Case Study - Usługi księgowe na systemie Comarch ERP XL

Podlaska Wytwórnia Wódek Polmos S.A. to krajowy producent alkoholi, posiadający własną gorzelnię do produkcji spirytusu i specjalizujący się w produkcji wódek czystych, gatunkowych, likierów oraz kremów.

Dokonując wyboru systemu finansowo-księgowego, spółka kierowała się wytycznymi w zakresie takich obszarów jak magazynowanie, zarządzanie produkcją i dostawą towarów, materiałów oraz surowców, optymalizacja produkcji, planowanie zaopatrzenia oraz sprzedaży, zarządzanie kadrami, rachunkowością oraz finansami firmy, a także szeroko pojęte zarządzanie kontaktami z klientami (CRM). Istotnym elementem, decydującym o wyborze programu księgowego Comarch ERP XL, była także możliwość automatyzacji powtarzalnych zadań, która nie tylko skróciłaby czas pracy, ale także zminimalizowałaby ryzyko błędu ludzkiego.

Konfiguracja systemu księgowego i utworzenie planu kont

Kompleksowa obsługa finansowo–księgowa firmy, zgodna z Ustawą o Rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), wymagała od naszych ekspertów właściwiej konfiguracji systemu oraz bieżącego dostosowywania go do wciąż zmieniających się regulacji prawnych.

Początkiem prac było utworzenie czytelnego, wielopoziomowego planu kont o strukturze drzewa, elastycznego pod względem możliwości dopasowania do własnych potrzeb. Konstrukcja planu kont zawiera zarówno konta czwórek, jak i piątek, co umożliwia sporządzenie na życzenie klienta rachunku zysków i strat w formie kalkulacyjnej. Obecnie system umożliwia również wyszukiwanie konta według różnych kryteriów np. data założenia, fragment nazwy, atrybut, symbol, poziom konta etc.

Dla usprawnienia wyceny kont walutowych w systemie ustawiliśmy nie tylko wycenę bilansową na koniec okresu, ale także do rozchodu waluty na środkach pieniężnych. Storno wyceny automatycznie generuje się pod datą kolejnego miesiąca. System Comarch nalicza różnice kursowe automatycznie przy rozliczeniu rozrachunków i pobiera bieżące kursy walut ze strony NBP, co szczególnie ważne jest przy księgowaniu faktur w walucie obcej.

Dzięki wdrożonym zmianom, system zapewnia poprawność księgowań poprzez wykorzystywane mechanizmy kontroli poprawności dekretacji (klient otrzymuje informacje, gdy dekret zbiorczy nie bilansuje się). Istnieje również możliwość wstępnego ujęcia zapisów księgowych do tzw. bufora, w którym można je weryfikować i dowolnie modyfikować, a równocześnie w łatwy sposób dotrzeć do dokumentów źródłowych. To znacznie minimalizuje ryzyko popełnienia błędu i ułatwia wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości.

Odciążenie personelu księgowego klienta – automatyzacje

Wykorzystując system wybrany przez klienta, nasz zespół księgowy dokonał szeregu usprawnień, które pozwoliły na znaczącą poprawę komfortu pracy zarówno po stronie naszych ekspertów, jak i po stronie obsługiwanej spółki.

Głównym celem było zautomatyzowanie powtarzalnych procesów i zadań związanych z cyklicznym wykonywaniem księgowań. Zmiana dotyczyła przede wszystkim księgowań miesięcznych, kwartalnych i rocznych, a dzięki automatycznym księgowaniom okresowym dział rachunkowy klienta został w dużej mierze odciążony. Usprawnienia te są obecnie wykorzystywane najczęściej na koniec miesiąca,  przy rozliczeniu kosztów oraz podatku VAT, a także do przeksięgowania przychodów i kosztów na wynik finansowy.

Automatyzacja w zakresie rozliczania produkcji polegała na utworzeniu schematów, które pobierają właściwe dane ze wskazanych kont, przeliczają je wg określonych kluczy i podpowiadają dekrety. Daje to klientowi gwarancję prawidłowego rozliczenia kosztów i wszelkich odchyleń. Dodatkowo, raport „krąg kosztów” wskazuje, które transakcje zostały błędnie zaksięgowane, a dla minimalizacji ryzyka pomyłki dodaliśmy także tzw. kontrolkę, która sprawdza krąg na koniec miesiąca.

Dla poprawienia efektywności księgowania umożliwiliśmy również przygotowanie szablonów księgowań, w znacznej mierze automatyzujących czynności powtarzalne. „Inteligentne” schematy księgowań rozpoznają obecne cechy księgowanych dokumentów i automatycznie dokonują dekretacji na dziennik (bufor) bazując na danych z dokumentów wprowadzonych do ewidencji pomocniczej.

Podobne usprawnienie wdrożyliśmy w zakresie księgowania faktur sprzedaży. Czynność ta jest obecnie wykonywana wg ustawionych schematów księgowych. Faktury mogą być teraz odpowiednio posegregowane, a dodatkowo system daje możliwość bezpiecznego przechowywania faktur sprzedaży w formie elektronicznej, co pozwala na szybkie znalezienie potrzebnego dokumentu.

Również w zakresie dokumentów magazynowych,  na każdy typ dokumentu utworzyliśmy oddzielny schemat księgowy, co pozwala na znaczną oszczędność czasu i daje gwarancję prawidłowego ujęcia transakcji w księgach.

Łatwy dostęp do raportów, analiz i sprawozdań

Odpowiadając na potrzeby klienta w zakresie raportowania, poza standardowym bilansem oraz rachunkiem zysków i strat umożliwiliśmy również dokładną analizę sklepów, a także analizę wyników sprzedaży po typach działalności klienta. Tworzenie i korzystanie z raportów nie jest skomplikowane i nie wymaga od pracowników spółki zaawansowanej wiedzy informatycznej. Szczególną zaletą przy tworzeniu raportów jest możliwość definiowania poszczególnych pozycji nie tylko wg sald, ale także obrotów czy konkretnych zestawień.

Specyfika działalności klienta wymagała od naszych zespołów znajomości przepisów dotyczących akcyzy. W ramach wsparcia uczestniczyliśmy w tworzeniu raportów na potrzeby sprawozdawczości podatkowej, jak np. „Ewidencja na składach podatkowych”. Także na potrzeby wyliczenia dziennych zaliczek akcyzowych opracowaliśmy wspólnie z zespołem klienta raport, który wybiera, a następnie zsumuje dokumenty magazynowe, które są podstawą do wyliczenia podatku.

Łatwiejsza analiza kosztów stała się możliwa dzięki definiowalnym wymiarom analitycznym. Dokumenty wystawiane w Comarch ERP XL mogą być opisane (po ich uprzednim zatwierdzeniu) za pomocą dowolnych, określonych przez klienta kategorii (np. rodzaj kosztu, miejsce powstawania, dział, cel, kontrahent, lokalizacja). Uzyskane w ten sposób dane są wykorzystywane do przeprowadzania analiz kosztów w różnych ujęciach i perspektywach.

System Comarch ERP XL pozwala także na grupowanie środków trwałych według lokalizacji, co ułatwia sporządzanie raportów dla klienta. Zespół księgowy ma także możliwość wygenerowania raportu samych środków trwałych, których koszty nabycia były pokrywane dotacją z Unii Europejskiej. Tak funkcjonalność jest możliwa dzięki zastosowaniu odpowiedniego atrybutu.

Dzięki dostępnym kreatorom, również generowanie sprawozdań finansowych jest teraz łatwiejsze i może odbywać się automatycznie w oparciu o dostępne wzory.

Płatności i rozliczenia z kontrahentami

W obecnej konfiguracji możliwa jest obsługa wielu kas i rejestrów bankowych, zarówno w walucie polskiej jak i obcej. Oprogramowanie Comarch ERP XL zapewnia współpracę z bankowością elektroniczną, dzięki czemu klient ma możliwość tworzenia paczek przelewów bezpośrednio z systemu, na podstawie prawidłowo zaksięgowanych faktur zakupu, przez zespół księgowy. System pozwala również na weryfikacje rachunku bankowego kontrahenta na białej liście już na etapie wprowadzenia rachunku na karcie kontrahenta. 

Wykorzystany program pozwala także na sprawne kojarzenie płatności i dokumentów, dając możliwość częściowego rozliczenia należności czy zobowiązań, w tym wystawienia odpowiedniej kompensaty. W efekcie klient może uzyskać wiarygodne raporty należności i zobowiązań na dowolny dzień w trakcie roku obrotowego.

Rozliczenia, deklaracje VAT, usługi dodatkowe

W ramach współpracy utworzona została ewidencja pozwalająca na prowadzenie rejestrów VAT, oraz na określenie obowiązku podatkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami w sposób umożliwiający sporządzenie deklaracji VAT. Rejestr tworzony jest automatycznie w oparciu o dokumenty handlowe wprowadzone w systemie, a dodatkowo istnieje możliwość wprowadzenia faktur VAT w sposób uproszczony – bezpośrednio do rejestrów VAT.

Odpowiednia konfiguracja systemu przez naszych ekspertów pozwala także klientowi na wysyłanie deklaracji VAT i JPK do urzędu skarbowego drogą elektroniczną, zgodnie z obecnymi wytycznymi.

Księgowanie list płac, które u klienta (ze względu na produkcyjny charakter działalności) są bardzo szczegółowo rozbite na kontach, zostało w pełni zautomatyzowane.

Na zlecenie klienta wystawiamy również monity dla kontrahentów. Comarch ERP XL umożliwia wystawienie i wydrukowanie takich monitów bezpośrednio z systemu, co w porównaniu z ręcznym wystawianiem ich w programie MS Excel, odbywa się teraz znaczniej szybciej.

Współpraca przed, w trakcie oraz po wdrożeniu

Mając na uwadze to, że wiele firm wykorzystuje system finansowo-księgowy dopasowany do potrzeb danej branży, czy charakteru działalności, eksperci biura rachunkowego MDDP Outsourcing mogą świadczyć usługi na wskazanym oprogramowaniu. Jak pokazuje powyższy przykład, takie wsparcie ze strony zespołów w Katowicach i Warszawie może znacząco poprawić efektywność procesów księgowych po stronie klienta, oraz przenieść część zadań z tego obszaru na naszych specjalistów.

Jeśli zajdzie taka potrzeba jesteśmy gotowi również zarekomendować Państwu program księgowy, który najlepiej odpowie na Państwa potrzeby biznesowe.

Program księgowy Comarch ERP XL obsługiwany przez ekspertów MDDP Outsourcing zapewnia najwyższej jakości usługi. Dopasowany do potrzeb danej branży czy charakteru działalności system finansowo-księgowy może znacząco poprawić efektywność procesów księgowych po stronie klienta, a także przenieść część zadań z danego obszaru na naszych specjalistów świadcząc przez firmę usługi na wskazanym oprogramowaniu. Takie wsparcie ze strony zespołów w Katowicach i Warszawie pomoże poprawić efektywność procesów księgowych przedsiębiorstwa.

Na Państwa życzenie możemy także zarekomendować najlepiej odpowiadający Państwa potrzebom finansowym program księgowy.