Case study. Wdrożenie SAP Business One

Jakiś czas temu, zespół specjalistów z MDDP Outsourcing, pod nadzorem firmy będącej partnerem- SAP Polska, brał udział we wdrożeniu SAP B1 dla firmy Nexera Holding Sp. z o.o.. Wyzwanie to było odpowiedzią na potrzebę Klienta uporządkowania wielu procesów w jednym systemie.

Przypomnijmy, iż SAP B1 to nie tylko system księgowy, ale także program dający możliwość prowadzenia gospodarki magazynowej, integracji z innymi, zewnętrznymi programami oraz tworzenia nowych modułów zgodnych ze specyficznymi wymaganiami klienta. Cały proces okazał się wyjątkowo skomplikowany w związku z bardzo specyficznymi wymaganiami Klienta.

Etapy wdrożenia i integracji systemu

Głównym zadaniem MDDP było nadzorowanie wdrożenia systemu zgodnie z wymaganiami prawa podatkowego oraz bilansowego a także przeanalizowanie wszelkich nietypowych procesów i transakcji, opisanie ich oraz zgłoszenie firmie wdrożeniowej w celu ustawienia programu w taki sposób, aby praca przebiegała w sposób prosty, wydajny i efektywny. W tym celu zgłoszono konieczność:

•  integracji SAP z naszym wewnętrznym systemem Workflow–
  • do systemu Workflow wprowadzane są dokumenty w postaci elektronicznej, po wstępnej weryfikacji przekazywane są do systemu SAP, a następnie w obieg akceptacji po stronie Klienta – wdrażany przez Klienta program nie posiada funkcji OCR;
• integracji SAP z systemem Salesforce –
  • jest to system billingowy, w którym gromadzone są informacje o kontrahentach naszego Klienta oraz kwotach faktur jakie powinny być wystawione za dany miesiąc świadczonych usług. Takie dane przekazywane są do systemu SAP w formie poleceń sprzedaży, na ich podstawie w sposób niemal automatyczny tworzą się i księgują faktury sprzedaż. Dzięki temu usprawnieniu nie ma konieczności wystawiania faktur pojedynczo, jak to miało miejsce przed zmianą oprogramowania;
• integracji SAP z programem kadrowo-płacowym R2Płatnik –
  •  dzięki tej integracji, po sporządzeniu list płac przez nasz zespół Payroll, gotowy do zaksięgowania dekret przenosi się do bazy SAP. Zadaniem zespołu księgowego jest jedynie upewnienie się, iż przekazany dekret jest prawidłowy i zaksięgowanie dokumentu;
• utworzenia modułu do rejestracji pożyczek –
  • w związku z tym, iż każda ze spółek grupy posiada od kilku do kilkudziesięciu pożyczek koniecznym stało się zaprojektowanie modułu do rejestracji umów oraz kalkulacji odsetek. Narzędzie nalicza odsetki oraz przygotowuje dokumenty do zaksięgowania na odpowiednich kontach. Znacznie skraca to czas kalkulacji odsetek a także pozwala utrzymać większy porządek w dokumentacji – do każdej zarejestrowanej w systemie pożyczki można podpiąć umowy, aneksy;
• modyfikacji standardowego mechanizmu do generowania płatności.
  • Standard SAP pozwala na wykonanie jednego przelewu w wartości brutto lub w formacie split payment dla danego dokumentu jednak dla naszego Klienta takie formy przelewów nie były wystarczające. W związku z tym, iż spółki posiadają dotacje unijne konieczna jest realizacja przelewów z różnych rachunków projektowych – system, na podstawie odpowiednich oznaczeń uwzględnionych przy księgowaniu dokumentów rozpoznaje z jakiego rachunku, w jakiej kwocie oraz czy konieczne jest wykorzystanie metody split payment czy nie, powinien zostać zrealizowany przelew. Przy projektowaniu narzędzia do przelewów uwzględniono również możliwość zatrzymywania części kwoty netto tytułem kaucji gwarancyjnej, płatności ratalnych czy zwrotów dla pracowników wydatków poczynionych w ramach podróży służbowych;
• Przygotowania mechanizmu do refakturowania kosztów pomiędzy spółkami.
  • Na etapie księgowania faktury w jednej spółce, ustawiono możliwość polecenia wystawienia faktury sprzedaży. System na podstawie faktury zakupu tworzy fakturę sprzedaży a także daje możliwość przesłania jej do bazy odbiorcy refaktury jako dokumentu zakupu. Jest to kolejny mechanizm, który znacznie skraca czas procesowania dokumentów a także ułatwia w uzgodnieniu sald pomiędzy jednostkami powiązanymi.

Korzyści po wdrożeniu

Sam fakt możliwości prowadzenia gospodarki magazynowej w SAP znacznie ułatwił pracę. Od tej pory zespół księgowy nie musi księgować wydań, przyjęć czy przesunięć magazynowych- tego rodzaju transakcje księgują się automatycznie na podstawie operacji wykonywanych przez zespół logistyki.

To część mechanizmów, które dzięki wielogodzinnym spotkaniom i ogromnemu zaangażowaniu zespołów wdrożeniowych zarówno po stronie Klienta jak i MDDP Outsourcing udało się uruchomić. Ponieważ Klient obsługiwany jest przez wiele podmiotów zewnętrznych, każdy z podmiotów potrzebował dostępu do odpowiednio skonfigurowanego programu, w związku z czym zgłaszał własne potrzeby. Najtrudniejszym zadaniem było dostosowanie systemu oraz jego modułów do wymagań wszystkich uczestników procesu w taki sposób żeby działania jednych nie wpływały w negatywny sposób na innych.

Dzięki ścisłej współpracy wszystkich zespołów wszelkie procesy księgowe, logistyczne oraz zarządcze przebiegają znacznie sprawniej przy mniejszym nakładzie pracy. Pomimo rocznej pracy na nowym systemie wciąż analizujemy przebiegające procesy – jako firma outsourcingowa jesteśmy nastawieni na ciągłe usprawnianie naszej pracy i dbanie o najwyższe zadowolenie Naszych Klientów.

Dziękujemy Nexera Holding Sp. z o.o. za współpracę!