Blog

Zalety korzystania z Elektronicznego Obiegu Dokumentów

16.02.2018
Rafał Michniewicz
Rafał Michniewicz
Partner w MDDP Outsourcing

W dzisiejszych czasach korzystanie z document workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów, wydaje się czymś oczywistym i naturalnym w prowadzeniu księgowości firmy.

Tyle teorii. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców wciąż nie postawiło jeszcze na korzystanie z tego rozwiązania. Jako zwolennicy wdrażania i usprawniania EOD uważamy, że jest to niejako zgoda na niewykorzystanie dużego potencjału, dlatego chcielibyśmy przypomnieć listę głównych (choć z pewnością nie wszystkich) zalet korzystania z tego typu rozwiązań:

  1. Zwiększenie efektywności
    Niewątpliwie korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ogranicza ilość pracy manualnej związanej z procesowaniem faktur.
  2. Mniej błędów w księgowaniu
    Wbudowane algorytmy weryfikacji nie pozwalają na popełnianie błędów, które są możliwe jeśli procowanie faktur odbywa się całkowicie ręcznie.
  3. Większa dostępność danych
    Dzięki temu, że są one przechowywane w centralnym, elektronicznym repozytorium, dostęp do nich możliwy jest z wielu różnych miejsc oraz urządzeń.
  4. Zwiększona kontrola
    Możliwość wbudowania automatycznych mechanizmów weryfikacji pozwala na znaczące zwiększenie zakresu monitorowania i kontroli.
  5. Skrócenie czasu procesowania dokumentów
    W porównaniu do tradycyjnego modelu przenoszenia papieru między kolejnymi etapami, możliwa jest znaczne przyspieszenie przemieszczania się dokumentów wewnątrz firmy oraz do odbiorcy zewnętrznego.
  6. Ochrona przed utratą danych
    Śledzenie historii obiegu dokumentów chroni przed ich zagubieniem bądź zniszczeniem, co w wypadku faktur papierowych, niestety, wciąż jeszcze się zdarza.
  7. Zmniejszenie ryzyka popełnienia nadużyć
    Zaszyte mechanizmy i algorytmy ograniczają możliwości dopuszczenia się nadużyć do absolutnego minimum.
  8. Obniżenie kosztów księgowania
    To wypadkowa wszystkich wyżej wymienionych zalet i korzyści.

Podsumowując – elektroniczny obieg dokumentów, dla wielu przedsiębiorców, może przynieść znaczące korzyści i wymierną, łatwo zauważalną różnicę. Nie wymaga też zmiany systemu ERP czy programu księgowo-finansowego, dlatego jego wdrożenie w przedsiębiorstwie nie musi wiązać się z dużymi nakładami finansowymi. Warto zatem zastanowić się, czy to nie dobry moment, aby poświęcić EOD więcej uwagi i rozpocząć usprawnianie księgowości swojej firmy.