowe  powinny  być  ustalane  z  wyprzedzeniem  nawet  kilkumiesięcznym,  aby w  firmie  był  zapewniony  normalny i nieprzerwany tok pracy. Firmy mają w tym zakresie do dyspozycji plan urlopów. Pracodawca ustalając taki plan powinien brać pod uwagę wnioski pracowników.


Przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość odwołania pracownika z urlopu. Zgodnie z art. 167 k.p., pracodawca może przerwać  pracownikowi wypoczynek tylko wówczas, gdy jego obecności w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.


Przepisy kodeksu pracy nie zawierają katalogu przyczyn, które uzasadniają odwołanie pracownika z urlopu. Przykładowo może być to nagła konieczność zastąpienia innego pracownika, choroba osoby zastępującej, pożar lub inny kataklizm, awaria i potrzeba pilnej naprawy specjalistycznych maszyn i urządzeń, kontrola organów podatkowych, a więc takie sytuacje, które wymagają obecności danego pracownika.


Uwaga! Odwołania z urlopu nie można mylić z pojęciem przerwania o którym mówi art. 166 kodeksu pracy.
Decyzja pracodawcy o odwołaniu pracownika z urlopu powinna być traktowana jako polecenie służbowe. To oznacza, że niewykonanie tego polecenia może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i tym samym skutkować rozwiązaniem stosunku pracy w trybie natychmiastowym.
W przepisach nie jest wskazana forma, w jakiej powinno być przeprowadzone odwołanie z urlopu. Może to nastąpić drogą telefoniczną, mailową itp. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę czas potrzebny pracownikowi na powrót z wypoczynku.
Na pracodawcy odwołującym pracownika z urlopu ciąży obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z jego odwołaniem.


Z praktyki
Przepisy nie wskazują konkretnie, o jakiego rodzaju koszty chodzi. Z praktyki wynika, że mogą być to wydatki na:

  • opłacony przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym,  kwaterze prywatnej itp., wraz z opłaconym wyżywieniem - w części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu (oczywiście jeśli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora wypoczynku),
  • wykupione wcześniej wycieczki, imprezy kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne (np. zakup wycieczek fakultatywnych, bilety na koncert, najem żaglówki, itp.), w których pracownik nie wziął udziału wskutek odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora tego rodzaju atrakcji),
  • podróż powrotną z miejsca urlopu (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem),
  • zakup biletów z zaplanowaną uprzednio datą powrotu z wczasów, mieszczącą się w uzgodnionym z pracodawcą pierwotnym terminem zakończenia urlopu (jeżeli nie ma możliwości ich zwrotu),
  • noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Poniesione przez pracownika wydatki powinny być odpowiednio udokumentowane np. fakturą, rachunkiem, biletem itp. Zatrudniony powinien załączyć je do wniosku o zwrot wydatkowanych przez siebie kwot.


Uwaga! Trzeba również zaznaczyć, że zwrot kosztów poniesionych przez odwołanego z urlopu pracownika dotyczy także wydatków związanych z powrotem członków jego najbliższej rodziny.


To nie jest przychód ze stosunku pracy
Kwota  wypłacona  na  podstawie  art. 167 k.p.  z  tytułu  zwrotu  kosztów (faktycznie poniesionych i  udokumentowanych) pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu nie jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (por. np. wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r., I SA/Go 56/10).


Gdyby  jednak   kwota  zwrócona  pracownikowi   przekroczyła  faktycznie  poniesione  i  udokumentowane  wydatki,  które  pozostają  w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu - to różnicę tę należy potraktować jako przychód pracownika ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.


Co ze składkami
Ponieważ wypłacona pracownikowi kwota zwrotu wydatków związanych z odwołaniem go z urlopu nie jest przychodem ze stosunku pracy , w konsekwencji otrzymane przez pracownika z tego tytułu pieniądze nie podlegają również oskładkowaniu ZUS.


W wyjątkowych okolicznościach
Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła są uznawane za koszty podatkowe. To ogólna zasada wynikająca z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT są natomiast wykluczone z kosztów uzyskania przychodów. A zatem gdy do odwołania z urlopu dochodzi z powodu szczególnych i nagłych potrzeb firmy, to zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w związku z zaplanowanym wypoczynkiem będzie kosztem podatkowym pracodawcy.


Ewidencja
Podstawą  zapisu  w  księgach  rachunkowych  jest  dowód   księgowy,  który  stwierdza   przeprowadzenie  operacji    gospodarczej. W przypadku kosztów odwołania pracownika z urlopu dokumentem takim będzie PK - polecenie księgowania. Ze względu na to, że koszty te  nie są częścią wynagrodzenia za pracę, zalicza się je do pozostałych kosztów i ewidencjonuje na koncie zespołu 4 „Pozostałe koszty rodzajowe”.


W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 operacja taka będzie zaewidencjonowana  zapisami:


1. Decyzja o zwrocie pracownikowi kosztów odwołania z urlopu:
- Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”
- Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”


2. Wypłata kwoty zwrotu:
- Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
- Ma „Rachunek bankowy” lub „Kasa”.

lista aktualności