Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców obowiązują już ponad miesiąc!

1 czerwca 2025 r. weszły w życie przepisy, które zmieniły zasady zatrudniania obcokrajowców w Polsce. Elektronizacja, nowe obowiązki i wyższe kary – sprawdzamy co te zmiany oznaczają w praktyce dla pracodawców i cudzoziemców.

Minął już miesiąc z okładem, odkąd w życie weszły zmiany w powierzaniu pracy cudzoziemcom. Celem ustawy, która obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. jest przede wszystkim usprawnienie procedur dotyczących zatrudniania obcokrajowców, ograniczenie nadużyć (tj. nielegalnego zatrudniania) oraz elektronizacja całego procesu. Sprawdzamy co dokładnie się zmieniło i w jaki sposób.

Likwidacja „testu rynku pracy”

Pierwszym, kluczowym ułatwieniem dla pracodawców, jest likwidacja tzw. testu rynku pracy. Nie będzie już trzeba mieć potwierdzenia od starosty o braku krajowych kandydatów na dane stanowisko. Ustawodawca pozostawił jednak możliwość utworzenia przez lokalne władze list zawodów i rodzajów pracy, w których cudzoziemcy, nie uzyskają pozwolenia na pracę. Decyzja o utworzeniu takich list ma być podejmowana w oparciu m.in. o aktualną stopę bezrobocia, informacje o zwolnieniach grupowych na danym obszarze, a także liczbę zarejestrowanych bezrobotnych i poszukujących pracy w konkretnych zawodach.

Elektronizacja zatrudniania cudzoziemców

Elektronizacja całego procesu zatrudnienia to kolejne usprawnienie, z którego mogą korzystać zarówno pracodawcy, jak i odpowiednie urzędy. Portal praca.gov.pl ma umożliwiać kontakt z odpowiednimi władzami tak pracodawcom, jak i cudzoziemcom, czekającym na wydanie zezwolenia. Już samo złożenie wniosku o wydanie takiego zezwolenia będzie można załatwić bez wychodzenia z domu. Do tej pory należało go złożyć osobiście, ale od czerwca ów wniosek składa się w formie elektronicznej. Jest to nie tyle ułatwienie, co konieczność, ponieważ dokumenty składane poza systemem – papierowo, nie będą rozpatrywane. Wnioski, decyzje, odwołania czy bieżąca komunikacja – cały proces ma przenieść się do portalu praca.gov.pl.

Nowe obowiązki dla pracodawców zatrudniających obcokrajowców po 1 czerwca 2025

Nowe przepisy to również nowe obowiązki, na czele z koniecznością przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy. Taki dokument należy dostarczyć jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Ponadto pracodawca, który złożył oświadczenie o powierzeniu pracy musi przekazać staroście danego powiatu również następujące informacje:

• zawiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni;
• zawiadomienie o niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od przyjętego terminu rozpoczęcia zatrudnienia;
• przedterminowym zakończeniu pracy.

Pracodawca ma – tak jak dotąd – obowiązek zawarcia umowy z cudzoziemcem w formie pisemnej, a zanim to nastąpi – powinien przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca, zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. W przypadku umowy sporządzonej w języku obcym należy przygotować również tłumaczenie przysięgłe w języku polskim.

Trzeba pamiętać, że pracodawców obowiązuje bezwzględny obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, analogicznie jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni czy dostosowanie wysokości wynagrodzenia do aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w przypadku niższej kwoty wskazanej w oświadczeniu), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca). Za niedopełnienie powyższych obowiązków grożą sankcje.

Kiedy nastąpi odmowa zatrudnienia cudzoziemca?

Omawiane zmian w przepisach mają również chronić rynek przed nielegalnym podejmowaniem pracy przez cudzoziemców. Do 31 maja 2025 r. wojewoda mógł odmówić wydania zezwolenia, np. gdy pracodawca w przeszłości zatrudniał nielegalnie cudzoziemców. Teraz katalog kryteriów, które mogą być podstawą odmowy, rozszerzył się m.in o następujące punkty:

• unikanie płacenia składek na ZUS i/lub podatków;
• fikcyjne założenie działalności, która ma służyć wyłącznie wjazdowi cudzoziemców na teren Polski, bez rzeczywistego zatrudnienia;
• niepodjęcie pracy w ciągu ostatnich 2 lat, odkąd cudzoziemiec uzyskał pozwolenie na pracę i przyjechał do Polski.

Jakie kary grożą za nielegalne zatrudnienie od 1 czerwca 2025?

Weszły w życie także istotne zmiany w wysokości kar za nielegalne zatrudnienie. Grzywna za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie może wynieść nawet do 3000 złotych za pracownika. Do tej pory kara była nakładana za dane naruszenie, jednak zmiana w kalkulacji – per pracownik – może być bardziej dotkliwa. W przypadku intencjonalnego naruszenia prawa maksymalna grzywna może wynieś do 50 000 tysięcy złotych, a w rozliczeniu za pracownika – sięgać do 6000 zł za osobę.

Jak widać, z jednej strony pracodawcy doczekali się ułatwień w zatrudnieniu cudzoziemców, m.in. dzięki obowiązkowej, pełnej elektronizacji działań formalnych. Wiążą się z tym jednak także nowe obowiązki, które mają zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo całego procesu. Czas pokaże, w jakim stopniu wprowadzone zmiany przyczynią się do uporządkowania działań związanych z zatrudnieniem cudzoziemców i obniżenia poziomu nielegalnego zatrudnienia.

MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autor: Anna Burzyńska, Specjalista ds. kadr i płac, MDDP Outsourcing Polska – biuro Warszawa

Źródła:

• Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• https://psz.praca.gov.pl/dla-pracodawcow-i-przedsiebiorcow/zatrudnianie-cudzoziemcow/powierzenie-pracy-na-podstawie-oswiadczenia