Umowa outsourcingu funkcji głównego księgowego – na co należy zwrócić uwagę?

Outsourcing funkcji głównej księgowej to rozwiązanie problemu z brakiem kadrowym na tym stanowisku. W pierwszym artykule naszej serii poświęconej outsourcingowi funkcji głównego księgowego omówiliśmy wady i zalety takiego rozwiązania. Dziś kolej na prezentację dalszych kroków, które należy wykonać po podjęciu decyzji o zleceniu zadań głównego księgowego do biura rachunkowego.

Co zrobić, aby proces outsourcingu głównej księgowej zakończył się pełnym sukcesem?

Jak zaplanować taki proces? Kluczowe są tu trzy elementy – umowa zawarta pomiędzy organizacją a biurem rachunkowym, właściwe wdrożenie głównego księgowego w zadania, za które ma być odpowiedzialny oraz zadbanie o efektywną współpracę i odpowiedni podział zadań pomiędzy głównym księgowym a wewnętrznym zespołem księgowym.

Umowa o outsourcingu zadań głównego księgowego

W niniejszym artykule omówimy pierwszy element, czyli kwestię umowy regulującej zasady takiej współpracy. Jakie elementy powinna ona zawierać, aby zapewnić harmonijną współpracę i zminimalizować ilość sytuacji konfliktowych pomiędzy podmiotami?

Przede wszystkim należy zadbać o to, aby umowa zawierała takie elementy jak:

• procedury, szczegółowy zakres i terminy świadczenia usług księgowych,
• zasady i sposób komunikacji między osobą wydelegowaną z biura rachunkowego do pełnienia funkcji głównego księgowego a organizacją i jej wewnętrznym zespołem księgowym (szczególnie ważne jest wyznaczenie osoby, która będzie koordynatorem takiej współpracy z ramienia organizacji),
• standardy obiegu dokumentów pomiędzy organizacją a głównym księgowym oraz terminy przekazywania dokumentów,
• odpowiedzialność i wynagrodzenie biura rachunkowego za realizowane usługi.

Zarówno zakres usług, sposób ich świadczenia jak i obowiązujące terminy powinny zostać opisane w umowie o outsourcingu głównej księgowej w sposób jak najbardziej precyzyjny i szczegółowy. Pozwoli to uniknąć wątpliwości i konfliktów w zakresie obowiązków głównego księgowego w toku realizacji umowy.

Standardowo w zakres zadań głównego księgowego przy outsourcingu tych usług należeć będzie:

• wsparcie merytoryczne wewnętrznego zespołu księgowego oraz pomoc w rozwiązywaniu pojawiających się problemów w obszarze księgowości,
• nadzór nad procesem przygotowania i wysyłki plików JPK_VAT,
• przegląd i weryfikacja danych finansowych na koniec miesiąca,
• nadzór nad procesem zamknięcia miesiąca oraz raportowania miesięcznego wraz z nadzorem nad przygotowaniem raportów do grupy (jeżeli są one wymagane),
• nadzór nad raportowaniem do GUS/NBP,
• przygotowanie kalkulacji miesięcznych/kwartalnych oraz rocznych zeznań podatkowych, dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych czy podatku u źródła,
• przygotowanie sprawozdania finansowego,
• wsparcie zespołu przy audycie sprawozdania finansowego i nadzór nad tym procesem.

Na podstawie naszych doświadczeń w pełnieniu funkcji głównego księgowego w wielu organizacjach możemy z całym przekonaniem stwierdzić, że bardzo istotne jest, aby już na etapie podpisywania umowy precyzyjnie ustalić, co będzie należało do zadań głównego księgowego i jak zostaną podzielone zadania pomiędzy osobę pełniącą tę funkcję a wewnętrzny zespół księgowy. Współpraca będzie znacznie efektywniejsza, jeżeli jeszcze przed podpisaniem umowy biuro rachunkowe dokona szczegółowego przeglądu procesów księgowych oraz zostaną ustalone osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy.

Należy zadbać również o to, aby w umowie dokładnie określić zasady wynagrodzenia za realizowane usługi. Najczęściej wynagrodzenie jest określone jako wynagrodzenie ryczałtowe, natomiast pewne usługi wykraczające poza standard stanowić mogą tzw. usługi dodatkowe. Dotyczy to zwykle doradztwa przy rozliczaniu nietypowych transakcji czy wsparcia przy wdrożeniu nowego systemu księgowego. Wynagrodzenie za usługi dodatkowe jest zwykle uzależnione od nakładu pracy (stawki godzinowe).

Kolejnym istotnym elementem wymagającym doprecyzowania w umowie jest odpowiedzialność biura rachunkowego za niewłaściwe wywiązywanie się z przyjętych zobowiązań. Dodatkowo należy upewnić się, że biuro rachunkowe posiada aktualną umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku ze świadczeniem usług księgowych.

Ważną kwestią dla organizacji jest również zapewnienie poufności danych, które zostaną udostępnione dla biura rachunkowego. W związku z tym w umowie outsourcingowej powinny zostać zawarte zapisy o obowiązku zachowania poufności przez firmę świadczącą usługi księgowe.

Po negocjacjach pomiędzy biurem rachunkowym a organizacją i przy uwzględnieniu powyższych wymogów umowa może zostać w końcu podpisana.

To oczywiście nie koniec całego procesu. Jakie są zatem kolejne kroki, które należy podjąć? O tym napiszemy już wkrótce w kolejnym artykule z naszej serii.

Autor: Agnieszka Tyczyńska-Osińska — Senior Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing, biuro rachunkowe Warszawa