Wystawianie faktur w 2023 roku

Od 2022 roku podatnicy będą mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które będą uznawane za rodzaj faktur elektronicznych. W 2022 roku korzystanie z tego systemu będzie dobrowolne.

Wprowadzone zmiany pozwolą podatnikom korzystać z nowego sposobu fakturowania lub wyboru mieszanego trybu dokumentacji sprzedaży. Podatnicy będą mogli także pozostać przy dotychczasowym sposobie fakturowania. Natomiast od 01.07.2024 r. korzystanie z KSeF będzie już obowiązkowe.

FAKTURY USTRUKTURYZOWANE

Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane w lokalnych systemach finansowo-księgowych podatnika w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT) lub z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Faktury ustrukturyzowane będą mogli wystawiać sami podatnicy lub podmioty uprawnione do dostępu do KSeF, takie jak biuro rachunkowe obsługujące podatnika lub konkretna osoba (np. pracownik firmy wskazany przez podatnika, księgowy).

Korzystając z KSeF po wysłaniu danych podatnik będzie otrzymywać powiadomienia o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej razem z numerem identyfikującym. W dniu nadania przez system numeru identyfikującego faktura VAT będzie uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Aby faktura VAT była uznana za dostarczoną w systemie KSeF– podatnik powinien otrzymać zgodę odbiorcy. Wybierając taki sposób otrzymywania faktur, obiorca faktury będzie musiał uwierzytelnić się w systemie, co pozwoli przeglądać otrzymane faktury oraz przekonwertować dowolną fakturę do formatu PDF.W przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymania faktury przy użyciu KSeF to podatnik będzie zobowiązany do dostarczenia faktury w inny, uzgodniony z odbiorcą sposób (na przykład w wersji papierowej lub elektronicznej).

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli korzystać:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP;

Dla podatników, którzy wybiorą taką metodę wystawiania faktur przewidziano szereg ułatwień.

SKRÓCONY OKRES ZWROTU VAT

Zwrot VAT w terminie 40 dni będzie przysługiwać podatnikom spełniających łącznie następujące warunki:

• wystawienie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym w odniesieniu, do którego ubiega się o zwrot VAT,
• podatnik przez 12 kolejnych miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje oraz posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny SKOK aktywny na białej liście,
• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

ROZLICZENIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH

Korekty do faktur ustrukturyzowanych powinny być wystawione również za pośrednictwem KSeF,
w przypadku pozostałych sposobów wystawienia faktur sprzedaży faktury mogą być korygowane według dotychczasowych zasad, jak również i za pomocą faktury korygującej ustrukturyzowanej. Wybierając wystawienie faktur korygujących ustrukturyzowanych „in minus” podatnicy będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT w okresie, w którym została wystawiona faktura VAT. Dodatkowo sprzedawca, jak i nabywca będą zwolnieni z posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania.

ZWOLNIENIE Z PRZESYŁANIA JPK_FA

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF i będą dostępne dla organów podatkowych, dzięki czemu podatnicy nie będą musieli przesyłać pliki JPK_FA.

DUPLIKATY, NOTY KORYGUJĄCE

Wystawienie faktur za pośrednictwem KSeF zwalnia podatników z wystawienia duplikatów faktur, ponieważ faktury ustrukturyzowane wyeliminują możliwość zniszczenia lub zagubienie dokumentów. Wszystkie dokumenty będą przechowywane w KSeF przez 10 lat w wersji elektronicznej, dlatego do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106l ustawy o VAT).

W przypadku pojawiania się błędów na fakturze podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia not korygujących w postaci ustrukturyzowanej, natomiast zostanie możliwość wystawienia not na dotychczasowych zasadach.

16 lutego 2023 r. odbyła się konferencja uzgodnieniowa projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania. Zaprezentowano na niej docelowy model KSeF, uwzględniający korekty projektu wprowadzone po konsultacjach publicznych.

Główne zmiany w projekcie KSeF:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od
  1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.