Uzgodnienia do korekt faktur a VAT – co warto na ten temat wiedzieć?

W polskim prawie podatkowym obowiązuje zasada, że zanim faktura korygująca zostanie rozliczona, strony – czyli sprzedawca i nabywca – muszą uzgodnić tę korektę. Poniżej wyjaśnimy, czym są uzgodnienia do korekt faktur, kiedy są wymagane, jak powinny wyglądać i dlaczego są tak ważne.

Na co dzień w wielu przedsiębiorstwach zdarza się, że trzeba poprawić fakturę – na przykład dlatego, że była wystawiona z błędną ceną, ilością towaru albo została wystawiona zbyt wcześnie lub na złego odbiorcę. W takich sytuacjach wystawia się fakturę korygującą. Jednak samo wystawienie korekty to nie wszystko. W polskim prawie podatkowym obowiązuje zasada, że zanim faktura korygująca zostanie rozliczona, strony – czyli sprzedawca i nabywca – muszą uzgodnić tę korektę. Poniżej wyjaśnimy, czym są uzgodnienia do korekt faktur, kiedy są wymagane, jak powinny wyglądać i dlaczego są tak ważne.

Na czym polega uzgodnienie korekty faktury?

Uzgodnienie korekty oznacza, że obie strony transakcji – sprzedający i kupujący – muszą wspólnie potwierdzić, że faktura korygująca jest prawidłowa i odzwierciedla rzeczywistość. W uproszczeniu: obie strony muszą się „dogadać”, że np. cena była za wysoka i należy ją obniżyć, albo że został zwrócony towar i trzeba to ująć na fakturze. Takie uzgodnienie jest wymagane zawsze, gdy korekta wpływa na podstawę opodatkowania – czyli na kwotę, od której liczy się podatek VAT. To znaczy, że uzgodnienie jest potrzebne wtedy, gdy korygujemy cenę, ilość, wartość towaru lub usług. Jeśli natomiast korekta dotyczy tylko danych formalnych, takich jak błąd w adresie, to uzgodnienie nie jest potrzebne. Wtedy stosujemy notę korygującą. Może ją jednak wystawić tylko nabywca.

Jaka forma uzgodnienia korekty faktury jest wymagana?

Uzgodnienie nie musi mieć jednej konkretnej formy. Nie ma określonego wzoru uzgodnienia. Jednak musi być ono udokumentowane – na przykład e-mailem, podpisanym dokumentem, potwierdzeniem przyjęcia faktury korygującej, notatką służbową itd. Ważne, żeby z dokumentów jasno wynikało, że druga strona zna treść korekty i się z nią zgadza. W razie kontroli urzędu skarbowego, to sprzedawca musi przedstawić dowód takiego uzgodnienia. W praktyce, najczęściej wystarczy wymiana maili, gdzie klient potwierdza, że zgadza się z korektą.

Co z VAT, jeśli korekta faktury zmniejsza lub zwiększa podstawę opodatkowania?

Jeśli korekta faktury zmniejsza podstawę opodatkowania (czyli wartość faktury jest zmniejszona), to sprzedawca może obniżyć VAT dopiero w okresie, w którym to uzgodnienie zostało dokonane i potwierdzone. I nie wcześniej, niż w momencie wystawienia faktury korygującej. To znaczy, że jeśli faktura korygująca została wystawiona w styczniu, ale klient potwierdził ją dopiero w lutym – to korektę VAT wykazuje się w lutym.

W przypadku korekt zwiększających wartość faktury (np. dopłata do ceny), korekta jest ujmowana po stronie sprzedawcy w momencie zaistnienia przyczyny zwiększenia podstawy opodatkowania, zgodnie z art. 29 ust. 17 ustawy o VAT: „17. W przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.” Natomiast po stronie nabywcy jest ujmowana w momencie jej otrzymania. Dlatego tak ważne jest, aby firmy miały jasne i szybkie procedury uzgadniania korekt, by nie opóźniać rozliczeń.

Co warto zapamiętać o korektach faktur w kontekście VAT i jak MDDP Outsourcing może pomóc?

Podsumowując, uzgodnienia do korekt faktur to obowiązkowy element rozliczeń VAT, jeśli korekta wpływa na kwotę należności. Dzięki nim obie strony mają pewność, że faktura korygująca jest zgodna z rzeczywistością i że można ją bezpiecznie ująć w deklaracji. Uzgodnienia muszą być dobrze udokumentowane, ale nie muszą mieć sztywnej formy – najważniejsze, by urząd skarbowy mógł je łatwo zrozumieć i sprawdzić. Dla firm to dodatkowy obowiązek, ale też sposób na to, by uniknąć błędów i nieporozumień. Dobrze prowadzona dokumentacja i sprawna komunikacja z kontrahentami pozwalają uniknąć problemów z urzędem i zapewnia spokój przy rozliczeniach VAT – a  taki luksus zapewniają eksperci z MDDP Outsourcing. Zapraszamy do kontaktu!

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Liliana Szala, specjalista ds. VAT, MDDP Outsourcing Katowice