Zaległy urlop wypoczynkowy – można wysłać pracownika bez jego zgody czy nie?

Przed nami wyczekiwany przez wielu okres wakacyjny. Dla dużej części pracowników jest to czas, w którym planują swój wypoczynek. Co roku wiele pytań budzi kwestia urlopu zaległego. Przypominamy zatem najważniejsze zagadnienia związane z zaległymi urlopami, na czele z odpowiedzią o możliwość skierowania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy bez jego zgody.

Limity urlopowe w 2025 roku pozostają bez zmian. Osoby, których staż pracy jest niższy niż 10 lat mogą liczyć na 20 dni urlopu. Pracownikom, którzy mogą pochwalić się dłuższym, niż dziesięcioletni stażem pracy, przysługuje 26 dni.

Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy pracodawca powinien go udzielić pracownikowi?

Pracownicy, z różnych powodów, często nie wykorzystują w ciągu roku kalendarzowego wszystkich przysługujących im dni urlopowych. Zgodnie z przepisami, urlop niewykorzystany przechodzi na następny rok. Pracodawca powinien udzielić urlopu zaległego najpóźniej do 30 września kolejnego roku.

Przykład 1.

Pani Monika w 2024 roku wykorzystała 19 dni urlopu wypoczynkowego. Jej limit to 26 dni. Oznacza to, iż 7 dni urlopu przechodzi na następny, 2025 rok. Pani Monika ma wobec tego do dyspozycji 33 dni urlopu. Urlop zaległy powinna wykorzystać do 30 września 2025 roku.

Warto pamiętać, iż prawo do przeniesienia niewykorzystanej części urlopu nie dotyczy urlopu na żądanie – zgodnie z przepisami, pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądnie (które są wliczone w limit 20/26 dni na rok); jeśli jednak wykorzysta tylko część tych dni lub nie skorzysta z nich wcale, nie oznacza to, że w roku następnym będzie miał do dyspozycji większą liczbę dni urlopu na żądanie.

Przykład 2.

Pani Monika w 2024 roku wykorzystała 19 dni urlopu wypoczynkowego, a także 2 dni urlopu na żądanie. Jej limit to 26 dni. W 2025 będą jej przysługiwać łącznie 33 dni urlopu, w tym kodeksowe 4 dni urlopu na żądanie.

Czy urlop zaległy przepada po 30 września roku następnego?

Czy po 30 września danego roku pracownik traci prawo do urlopu zaległego, a dni, których nie zdążył wykorzystać przepadają? Otóż nie – prawo do niewykorzystanego urlopu wygasa po upływie okresu przedawnienia, który rozpoczyna się zawsze 30 września roku następnego po roku kalendarzowym, w którym prawo do urlopu zostało nabyte. Okres przedawnienia wnosi 3 lata. Przykładowo, prawo do urlopu wypoczynkowego za rok 2024 ulegnie przedawnieniu 30 września 2028 roku.

Czy pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy bez jego zgody?

Na to pytanie odpowiedź jest niejednoznaczna. Zgodnie z orzecznictwem sądowym pracodawca w pewnych warunkach ma prawo do jednostronnego skierowania pracownika na urlop. Przykładowo, wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02) mówi wprost: „Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku [obecnie: do 30 września następnego roku – chodzi o urlop zaległy, przyp. red.] nie wymaga zgody pracownika”.

Podobny wyrok Sąd Najwyższy wydał pięć lat później, w 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07): „Z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. W 2020 r. takie stanowisko poparło również Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, odpowiadając na interpelację nr 8918: „Orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

Co ciekawe, przywołana przez MRPiPS Państwowa Inspekcja Pracy jest odmiennego zdania. Według PIP pracodawca nie może jednostronnie skierować pracownika na urlop wypoczynkowy, ani zaległy, ani bieżący (wyjątkiem jest tu sytuacja przewidziana w art. 167¹ dotycząca wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia). Może natomiast zobowiązać pracowników do zaplanowania terminów, w jakich chcą wykorzystać urlopy (w okresie przewidzianym przez przepisy). Jeśli pracownicy nie będą chcieli dojść w tej sprawie do porozumienia z pracodawcą, ten będzie mógł odwołać się do art. 108 Kodeksu pracy, dotyczącego kar porządkowych, i w ten sposób wyegzekwować od pracowników współpracę w zakresie wykorzystania urlopu zaległego.

Jak wiemy z praktyki, urlopy zaległe (w różnym wymiarze) dla bardzo wielu pracowników są czymś powszechnym. Warto pamiętać jakie wiążą się z tym prawa i obowiązki. Niezależnie jednak od orzeczeń sądowych oraz stanowiska PIP, należy mieć na uwadze, że urlop wypoczynkowy jest ważnym czynnikiem wpływającym na dobrostan, a także na jakość pracy nas wszystkich. Dlatego jako zespół kadrowo-płacowy MDDP Outsourcing, rekomendujemy dbałość o swój wypoczynek przez cały rok, nie tylko w okresie wakacyjnym.

Źródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące wysyłania pracownika na urlop zaległy
https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracodawca-moze-wyslac-pracownika-bez-jego-zgody-na-urlop-zalegly; dostęp 21.05.2025 r.

MDDP OUTSOURCING – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Anna Burzyńska, Specjalista ds. kadr i płac w MDDP Outsourcing Warszawa