Case Study - Wdrożenie SAP-Concur u Klienta z branży farmaceutycznej

W 2020 r zespół MDDP Outsourcing brał udział we wdrożeniu systemu SAP-Concur u dużego Klienta z branży farmaceutycznej. Pracownicy organizacji borykali z wieloma trudnościami podczas rozliczania podróży służbowych i delegacji. Przypomnijmy, że SAP – Concur jest to rozwiązanie chmurowe wykorzystywane głównie do zarządzania kosztami podróży służbowych i innych wydatków pracowniczych.

Wdrożenie odbywało  się pod kierownictwem wyspecjalizowanej firmy IT wdrażającej systemy informatyczne oraz przy zaangażowaniu zespołu SAP Concur.

Podczas wdrożenia zespół MDDP Outsourcing pełnił rolę użytkownika kluczowego ze strony finansowej i podatkowej. Znając specyfikę biznesu Klienta, członkowie zespołu byli w stanie z sukcesem zaplanować wszystkie procesy związane z wydatkami pracowniczymi w nowym systemie biorąc pod uwagę specyfikę organizacji oraz obowiązujące procedury.

Wyzwania jakie stanęły przed nami

Pomimo bardzo dobrych opinii dotyczących możliwości samego systemu, nie obyło się bez trudności napotkanych przez zespół projektowy. Do najważniejszych zagadnień, które należało zaadresować należały:

• dostosowanie ogólnych rozwiązań do specyfiki polskich wymogów podatkowych

System SAP-Concur jest systemem rozwijanym globalnie. Oznacza to pewne uproszczenia i zastosowanie najczęściej używanych rozwiązań księgowych i podatkowych. Dostosowanie systemu do polskiej specyfiki podatkowej okazało się jednym z największych wyzwań dla zespołu wdrażającego. Przykładowo- musiały powstać dodatkowe raporty pozwalające na kalkulację opodatkowania diet przekraczających ustawowe limity dla pracowników oraz szczegółowe zestawienia dotyczące podróży samochodem prywatnym (tzw. kilometrówki).

• integracja z istniejącym systemem finansowo – księgowym

Najsprawniejszą integrację z systemami ERP można przeprowadzić naturalnie w środowisku SAP. Ze względu na fakt wdrożenia SAP-Concur przed finalnym wdrożeniem SAP, system musiał być dostosowany do obecnego systemu rachunkowego używanego w MDDP Outsourcing. Dlatego też zespół projektowy intensywnie współpracował z działem IT tak, aby po uruchomieniu systemu, księgowania odbywały się sprawnie i pod pełną kontrolą rachunkową.

• nieprzerwane zaangażowanie dedykowanego zespołu projektowego

Przez cały okres wdrożenia, dedykowany zespół księgowy musiał być zaangażowany w projekt, co stanowiło wyzwanie organizacyjne zarówno od strony Klienta jak i MDDP Outsourcing, szczególnie w napiętych okresach zamykania miesiąca lub raportowania podatkowego.

Wdrożenie systemu

Od początku procesu wdrożenia w MDDP Outsourcing działał dedykowany zespół projektowy pod kierownictwem Project Managera, który w stałym porozumieniu z zespołem Klienta i wdrażającym na bieżąco aktywnie uczestniczył we wszystkich fazach projektu. Niezwykle cennym doświadczeniem było uczestnictwo w spotkaniu referencyjnym w dużej firmie z branży FMCG, która wdrażała system w polskim otoczeniu formalno– prawnym.

Fakt, że główne fazy projektu prowadzone były w warunkach pandemii, nie przeszkodził w efektywnym prowadzeniu wdrożenia. Zapewne spotkania bezpośrednie ułatwiają wielostronne prowadzenie dyskusji, szczególnie wtedy, gdy mamy do czynienia z wieloma podmiotami uczestniczącymi w projekcie. Jednak dzięki komunikacji elektronicznej, wszystkie spotkania odbyły się efektywnie i zgodnie z planem.

Prowadzenie projektu częściowo w języku angielskim umożliwiło efektywny udział użytkowników w organizacji klienta, którzy nie posługują się j. polskim a dla naszego zespołu nie była to przeszkoda.

Podstawowymi i niezbędnymi elementami podczas wdrożenia systemu były:

• Określenie zakresu projektu i czasu trwania
• Wyselekcjonowanie użytkowników kluczowych
• Zaplanowanie poszczególnych faz projektu, w tym:
  • określenie wymaganych funkcjonalności
  • zidentyfikowanie i wprowadzenie zmian developerskich
  • testowanie procesów
  • uruchomienie systemu
  • szkolenia użytkowników
  • wsparcie po wdrożeniu

Zaangażowanie zespołu i nastawienie na osiągnięcie celu

Jako jeden z najważniejszych czynników sukcesu wdrożenia wymieniam zaangażowanie zespołu projektowego MDDP Outsourcing, który wykazał się efektywnością i zrozumieniem całego procesu. Dla niektórych członków zespołu było to pierwsze wdrożenie systemu finansowego i trzeba przyznać że sprawdzili się w tej roli znakomicie.

Korzyści z wdrożenia systemu

Pierwsze reakcje użytkowników

Po wstępnej prezentacji systemu użytkownicy Klienta byli wprost zachwyceni możliwościami systemu, a w szczególności perspektywą rezygnacji z uciążliwych rozliczeń delegacji w formie papierowej lub tabel Excel. Szczególny entuzjazm pracowników wzbudził fakt, że rozliczenie podróży służbowej można wykonywać mobilnie, na telefonie komórkowym, w dowolnym momencie, np. czekając na lotnisku na wejście na pokład samolotu. Nie dość, że całość podróży służbowej jest zaewidencjonowana i przesłana do przełożonego, oprócz tego można także załączyć elektronicznie wydatki ze służbowej karty kredytowej. Po powrocie do biura pracownik nie musi zajmować się formalnościami związanymi z rozliczeniem i wnioskiem o zwrot kosztów.

Można powiedzieć że digitalizacja procesów biznesowych jest w obecnym czasie koniecznością, jeżeli firma chce działać efektywnie. Oprócz faktu samego wdrożenia systemu elektronicznego, Klient osiąga inne wymierne korzyści związane z obsługą procesów:

• kontrola wydatków – forecast kosztów i raportowanie w dowolnej rozdzielczości (np. podział na MPK i pracowników)
• zapewnienie zgodności z wewnętrznymi procedurami, w szczególności akceptacji kosztów dotyczącymi podróży służbowych i innych wydatków pracowniczych
• możliwość rozliczeń całkowicie elektronicznie w aplikacji mobilnej z dowolnego miejsca
• oszczędności kosztów podróży służbowych poprzez kontrolę i standaryzację a także oszczędności czasu pracowników

Wobec długoterminowych planów firmy dotyczących wdrożenia SAP, Concur będzie mógł być w łatwy sposób zintegrowany z systemem ERP.

Korzyści w obsłudze księgowej

Dla zespołu księgowego MDDP Outsourcing korzyści wynikające z wdrożenia Concur dotyczą przede wszystkim automatyzacji procesu rozliczeń pracowniczych eliminując rozliczenia papierowe oraz zdecydowanie poprawiając komunikację pomiędzy pracownikami, przełożonymi i księgowymi.

W przeciwieństwie do przeciętnego użytkownika systemu (pracownika) – zespół księgowy ma dodatkowe zadania związane z weryfikacją – czy wszystkie rozliczenia spełniają wymogi rachunkowe i podatkowe. To zadanie wymaga dużej dokładności i przetestowania wszystkich możliwych przypadków, które zdarzają się pracownikom Klienta.

Dzięki temu, że wydatki z kart służbowych są importowane codziennie do systemu Concur, rozbieżności w rozliczeniach są identyfikowane na bieżąco.

Podsumowując, wdrożenie systemu SAP- Concur okazało się trudnym i wielowątkowym procesem, jednakże korzyści płynące z jego użytkowania są dla pracowników organizacji nieocenione.

Dziękujemy Naszemu Klientowi za współpracę!