Wystawnie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem płatności
Co do zasady moment wystawienia faktury nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, czyli nie rodzi bezpośrednich skutków na gruncie podatków VAT. Z tego powodu przedsiębiorcy niejednokrotnie nie przywiązują zbyt dużej wagi do momentu jej wystawienia. Co w przypadku gdy faktura zostanie wystawiona zbyt wcześnie i jakie mogą wyniknąć z tego konsekwencje? Czym skutkuje wystawnie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem płatności?
Wystawnie faktury zaliczkowej -Ustawa o VAT
Ustawa o VAT, art 106a reguluje wiele aspektów dotyczących wystawiania faktury VAT, jednym z nich jest to w jakich sytuacjach powinna zostać wystawiona (art. 106b) i co musi zawierać ( art. 106e).
Wyszczególniono cztery sytuacje w których występuje obowiązek wystawienia faktury. Są to odpowiednio:
- sprzedaż, dostawa towarów i świadczenie usług, dokonywanych na rzecz innego podatnika lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość;
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
- otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy lub świadczeniem usług z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy WDT lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury tj. dostaw energii, usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, ochrony, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucje energii- art 19a ust. 5 pkt 4.
Jak wskazuje art. 106i -co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Rozróżnionych zostało dodatkowo wiele przypadków i terminów po dokonaniu transakcji.
Jednak co w sytuacji gdy przedsiębiorca np. w celu dodatkowego zabezpieczenia się chcę otrzymać przedpłatę, zaliczkę lub zadatek? Ustawa wprost reguluje, że w takim przypadku, po płatności przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową we wspomnianym terminie do 15 nast. miesiąca.
Możliwe jest również wystawienie faktury jeszcze przed dokonaniem transakcji jak i otrzymaniem płatności. Jednak ustawa zastrzega, iż nie wcześniej niż 30 dni przed datą płatności. W przypadku gdy przedpłata obejmuje 100% wartości transakcji, nie ma obowiązku wystawania faktury końcowej, a w sytuacji gdy faktura zaliczkowa oraz końcowa obejmują jeden okres rozliczeniowy występuje możliwość ominięcia faktury zaliczkowej i po otrzymaniu wpłaty wystawienie faktury końcowej-rozliczeniowej.
Różnice pomiędzy fakturą zaliczkową, a standardową
Faktura zaliczkowa nie różni się bardzo od standardowej faktury i powinna zawierać odpowiednio:
- datę wystawienia;
- numer faktury;
- nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- NIP podatnika;
- NIP podatnika, który jest nabywcą albo numer VAT podatnika unijnego;
- datę otrzymania zapłaty (otrzymania zaliczki).
Co istotne w przypadku faktury zaliczkowej, samo wystawienie dokumentu nie rodzi powstania obowiązku podatkowego, a dopiero moment płatności. Dlatego ważne jest, aby nabywca nie odliczył podatku VAT zbyt wcześnie – w momencie otrzymania faktury, gdyż może spowodować to sytuację wcześniejszego odliczenia niż naliczenie podatku VAT u sprzedawcy. Sytuacja taka zarówno po stronie sprzedawcy jak i nabywcy, może generować błędy w prawidłowym ujęciu oraz rozliczeniu tego w deklaracjach JPK.
Terminy wystawienia faktury zaliczkowej
Najbardziej ryzykownym rozwiązaniem jest wystawnie faktury zaliczkowej z 30 dniowym terminem płatności. W przypadku gdy nie zostanie ona opłacona w ustawowym terminie- nie będzie odnosić się do realnie dokonanej transakcji, czynności która się nie odbyła. Stanie się ona wtedy tzw.: „pustą fakturą”, która nie powinna zostać wykazana w deklaracji JPK. Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. nabywca na podstawie takiego dokumentu nie ma prawa do odliczenia od niego podatku VAT, natomiast wystawcy grożą konsekwencje karno-skarbowe. Przedsiębiorca, który wystawił taką fakturę, zobowiązany do opłacenia wykazanego podatku VAT na fakturze do Urzędu Skarbowego na oddzielne konto bankowe w terminie do 25 dnia następnego miesiąca, po którym faktura została wystawiona. Art. 56 par. 1 KKS wskazuje nawet na karę grzywny, w wysokości 720 stawek dziennych, a nawet karze pozbawienia wolności. Są to sankcje wymierzona w przedsiębiorców, którzy specjalizują się w wyłudzeniach VAT wystawiając min. „puste faktury” i tworząc karuzelę podatkową.
Co w przypadku, gdy jako wystawcy zorientujemy się, że nasz nieterminowy odbiorca nie wywiązał się z płatności w terminie? W interpretacji indywidualnej z dnia 3 października 2019 r., 0115-KDIT1-1.4012.515.2019.1.KM, Dyrektor KIS wyjaśnił iż, istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej in minus do zera, ze względu na jej zbyt wczesne wystawienie. Aczkolwiek jak wskazuje Krajowa Informacja Skarbowa, co do zasady pustych faktur nie można korygować w terminie późniejszym niż 30 dni od jej wystawienia. W takim przypadku każdorazowo zalecają kontakt z właściwym Urzędem Skarbowym, w celu potwierdzenia czy ową korektę do zera można wystawić, czy nie. Bowiem w przypadku „pustych faktur” mamy do czynienia z art. 108 ustawy o VAT, który ma charakter sankcyjno-prewencyjny, mający zapobiegać nadużyciom w systemie VAT.
Jedną z najnowszych zmian wprowadzanych poprzez pakiet SLIM VAT 2 podpisany przez Prezydenta, 19 sierpnia 2021r. jest wydłużenie możliwość wystawania faktury do 60 dni przed dokonaniem transakcji. Zmiany wchodzą w życie w październiku 2021r. Być może to pozwoli uniknąć problemów z nieterminowymi kontrahentami.
Praktyka pokazuje, iż w celu wyeliminowania ryzyka najczęściej spotkać się można z wystawaniem faktur proforma- które nie są dowodami księgowymi i nie są wykazywane w deklaracjach JPK zarówno po stronie sprzedawcy jak i nabywcy- na podstawie których dokonywana jest płatności rodząca powstanie obowiązku podatkowego i dopiero wtedy sprzedawca wystawia już opłaconą fakturę zaliczkową unikając rozbieżności w okresach rozliczeniowych.
Autor: Elżbieta Stefaniak, Specjalista ds. VAT w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.
Źródła:
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
