Znika obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS

Rząd przyjął nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która ma znieść obowiązek przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń w ZUS. Co jeszcze warto na ten temat wiedzieć?

Rada Ministrów przyjęła 15 lipca 2025 roku projekt ustawy (nr UDER42), która ma na celu zniesienie obowiązku przechowywania przez płatników składek dokumentów zgłoszeniowych do ZUS w postaci papierowej, poprzez uchylenie w art. 36 ust. 8 ustawy systemowej. Jest to kolejny z projektów deregulacyjnych, które mają zmniejszyć liczbę obowiązków prawnych i administracyjnych, ciążących na przedsiębiorcach.

Jakie obecnie obowiązki mają przedsiębiorcy w zakresie zgłoszeń do ZUS?

W obecnym stanie prawnym, zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej u.s.u.s.), w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, płatnik ma dodatkowo obowiązek przechowywania przez okres 5 lat zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. Mowa tu o formularzach ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA, czy ZUS ZWUA. Dokumenty te nie są częścią akt osobowych, zatem ustawodawca wymaga, aby płatnik składek przechowywał je w oddzielnym zbiorze dokumentacji pracowniczej.

Co ma zmienić nowelizowana ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych?

Jak głosi uzasadnienie do projektu omawianej ustawy, obowiązek przechowywania wskazanej wyżej dokumentacji jest postrzegany przez przedsiębiorców jako nadmiarowy. Autorzy projektu twierdzą, że dodatkowa archiwizacja jest w tym przypadku zbędna, ponieważ zarówno ZUS, jak i podmiot zgłaszający, za pośrednictwem systemu Płatnik lub eZUS, w łatwy sposób mogą dotrzeć do dokumentów zgłoszeniowych w postaci elektronicznej. Z przedsiębiorcami zgadza się ZUS, który potwierdził, że likwidacja obowiązku nie wpłynie negatywnie na realizację zadań Zakładu.

Od kiedy przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać papierowych zgłoszeń do ZUS?

Ustawa uchylająca art. 36 ust. 8 u.s.u.s. ma wejść w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia. Bieżący etap prac na nowelizacją można sprawdzić w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

Projekt ustawy zakłada, że płatnik składek, który na dzień przed dniem wejścia w życie ustawy uchylającej był zobowiązany do przechowywania zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego, z dniem wejścia w życie ustawy zostanie z tego obowiązku zwolniony.

To dobry krok w stronę racjonalizacji biurokratycznych wymogów ciążących na przedsiębiorcach.

MDDP OUTSOURCING POLSKA – USŁUGI KSIĘGOWE I KADROWO-PŁACOWE DLA WYMAGAJĄCYCH FIRM
KSIĘGOWI I KADROWI, KTÓRZY TWORZĄ WARTOŚĆ – NIE TYLKO JĄ MIERZĄ

▪  Usługi księgowe  ▪ Usługi kadrowo-płacowe ▪ Sprawozdania finansowe
> Zadzwoń do nas już dziś! <

Autorka: Martyna Ścierska, Ekspert ds. kadr i płac w MDDP Outsourcing Polska – Katowice