Zalety korzystania z Elektronicznego Obiegu Dokumentów
W dzisiejszych czasach korzystanie z document workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów, wydaje się czymś oczywistym i naturalnym w prowadzeniu księgowości firmy.
Tyle teorii. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców wciąż nie postawiło jeszcze na korzystanie z tego rozwiązania. Jako zwolennicy wdrażania i usprawniania EOD uważamy, że jest to niejako zgoda na niewykorzystanie dużego potencjału, dlatego chcielibyśmy przypomnieć listę głównych (choć z pewnością nie wszystkich) zalet korzystania z tego typu rozwiązań:
- Zwiększenie efektywności
Niewątpliwie korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów ogranicza ilość pracy manualnej związanej z procesowaniem faktur. - Mniej błędów w księgowaniu
Wbudowane algorytmy weryfikacji nie pozwalają na popełnianie błędów, które są możliwe jeśli procowanie faktur odbywa się całkowicie ręcznie. - Większa dostępność danych
Dzięki temu, że są one przechowywane w centralnym, elektronicznym repozytorium, dostęp do nich możliwy jest z wielu różnych miejsc oraz urządzeń. - Zwiększona kontrola
Możliwość wbudowania automatycznych mechanizmów weryfikacji pozwala na znaczące zwiększenie zakresu monitorowania i kontroli. - Skrócenie czasu procesowania dokumentów
W porównaniu do tradycyjnego modelu przenoszenia papieru między kolejnymi etapami, możliwa jest znaczne przyspieszenie przemieszczania się dokumentów wewnątrz firmy oraz do odbiorcy zewnętrznego. - Ochrona przed utratą danych
Śledzenie historii obiegu dokumentów chroni przed ich zagubieniem bądź zniszczeniem, co w wypadku faktur papierowych, niestety, wciąż jeszcze się zdarza. - Zmniejszenie ryzyka popełnienia nadużyć
Zaszyte mechanizmy i algorytmy ograniczają możliwości dopuszczenia się nadużyć do absolutnego minimum. - Obniżenie kosztów księgowania
To wypadkowa wszystkich wyżej wymienionych zalet i korzyści.
Podsumowując – elektroniczny obieg dokumentów, dla wielu przedsiębiorców, może przynieść znaczące korzyści i wymierną, łatwo zauważalną różnicę. Nie wymaga też zmiany systemu ERP czy programu księgowo-finansowego, dlatego jego wdrożenie w przedsiębiorstwie nie musi wiązać się z dużymi nakładami finansowymi. Warto zatem zastanowić się, czy to nie dobry moment, aby poświęcić EOD więcej uwagi i rozpocząć usprawnianie księgowości swojej firmy.
Rafał Michniewicz
Partner w biurze rachunkowym MDDP Outsourcing w Warszawie
