Sprawozdanie podpisuje nie tylko zarząd

Jeśli prowadzenie ksiąg zostało powierzone osobie zatrudnionej w firmie, to jej sygnatura powinna być naniesiona na wszystkich częściach składowych raportu finansowego.

Sprawozdanie finansowe prezentuje sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki. Jest to dokument przedstawiany zarówno organom jednostki, jak i odbiorcom zewnętrznym. Dlatego też powinno spełniać określone standardy jakościowe, aby informacje w nim zawarte nie budziły zastrzeżeń i dostarczały wiarygodnych informacji o podmiocie. Sprawozdanie powinno odznaczać się wiarygodnością (rzetelnością), kompletnością, porównywalnością i ciągłością prezentacji danych.

Obowiązek zapewnienia sporządzenia sprawozdania finansowego ciąży na kierowniku jednostki, czyli jedno- lub wieloosobowym organie zarządzającym organizacją. Kierownik jednostki może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie również sporządzenie sprawozdania finansowego osobie zatrudnionej w jednostce bądź podmiotowi zewnętrznemu uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z odrębnymi przepisami.

Przyjęcie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest również odpowiedzialna za przygotowanie sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe sporządzane jest nie później niż trzy miesiące od zakończenia roku obrotowego. Kierownik jednostki przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami, postanowieniami umowy bądź statutu do zatwierdzenia. Sprawozdanie podlega zatwierdzeniu nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu (art. 52 ust. 2 uor).

W przypadku odmowy złożenia podpisu wymagane jest pisemne uzasadnienie tej decyzji i dołączenie tego dokumentu do sprawozdania. Wytyczne dotyczące składania podpisów na rocznym sprawozdaniu finansowym stosuje się również do sprawozdania sporządzonego na dzień zamknięcia ksiąg z przyczyn innych niż koniec roku obrachunkowego lub też na inny dzień bilansowy. Podpis należy złożyć na wszystkich częściach składowych sprawozdania, umieszczając przy podpisach datę sporządzenia.

Podpisanie sprawozdania finansowego jest jednoznaczne z potwierdzeniem prawidłowości i rzetelności danych w nim zawartych, a co za tym idzie – także w księgach rachunkowych jednostki. Podpisując sprawozdanie potwierdzamy kompletność danych, ich prawdziwość i wiarygodność.

Osoby, które podpisują sprawozdanie finansowe jednostki, ponoszą odpowiedzialność określoną w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości. Jest w nim mowa o tym, że:

• nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych, jak również
• niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w sprawozdaniu nierzetelnych danych
• podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch bądź obu tym karom łącznie.

Petra Czabak
Ekspert w MDDP Outsourcing w Warszawie