Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego – krok po kroku

Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego to jedno z najważniejszych i najtrudniejszych zadań, jakie stoją przed każdą jednostką prowadzącą księgi rachunkowe. Proces ten wymaga nie tylko dokładności, ale również pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Aby ułatwić jego realizację, poniżej przedstawiamy szczegółowy przewodnik, który krok po kroku opisuje działania niezbędne do sporządzenia i podpisania sprawozdania.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego step by step

1. Inwentaryzacja – przeprowadź inwentaryzację składników majątkowych oraz zobowiązań, aby potwierdzić ich istnienie, stan oraz wartość. Wyniki inwentaryzacji są podstawą do korekt zapisów księgowych.
2. Uzgodnienie sald – sprawdź i uzgodnij salda kont księgowych, aby upewnić się, że wszystkie operacje gospodarcze zostały prawidłowo zaksięgowane.
3. Sporządzenie wstępnego bilansu i rachunku zysków i strat – przygotuj wstępny bilans oraz rachunek zysków i strat na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych.
4. Weryfikacja i korekty – zweryfikuj wstępny bilans i rachunek zysków i strat. Dokonaj niezbędnych korekt wynikających z różnic inwentaryzacyjnych lub błędów księgowych.
5. Sporządzenie pełnego sprawozdania finansowego – po wprowadzeniu wszystkich poprawek przygotuj pełne roczne sprawozdanie finansowe. Dokument ten powinien zostać podpisany przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownika jednostki.
6. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – sprawozdanie finansowe należy przekazać do zatwierdzenia odpowiedniemu organowi zatwierdzającemu, np. walnemu zgromadzeniu. Musi to nastąpić w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
7. Zamknięcie ksiąg rachunkowych – zamknij księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego. Ostateczne zamknięcie powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Wszystkie operacje gospodarcze muszą zostać zaksięgowane i uzgodnione.

Chcesz wiedzieć więcej? Sprawdź i pobierz kompleksowy przewodnik → „Sprawozdanie finansowe 2025” od MDDP Outsourcing

Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego w pytaniach i odpowiedziach

• Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? Sprawozdanie finansowe musi być podpisane, z datą podpisu, przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. W przypadku zarządu wieloosobowego, podpisy są wymagane od wszystkich członków zarządu. Jeśli w zarządzie nastąpiły zmiany po dniu bilansowym, sprawozdanie podpisują wszyscy obecni członkowie. Przypominamy, że Ustawa o Rachunkowości definiuje kierownika jednostki jako członka zarządu lub innego organu zarządzającego, wspólnika prowadzącego sprawy spółki, komplementariusza, likwidatora, syndyka, zarządcę w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub zarządcę sukcesyjnego.
• Czy wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać sprawozdanie? Nie, jeśli jednostka jest kierowana przez organ wieloosobowy, sprawozdanie może podpisać co najmniej jedna osoba, pod warunkiem, że pozostałe osoby złożą pisemne oświadczenia o zgodności sprawozdania z wymaganiami ustawy.
• Czy można odmówić podpisania sprawozdania finansowego? Tak, członek zarządu może odmówić podpisu, ale musi złożyć pisemne oświadczenie z uzasadnieniem odmowy. Takie oświadczenie jest dołączane do sprawozdania finansowego.
• Jaki jest termin podpisania sprawozdania finansowego? Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane w terminie umożliwiającym jego zatwierdzenie przez organ zatwierdzający (np. walne zgromadzenie akcjonariuszy) przed upływem trzech miesięcy od dnia bilansowego.
• Jaka powinna być forma podpisu pod sprawozdaniem finansowym? Sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie. Ustawa dopuszcza użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (płatna opcja), podpisu zaufanego (bezpłatna opcja) lub podpisu osobistego (e-dowód). W przypadku stosowania podpisu elektronicznego warto pamiętać o kilku kwestiach: (1) przed podpisaniem sprawdź ważność certyfikatów podpisu elektronicznego; (2) zachowaj kolejność podpisów: najpierw osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe, potem kierownik jednostki; (3) użyj tego samego dokumentu do podpisywania; nie podpisuj kopii, które nie zawierają już złożonych podpisów; (4) nie wprowadzaj zmian do podpisanego sprawozdania – każda zmiana powoduje, że sprawozdanie nie przejdzie weryfikacji i zostanie odrzucone.
• Jak wygląda postępowanie w przypadku odmowy podpisu sprawozdania? Jeśli osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe lub kierownik jednostki odmawia podpisu, należy:
  • ustalić przyczyny odmowy – skontaktuj się z osobą odmawiającą podpisu, aby zrozumieć powody;
  • zweryfikować sprawozdanie – skoryguj ewentualne błędy; skonsultuj się z biegłym rewidentem, jeśli sprawozdanie podlega badaniu;
  • zorganizować mediację – w przypadku różnic w interpretacji, spotkaj się z zainteresowanymi stronami;
  • sporządzić oświadczenie odmowy – jeśli osoba nadal odmawia podpisu, musi sporządzić pisemne oświadczenie, które zostanie dołączone do dokumentów składanych w KRS.

Badanie i zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, który może wydać:

• opinię niezmodyfikowaną – równoznaczną z tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wszystkie wymogi;
• opinię zmodyfikowaną – w przypadku istotnych zniekształceń lub braku wystarczających dowodów rewident może wydać opinię z zastrzeżeniem, opinię negatywną lub odstąpić od wyrażenia opinii.

 Zatwierdzenia sprawozdania dokonuje organ zatwierdzający, np. walne zgromadzenie, w terminie 6 miesięcy od końca roku obrotowego. Co istotne – zdarzenia wpływające na sprawozdanie, które wystąpią przed jego zatwierdzeniem, muszą być wprowadzone do sprawozdania i podpisane ponownie.

Udostępnienie i wysyłka sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe musi zostać udostępnione wspólnikom lub akcjonariuszom co najmniej 15 dni przed walnym zgromadzeniem. Dokumenty są składane elektronicznie do KRS lub KAS, w zależności od rodzaju jednostki.

autorka: Julia Leszczyńska, Asystent księgowy, MDDP Outsourcing Katowice

Poznaj pozostałe artykuły z cyklu „Sprawozdanie finansowe 2025”

1. Harmonogram prac nad sprawozdaniem finansowym
2. Ustalenie formy sprawozdawczości finansowej
3. Obowiązek badania i wybór firmy audytorskiej
4. Inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz ich wycena
5. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy
6. Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego
7. Konsolidacja sprawozdań finansowych
8. E-sprawozdania
9. Wysyłka sprawozdania finansowego po terminie
10. Sprawozdanie finansowe 2025: Kompleksowy przewodnik od MDDP Outsourcing

Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w zakresie sprawozdań finansowych i raportowania?
Zespół MDDP Outsourcing oferuje fachowe i terminowe usługi obejmujące:
konsolidację sprawozdań, raportowanie zarządcze do grupy, e-sprawozdania finansowe oraz sprawozdania iXBRL zgodne ESEF.
> Skontaktuj się z nami już dziś! <