Jaką stawkę VAT zastosować przy refakturowaniu mediów?

Z pojęciem refakturowania mediów mamy do czynienia przy usługach najmu nieruchomości. W tym przypadku właściciel lokalu ponosi koszty utrzymania budynku takie jak dostawa energii eklektycznej, energii cieplnej, wody, wywozu nieczystości.

Nabywca usługi otrzymuję fakturę zakupu z 8% stawką VAT, gdyż do tego rodzaju usług ma zastosowanie obniżona stawka VAT. Problem pojawia się w chwili kiedy właściciel nieruchomości wystawia fakturę za najem i przenosi na najemcę koszt mediów. Kluczowym jest zastosowanie prawidłowej stawki VAT. Czy przy refakturowaniu mediów mamy prawo do obniżonej 8% stawki VAT, czy może tak jak przy najmie nieruchomości powinniśmy zastosować podstawową stawkę 23% VAT?

Powyższy problem rozwiązał Trybunał Sprawiedliwości UE w odpowiedzi na pytanie prejudycjalne NSA (sygn. akt I FSK 1389/12). Według TSUE trzeba przede wszystkim rozpatrzyć dwa przypadki, czy najemca lokalu ma możliwość wyboru dostawcy mediów oraz czy najem stanowi jedną całość z towarzyszącymi mu świadczeniami.

Stawka 8% ma zastosowanie w pierwszym przypadku, kiedy media są traktowane jako usługa dodatkowa do usługi najmu. Najemca lokalu może decydować o zużyciu wody, energii cieplnej i elektrycznej poprzez prowadzenie indywidualnych liczników. Jeśli świadczenia te są wykazywane w osobnych pozycjach na fakturze to należy traktować je jako odrębne od usługi najmu.

W drugim zaś przypadku należy stosować podstawową stawkę 23% VAT. Jeśli jako jedną usługę traktujemy najem nieruchomości wraz z towarzyszącymi mu świadczeniami. Przykładem takich usług jest najem lokali biurowych pod klucz, które są gotowe do użycia wraz z dostawą mediów i pozostałymi świadczeniami. Jedno świadczenie występuje również przy krótkoterminowym najmie nieruchomości bez możliwości rozdzielania świadczeń dodatkowych.

Wobec powyższego należy dokonać weryfikacji umowy najmu, aby określić czy praktyka stosowana wobec najemców jest prawidłowa. Może to uchronić firmę przed konsekwencjami błędnie zastosowanej obniżonej stawce VAT, a co za tym idzie sporem z organami podatkowymi.

Dowiedz się więcej o ofercie kadrowo-płacowej dla firm w branży nieruchomości.

Karolina Komarek
Ekspert ds. VAT w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie