Usługowe prowadzenie rejestrów VAT

Wiele firm zastanawia się czy można wyoutsourcować poszczególne obszary związane z prowadzeniem działalności.

W dzisiejszych czasach powierzanie niektórych procesów wyspecjalizowanym firmom staje się normą. Jednym z takich obszarów jest podatek VAT.

Pierwszym etapem procesu przejęcia rozliczania podatku VAT jest audyt procesów u klienta, w czasie którego outsourcer poznaje specyfikę działalności, zapoznaje się z rejestrami VAT i transakcjami, które w danej firmie występują. To od klienta zależy sposób przekazania danych, najczęściej jednak możliwości są dwie:

• wygenerowanie rejestrów VAT przez klienta i przesłanie ich do wybranego biura rachunkowego,

• nadanie uprawnień do systemu klienta dedykowanemu pracownikowi po stronie outsourcera, aby ten mógł samodzielnie wygenerować rejestry VAT.

W obu powyższych przypadkach biuro rachunkowe obsługujące firmę generuje deklaracje oraz JPK_VAT. W razie braku możliwości automatycznego wygenerowania JPK_VAT niezbędne dokumenty można też przygotować manualnie. Przygotowana deklaracja, jak i JPK, wysyłana jest elektronicznie do Urzędu Skarbowego, a następnie generowane jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

W ramach outsourcingu usług VAT normalną sytuacją dla nas jest kontakt biura rachunkowego z Urzędem Skarbowym klienta, czy to w czasie standardowych czynności sprawdzających czy podczas kontroli podatkowych. Wielu firm jest również zainteresowanych możliwością przygotowania korekt za wcześniejsze okresy. W tym celu klienci powinni udostępnić dla outsourcera pierwotne deklaracje, rejestry, JPK_VAT i takie korekty również mogą być dla klienta przygotowywane.

Zaletą korzystania z usług biura rachunkowego w przypadku spraw związanych z podatkiem VAT jest możliwość uzyskania specjalistycznej porady z tego zakresu. Jeżeli pytanie jest bardziej skomplikowane i jest przedmiotem interpretacji indywidualnych, klient może wystąpić o interpretację indywidualną, która będzie ochroną dla sposobu rozliczania przez niego danej transakcji.

Warto przemyśleć przekazanie spraw związanych z podatkiem VAT w ręce outsourcera. Kompleksowe usługi VAT compliance zazwyczaj pokrywają pełne zapotrzebowanie firmy w zakresie rozliczeń i kalkulacji podatku VAT, w tym także prowadzenia rejestrów oraz przygotowania deklaracji VAT i JPK_VAT.

Katarzyna Zbiegień
Kierownik Zespołu VAT w MDDP Outsourcing w Warszawie