Akta osobowe pracownika - Outsourcing kadr i płac - Portal Pracowniczy FlexiHRM
Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Usługi /

Akta osobowe pracowników


Prawo pracy nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Ponadto zarówno prawo pracy jak i przepisy GIODO nakładają na pracodawcę obowiązek stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających kontrolę dostępu do dokumentów oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Mówiąc w skrócie należy dane (w systemach) lub dokumenty (w archiwach) zabezpieczyć przed ich udostępnieniem lub przetwarzaniem przez osoby nieupoważnione oraz zmianą, utratą (np. kradzieżą), uszkodzeniem lub zniszczeniem i każdą inną formą niedozwolonego lub niepożądanego przetwarzania.

Nowoczesny portal kadrowy dla firm
Przechowywanie danych w archiwum wymaga dużo miejsca | MDDP Outsourcing | Usługi

Środki techniczne, czyli fizyczne zabezpieczenia (pomieszczenia i szafy), alarmy oraz procedury sankcjonujące dostęp do dokumentów z akt osobowych, to obowiązkowa inwestycja, żeby choć w podstawowym zakresie zachować należytą staranność w wypełnianiu narzuconych obowiązków.

Można. Ale czy warto się tym zajmować?

MDDP Outsourcing w ramach swojej podstawowej obsługi kadrowo–płacowej oferuje prowadzenie akt osobowych, wypełniając obowiązki nakładane na pracodawców właściwymi przepisami prawa. Ochroną dokumentów zajmujemy się już od momentu projektowania i organizacji właściwej przestrzeni biurowej oraz zabezpieczeń informatycznych.

Akta osobowe są zakładane i aktualizowane przez nas w sposób tradycyjny – pomieszczenie biurowe, szafa, teczka, dokumenty. Ale umożliwiamy naszym Klientom korzystanie z nich w formie elektronicznej. Teczka pracownicza, e-teczka, w takim przypadku wypełnia wymogi prawa pracy, a ponadto umożliwia udostępnianie znacznie większego zbioru dokumentów.

Najświeższe informacje na temat zmian dotyczących Elektronicznych Akt OsobowychSprawdź aktualne informacje dotyczące Elektronicznych Akt Osobowych:


Akta osobowe w erze cyfryzacji

W tradycyjnym archiwum dokumenty tworzące akta osobowe pracownika grupowane są w trzech częściach, z których każda powinna być poprzedzona odrębnym zestawieniem zawierającym pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Oczywiście dokumenty znajdujące się w każdej z części akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Udostępniania przez nas w ramach Portalu FlexiHRM e-teczka, automatycznie pilnuje chronologii, a po aktualizacji dokumentów możliwe jest wydrukowanie zestawienia dokumentów istniejących w każdej sekcji. W każdej chwili można wygenerować chronologiczne zestawienie dokumentów.

E-teczka, to nie tylko elektroniczne akta osobowe prowadzone zgodnie z wymaganiami prawa pracy, ale i dokumenty cykliczne takie, jak pasek płacowy, deklaracje PIT i inne.

E-teczka - główne cechy:
 

  • Możliwa digitalizacja wszystkich dokumentów pracowniczych
  • Elektroniczne akta osobowe prowadzone zgodnie z wymaganiami prawa pracy w zakresie akt osobowych
  • Dystrybucja i archiwizacja dokumentów cyklicznych. W każdej chwili można pobrać dokument z okresów historycznych
  • Zaawansowana w możliwościach i zarazem prosta w obsłudze wyszukiwarka dokumentów
  • Obsługa dokumentów dotyczących różnych form zatrudnienia: umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, umowa o współpracy
  • Proces opisywania i archiwizowania dokumentów realizowany z dodatkową kontrolą drugiego użytkownika
  • Workflow do zarządzania procesem dodawania dokumentów do archiwum
  • Pełne wsparcie dla centralnych zespołów HR i organizacji typu SSC – dostęp do dokumentów dla dowolnie konfigurowanej grupy pracowników lub spółek

 

Wyślij zapytanie ofertowe na usługi księgowe MDDP Outsourcing