Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Publikacje /

Aktualności

Poznaj harmonogram i terminy wdrożenia PPK
Sprawdź do kiedy Twoja firma powinna przekazać pierwszą wpłatę w ramach PPK. Więcej

Rachunkowość

08-12-2015

Rachunkowość – po co to jest potrzebne?

Księgowość, rachunkowość… Co to takiego i po co jest nam to potrzebne? Takie pytanie pewnie zadaje sobie niejeden przedsiębiorca, szczególnie jeśli przez lata prowadził jedynie dokumentację podatkową, na ogół w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR). Korzystanie z tego uproszczonego rozwiązania miało niewątpliwe zalety: było tanie, a podatek był kalkulowany wyłącznie od faktycznie otrzymanych kwot. Jednak jeżeli przedsiębiorca pragnie zmienić formę działalności na spółkę kapitałową, lub po prostu przekroczył roczny limit obrotów w wysokości 1.200 tys. euro, znajdzie się we władaniu ustawy o rachunkowości, w skrócie: UoR i będzie musiał prowadzić tzw. pełne księgi.


Jakie są tego minusy? Z pewnością koszty – pełna księgowość jest droższa od KPiR. Jest tak dlatego, że do ksiąg rachunkowych należy wprowadzać zapisy będące odzwierciedleniem wszystkich operacji mających miejsce w przedsiębiorstwie, występują też dodatkowe obowiązki w postaci rocznego sprawozdania finansowego. Po drugie, opodatkowane będą od tej chwili wszystkie przychody, niezależnie od tego czy zostały faktycznie otrzymane. Z drugiej strony, za koszty uznane zostaną wszelkie obciążenia, również te faktycznie jeszcze nie uiszczone.


Pełna księgowość na również niezaprzeczalne zalety. Mówiąc prosto: księgowość to system syntetycznej informacji, do którego wszelkie dane dotyczące operacji zachodzących w przedsiębiorstwie są wprowadzane w jednostkach pieniężnych. Dzięki temu dostarcza on zrozumiałych i użytecznych danych dotyczących danej firmy. Jest narzędziem kontroli oraz analizy sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Z księgowości pochodzą również dane do kalkulowania zobowiązań podatkowych.


Aby realizować to założenie od co najmniej kilku wieków stosowany jest wynalazek podwójnego zapisu. Polega on wprowadzaniu skutków finansowych każdej operacji z uwzględnieniem zarówno skutków dla formy występowania majątku przedsiębiorstwa, jak i dla źródeł jego finansowania. Brzmi skomplikowanie, ale chodzi o to, żeby uniemożliwić ukrycie skutków transakcji. Weźmy jako przykład wpływ środków pieniężnych na konto. Saldo rachunku bankowego zwiększyło się – to bardzo dobrze, firma ma gotówkę którą może wydać, majątek możliwy do rozdysponowania. Pieniądze pochodzą z kredytu – dlatego po drugiej stronie bilansu, w pasywach, pojawi się zobowiązanie w kwocie odpowiadającej postawionym do dyspozycji środkom. W ten sposób prawdziwy charakter operacji został odzwierciedlony w bilansie przedsiębiorstwa, które co prawda posiada środki pieniężne, jednak będzie je musiało w przyszłości oddać.


Zasady rachunkowości reguluje wiele aktów prawnych, w tym ustawa o rachunkowości, która jest z nich najważniejsza i w której opisane zostały fundamentalne zasady prowadzenia księgowości. Warto się pokusić o zapoznanie z nimi, dla lepszego zrozumienia jak działa cały system.


Jako pierwszą ustawodawca podał zasadę rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.  Oznacza to że dane muszą być zgodne z rzeczywistością, oraz zaprezentowane w czytelny sposób.


Konieczne jest także prezentowanie danych z uwzględnieniem zasady przewagi treści ekonomicznej nad formą prawną. Najczęściej przywoływanym przykładem jest tutaj ujęcie niektórych umów leasingowych, gdzie przedmiot leasingu pozostaje w sensie prawnym własnością leasingodawcy, ale ze względu na to, że jest używany przez leasingobiorcę we własnej działalności gospodarczej, prezentuje się go w bilansie jako własny składnik majątku.


Zasada istotności każe nam ocenić jakie zdarzenia są ważne z punktu oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku jednostki. Takie zdarzenia powinny być wyodrębnione, z drugiej strony przedsiębiorstwo może przyjąć pewne uproszczenia, np. nie zaliczając do środków trwałych przedmiotów o wartości początkowej poniżej 3,5 tys. PLN.


Zasada indywidualnej wyceny nie pozwala „kompensować” ze sobą różnych rodzajów aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów. Chodzi o to, żeby każdy składnik został wyceniony i ujęty w księgach oddzielnie.


Zasada ciągłości nakłada obowiązek jednakowego ujmowania operacji gospodarczych w kolejnych okresach. Chodzi o to, żeby firma tak samo wyceniała i prezentowała operacje. Przykładowo, firma może wybrać metodę wyceny towarów: może to być wartość zakupu lub wartość nabycia (czyli zakupu powiększona o koszty transportu i inne). Po dokonaniu wyboru, tę samą metodę należy stosować konsekwentnie w następnych latach. Zmiana metody wymaga szczegółowego opisania jej konsekwencji w sprawozdaniu finansowym.


Głównym założeniem zasady ostrożności jest wykazywanie w bilansie składników aktywów w wartości nie większej niż możliwa do odzyskania. W praktyce chodzi o ustalenie, czy wartość wykazywanego w księgach majątku firmy nie jest zbyt wysoka w odniesieniu do korzyści, jakie w przyszłości firma odniesie w związku z tym majątkiem. Brzmi skomplikowanie, i czasem nawet takie jest. Przykładem może być analiza wartości towarów w magazynie: jeżeli jest pełen butów które wyszły z mody w zeszłym sezonie i da się je sprzedać za połowę ceny nabycia, na dzień bilansowy powinny być  „przecenione”, a koszty spółki obciążone różnicą.


Realizując zasadę współmierności odnosimy w ciężar wyniku wszystkie koszty dotyczące wykazanych przychodów. Jak to działa? Jeżeli naszym przedmiotem działania jest serwisowanie maszyn budowlanych, to powinniśmy się upewnić, że ujmując przychód z określonego zlecenia, z drugiej strony obciążyliśmy kosztu wszystkimi przypisanymi do niego kosztami, tj: wartością zużytych materiałów, kosztami pracy pracowników oraz kosztem zakupionych usług, np. regeneracji części.


Zasada memoriału każe nam ujmować w księgach okresu wszystkie operacje które w nim zaistniały. Dobrym przykładem jest prowadzony remont. Jeżeli wiemy o tym, że zostały wykonane pewne prace, np. malowanie biura, to nawet jeżeli nie mamy jeszcze faktury od wykonawcy, powinniśmy ująć na koniec roku ich koszty, np. na podstawie zamówienia. Z drugiej strony, jeżeli mamy lokatę bankową która kończy się już w nowym roku, musimy zaliczyć do przychodów skalkulowane na dzień bilansowy odsetki, nawet jeżeli będą wymagalne w nowym roku. Zasada ta umożliwia prawidłowe określenie kosztów i przychodów okresu.


Zasada kontynuacji zakłada, że przedsiębiorstwo będzie kontynuować swoją działalność na niezmniejszonym istotnie poziomie i że nie zostanie w dającej się przewidzieć przyszłości postawione w stan likwidacji lub upadłości.


Stosowane wszystkich tych zasad jest obowiązkowe i ma na celu zapewnienie wysokiej jakości dostarczanych przez księgowość danych. Nie mogą one wprowadzać czytelnika w błąd i powinny być zrozumiałe. Tego ma prawo wymagać i oczekiwać każdy przedsiębiorca od swojego księgowego, a otrzymywanie prawdziwych i przydatnych danych przyczynia się bez wątpienia do sukcesu firmy.

 

Anna Drzyzga
MDDP Outsourcing

 

lista aktualności