Raport ZUS RIA – jak skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych z 50 do 10 lat?

Dobrze zarządzana dokumentacja kadrowa to mniejsze koszty i mniej obowiązków administracyjnych. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat dzięki raportowi ZUS RIA pozwala uporządkować archiwa i uniknąć zbędnej biurokracji. Jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tego rozwiązania?

Jakie korzyści daje raport ZUS RIA?

Pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej przez 50 lat, jednak złożenie raportów informacyjnych ZUS RIA umożliwia skrócenie tego okresu do 10 lat. W praktyce oznacza to:

• brak konieczności przechowywania fizycznych akt dla osób objętych skróconym okresem, tj. redukcję kosztów archiwizacji;
• ułatwienie w dostępie do danych dla pracowników (nie musza oni dołączać papierowych dokumentów do wniosków w sprawie świadczeń) i instytucji;
• mniejsze obciążenia administracyjne.

WAŻNE! Dzięki raportowi ZUS RIA kluczowe informacje o przebiegu zatrudnienia zostają zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS, co eliminuje konieczność dostarczania papierowej dokumentacji w przyszłości.

Kto może skorzystać z raportów ZUS RIA?

Raport informacyjny ZUS RIA można złożyć za pracowników oraz zleceniobiorców zatrudnionych między styczniem 1999 a grudniem 2018 roku. Pracodawcy, którzy chcą skrócić okres przechowywania ich dokumentów, muszą złożyć najpierw oświadczenie ZUS OSW, w którym deklarują zamiar przekazywania raportów. Po złożeniu OSW pracodawca zobowiązuje się do przekazania raportów za wszystkich zatrudnionych w tym okresie. Jeśli dokumenty nie zostaną przesłane, ZUS może nałożyć karę finansową.

UWAGA! Złożenie OSW oznacza zobowiązanie do przekazywania raportów RIA. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, grozi mu kara do 5000 zł. W przypadku rezygnacji z przekazywania raportów należy wycofać oświadczenie OSW – ale tylko do momentu złożenia pierwszego raportu RIA. Po tym czasie decyzja staje się wiążąca.

Jakie informacje zawiera raport ZUS RIA?

Raport informacyjny RIA obejmuje kluczowe dane dotyczące przebiegu zatrudnienia, m.in.:

• przychody ubezpieczonego z lat 1999–2018, które są podstawą do wyliczenia świadczeń emerytalno-rentowych,
• okresy zatrudnienia w szczególnych warunkach lub na stanowisku nauczyciela,
• informacje o rozwiązaniu stosunku pracy, jeśli miały miejsce okoliczności istotne dla uprawnień emerytalnych,
• dane o deputacie węglowym lub jego ekwiwalencie pieniężnym, jeśli pracownikowi przysługiwało takie świadczenie.

Dane te są niezbędne do prawidłowego ustalenia podstawy emerytalnej pracownika, co pozwala na sprawne przyznanie przyszłych świadczeń.

Terminy i procedura składania raportu ZUS RIA

Termin składania raportów RIA zależy od momentu zakończenia zatrudnienia ubezpieczonego:

• jeśli pracownik zakończył pracę przed złożeniem OSW, raport należy przekazać do roku od złożenia oświadczenia,
• jeśli pracownik kończy zatrudnienie po złożeniu OSW, raport RIA składa się wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń.

Pracodawca ma także obowiązek przekazania pracownikowi kopii dokumentacji, którą ZUS przejął w formie elektronicznej.

Więcej informacji także na stronach 👉 ZUS.

Jak uprościć archiwizację dokumentów pracowników i usprawnić procesy kadrowe?

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych to rozwiązanie, które pozwala znacząco zmniejszyć obowiązki administracyjne i uprościć archiwizację. Kluczowe jest jednak zachowanie odpowiednich terminów i złożenie wymaganych dokumentów w prawidłowy sposób.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, eksperci MDDP Outsourcing z zespołu kadr i płac chętnie pomogą we wdrożeniu i poprawnym przygotowaniu dokumentacji. Zapraszamy do kontaktu!

MDDP OUTSOURCING
Usługi księgowe i kadrowe, które tworzą wartość – nie tylko ją mierzą.

👉 Usługi księgowe 👉 Usługi kadrowo-płacowe 👉 Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Ewa Branicka-Kublik, Junior Manager, MDDP Outsourcing – Warszawa