Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Usługi /

Workflow - Elektroniczny system obiegu faktur

Papierowy obieg dokumentów sprawia, że wydłużony jest proces akceptacji dokumentów. Faktury  trafiają późno do księgowości, co może się wiązać z ryzykiem naliczania odsetek lub brakiem możliwości  odliczenia VAT w najbliższym możliwym okresie. Dodatkowo firma  nie posiada  konkretnych  danych potrzebnych  do celów  zarządzania  i sprawozdawczości,  ponieważ  niezarejestrowane  faktury  są  przetrzymywane  u pracowników. Trudno jest także określić kto jest aktualnym posiadaczem faktury, chyba, że stosuje się nieefektywną papierową rejestrację dokumentów. Wszystkie przypadki wymagające konsultacji pomiędzy pracownikami, bądź konieczności nagłego działania (np. wstrzymania płatności czy wyjątkowej natychmiastowej zapłaty) wymagają podjęcia dodatkowych działań np. wysyłki maili czy telefonów. System Flexi Workflow skutecznie eliminuje powyższe nieefektywności.

Workflow - Elektroniczny system obiegu faktur MDDP OutsourcingPodczas standardowego obiegu faktury zakupu są przekazywane „z rąk do rąk” (niejednokrotnie w modelu typu „gwiazda”) do odpowiednich pracowników organizacji, odpowiedzialnych za ich akceptację i odpowiednio przez nich kodowane dla celów odpowiedniego zakwalifikowania kosztów. Podczas tego procesu pracownicy mogą przypisać im odpowiednie MPK, numery projektu, bądź inne klasyfikatory czy znaczniki stosowane w organizacji na potrzeby działu controllingu, bądź opis czy komentarz mający wpływ na rozliczenie końcowe dokumentu (informacje te w standardowym obiegu papierowych dokumentów mieszczą się zazwyczaj na dużym stemplu na odwrocie faktury i niekiedy bywają nieczytelne). Informacje te można jednak zbierać w prosty sposób w systemie. Dzięki temu unika się ręcznych podpisów składanych w celach zatwierdzenia. System pozwala na kompleksowe zaimplementowanie zasad i procedur obiegu akceptacji dokumentów obowiązujących w każdej firmie w formie elektronicznej. Kiedy faktury zakończą obieg, są przesyłane do pracowników księgowości – księgowane i transferowane do systemu księgowego.


Wdrożenie Flexi Workflow pozwala m.in na:
 

  • elastycznie budowanie ścieżek obiegu dokumentów,
  • stworzenie wielu poziomów akceptacji,
  • implementację precyzyjnie zdefiniowanych warunków decydujących o przejściu dokumentów z jednego etapu do następnego.

Przykładem implementacji warunku w obiegu dokumentów może być stosowany w organizacji kod MPK, bądź jakikolwiek znacznik, czy klasyfikator jaki jest wykorzystywany do podziału kosztów w firmie. 

System może być dostosowywany precyzyjnie do każdego Klienta, także jakakolwiek zmienna występująca w systemie może warunkować i budować obieg dokumentów zakupowych. Przykładem takich zmiennych mogą być kwoty, MPK, daty, nazwa kontrahenta, bądź inna dana zamieszczona w systemie. Cechą charakterystyczną systemu MDDP do elektronicznego obiegu dokumentów jest to, że przy wdrożeniu można ustawić w nim nieograniczoną ilość poziomów (etapów) zatwierdzania w zależności od tego, ilu z nich potrzebuje Klient, jak również dowolną ilość ścieżek akceptacji. Do każdego etapu zatwierdzania może być przypisany jeden pracownik bądź grupa pracowników.

 

Chcesz wiedzieć więcej?

Wyślij zapytanie ofertowe na usługi księgowe MDDP Outsourcing