Urlopy i wyjazdy służbowe okiem kadrowca
Blog

Urlopy i wyjazdy służbowe okiem kadrowca

27.07.2022
jak wygląda urlop i wyjazd służbowy z perspektywy kadrowej

Sezon urlopowy w pełni! Wielu pracowników już odpoczywa, planuje wyjazdy lub właśnie wróciło z wakacyjnych wojaży. Poniżej zebraliśmy krótkie przypomnienie tematów ważnych z perspektywy kadrowej, choć mniej oczywistych i rzadziej analizowanych. Co o urlopach, wyjazdach (nie tylko wypoczynkowych) kadrowiec wiedzieć powinien? Informacje te znajdą Państwo w naszym artykule.


Prawo do urlopu

Co do zasady pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje limit 20 dni urlopu (jeśli jest zatrudniony krócej niż 10 lat) lub 26 dni (jeśli zatrudnienie przekracza 10 lat). Przy czym do wyliczenia przysługującego urlopu wliczamy także ukończenie poszczególnych etapów edukacji. Jeśli zaś pracownik w danym okresie zarówno pracował  jak i edukował się, do „puli urlopowej” wliczymy albo okres zatrudnienia, albo okres pobierania nauki – w zależności, która opcja będzie dla pracownika bardziej korzystna.

Pracownik, który pierwszy raz podejmuje pracę, w danym roku kalendarzowym będzie uzyskiwał prawo do urlopu po każdym przepracowanym miesiącu. I każdorazowo, miesiąc w miesiąc, zakres należnego urlopu zwiększa się dokładnie o 1/12 rocznego wymiaru urlopowego.


Odwołanie pracownika z urlopu

Przepisy regulują bardzo dokładnie zasady, w których pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Z pewnością nie jest to najprzyjemniejszy scenariusz wakacyjnego odpoczynku jednak sytuacje losowe mogą skutkować również i takimi rozwiązaniami.

Aby pracodawca mógł odwołać pracownika z urlopu, muszą  zaistnieć pewne obiektywne okoliczności. Kluczowym czynnikiem pozostaje tu kwestia sytuacji nadzwyczajnej, w której brak obecności pracownika skutkowałaby poważnymi zakłóceniami w działalności firmy. Musimy jednak  w takim przypadku wykazać wyjątkowość takiej sytuacji i faktyczny problem dla pracodawcy, w wyniku którego nie mógł on w żaden sposób zapobiec tej sytuacji. Wówczas takie odwołanie z urlopu traktujemy jako polecenie służbowe, ze wszystkimi jego konsekwencjami. Brak zastosowania się do tego polecenia, skutkować może nawet wypowiedzeniem stosunku pracy!

Jednak nie tylko pracownik będzie odczuwał spory ciężar takiej decyzji. Po stronie pracodawcy koszty odwołania pracownika z urlopu są również niebagatelne! Jako pracodawcy musimy liczyć się ze zwrotem wszystkich kosztów urlopu poniesionych przez pracownika, czyli koszty podróży i wynajmu hotelu lub innej kwatery – i uwaga! – nie tylko samego pracownika, ale całej jego rodziny. Dlatego też pracodawcy odwołanie pracownika z urlopu traktują jako rozwiązanie ostateczne.  


Podróż służbowa

Podróż służbowa oznacza otrzymanie od  pracodawcy polecenia wyjazdu służbowego do określonego miejsca, w określonym terminie, w celach służbowych. Najczęstsze podróże służbowe dotyczą wyjazdu na szkolenie lub do klienta. W żadnym wypadku nie jest to zatem wyjazd wypoczynkowy, choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca wysłał na wyjazd służbowy swojego pracownika samolotem i to do wypoczynkowego kurortu. Kluczowy jest tu jednak ścisły związek wyjazdu z wykonywanymi obowiązkami oraz polecenie takiego wyjazdu, wydane przez szefa swojemu pracownikowi.

Najczęściej polecenie wyjazdu służbowego składane jest pisemnie na odpowiednim druku, w którym delegowany pracownik rozlicza cały wyjazd – podaje godziny przyjazdy i odjazdu z miejsca delegacji oraz dołącza dokumenty, np. bilety przejazdu. Warto pamiętać także o dokładnym poinformowaniu pracownika, w jakim terminie będzie musiał rozliczyć podróż służbową.


Wspomnieliśmy o biletach, które będą istotne dla rozliczenia kosztów wyjazdu. A co, jeśli pracodawca wysyła pracownika na podróż służbową… samolotem? Bilet lotniczy również może być kosztem przedsiębiorstwa, o ile oczywiście podróż jest ściśle związana z naszą działalnością gospodarczą. Pamiętajmy, że bilet podróży służbowej, aby mógł zostać uznany jako dokument kadrowy i księgowy, musi zawierać: numer i datę wystawienia, nazwisko czy nazwę podatnika, NIP, opis pozwalający na identyfikację księgowanych kosztów oraz zapłaconą kwotę. Na podobnej zasadzie w kosztach firmy rozliczymy pozostałe wydatki związane z podróżą służbową, np. koszty noclegów.

Wyżywienie zapewniane pracownikowi podczas podróży służbowej nie może zostać wliczone do kosztów firmy, ale rozliczeniem objęte zostaną już diety z tytułu podróży służbowej, do wysokości diet przysługujących pracownikom. Diety księgowane będą za pomocą dowodu wewnętrznego. Musimy pamiętać, aby dokument taki zawierał nazwisko podróżującego służbowo, cel wyjazdu (zarówno merytoryczny powód podróży, jak i samo miejsce docelowe), datę i godzinę wyjazdu i przyjazdu oraz stawkę przysługujących diet.

Sezon urlopowy tylko pozornie jest więc wolny od intensywnych prac kadrowych. Każdorazowo wyjazd – prywatny, wypoczynkowy czy służbowy, oparty na poleceniu przełożonego, niesie za sobą określony zestaw obowiązków, którym działy kadrowe muszą stawić czoła.

Pod Redakcją: Edyta Stolarek, Senior Manager obszaru Payroll w  MDDP Outsourcing.