Case Study- Wdrożenie Add On w SAP Business One dla ułatwienia rozliczania pożyczek

SAP Bussiness One jest to program klasy ERP skierowany głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Daje on możliwość wykorzystania we wszystkich obszarach prowadzonej działalności: od zamówień zakupów, sprzedaży, obsługi gospodarki magazynowej, przez prowadzenie księgowości aż do różnego rodzaju raportów i analiz oraz zarządzania bazą danych pracowników.

SAP B1 jest także bardzo elastycznym narzędziem, umożliwiającym integrację z wieloma zewnętrznymi programami co ułatwia wymianę oraz analizę danych. Dla przedsiębiorstw z grupy istnieje również możliwość pisania autorskich mechanizmów ułatwiających raportowanie czy też codzienną pracę w danym obszarze.

Wdrożenie narzędzia Add On

Możliwość pisania autorskich rozwiązań będącą odpowiedzią na indywidualne potrzeby firmy, okazała się wyjątkowo przydatna podczas jednego z wdrożeń u Klienta, realizowanego pod okiem specjalistów MDDP Outsourcing. Potrzeba Klienta polegała na usprawnieniu kalkulacji odsetek od pożyczek oraz ich poprawnego księgowania.

Wspomnianej grupie kapitałowej, gdzie występuje ok 30 pożyczek w jednej spółce, zaproponowaliśmy utworzenie add on’a SAP B1 do miesięcznej kalkulacji odsetek. Narzędzie zostało zaprojektowane przez firmę wdrożeniową w oparciu o opis wymagań od zespołu księgowego.

Do tej pory miesięczna kalkulacja odsetek bez wykorzystywania dedykowanego mechanizmu była skomplikowana i czasochłonna nie tylko ze względu na ilość pożyczek, ale również dlatego, że wszystkie naliczone odsetki powinny zostać podzielone według dwóch kluczy alokacyjnych.

Pierwszy klucz dzieli odsetki na kilkanaście projektów jako te związane z budową środków trwałych, drugi zaś dokonuje podziału również na kilkanaście projektów z tym, że w obszarze kosztów działalności operacyjnej. Pierwszy krok po zaciągnięciu lub otrzymaniu pożyczki zobowiązuje do zarejestrowania pożyczki. Należy podać podstawowe dane z umowy, które pozwolą na wyliczenie odsetek, tj.: nazwa pożyczkodawcy/pożyczkobiorcy, data udzielenia oraz wartość finansowania, stopa procentowa itp. W tym kroku należy również wskazać konta księgowe oraz ewentualny klucz alokacyjny według projektów. Wpływ pożyczki na konto należy oznakować odpowiednim numerem pożyczki, dzięki temu system rejestruje od kiedy i której pożyczki należy naliczać odsetki, taką kalkulację można wykonać na dowolny dzień w miesiącu. Jeśli w danym miesiącu dokonano spłaty części odsetek lub kapitału to po odpowiednim oznaczeniu spłaty zostanie ona uwzględniona w module pożyczkowym i wzięta pod uwagę przy kolejnej kalkulacji odsetek.

Korzyści po wdrożeniu

Wdrożone rozwiązanie znacznie skróciło miesięczny czas kalkulacji odsetek oraz przygotowywanie księgowania, a także zminimalizowało możliwość popełnienia błędów. Uprzednio przygotowanie naliczenia w podziale na projekty zabierało około półtorej godziny, dodatkowy czas niezbędny był na wprowadzenie wyliczeń do systemu. Obecnie samo naliczenie i jego odzwierciedlenie w dokumencie księgowym to czas rzędu kilku-kilkunastu minut.

Jako firma outsourcingowa jesteśmy nastawieni na identyfikację obszarów, w których możliwa jest automatyzacja i minimalizacja błędów. Dzięki temu możemy obsłużyć klientów sprawnie, zminimalizować nasze koszty usług a tym samym koszty naszych klientów.

Autor: Joanna Kargulewicz, Junior Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.