Zwrot zagranicznego podatku VAT – mechanizm REF-VAT

Do 30 września 2023 r. przedsiębiorcy mogą złożyć wniosek o zwrot zagranicznego podatku VAT za 2022 rok. Choć do tego terminu pozostaje jeszcze trochę czasu, warto już teraz przypomnieć zasady związane z tzw. mechanizmem VAT-REF. Procedura ta pozwala osobom prowadzącym działalność gospodarczą na terytorium kraju Unii Europejskiej na odzyskanie podatku naliczonego w innym kraju UE. Czym tak w zasadzie jest mechanizm VAT-REF? Kto może ubiegać się zwrot zagranicznego VAT i jakie warunki należy spełnić, aby go uzyskać?

Prowadząc działalność, przedsiębiorcy bardzo często dokonują zakupów za granicą. Przy zakupie określonych towarów lub usług, takich jak, chociażby paliwo, zakwaterowanie czy żywność, podatnik nie ma możliwości odliczenia podatku VAT w deklaracji składanej do polskiego Urzędu Skarbowego. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi mechanizm VAT-REF. Zgodnie z m.in. umową o unikaniu podwójnego opodatkowania mechanizm ten pozwala na ubieganie się o zwrot podatku od wartości dodanej. Wykorzystując przepisy prawa, przedsiębiorcy mogą odzyskać podatek VAT zapłacony w innym kraju UE.

Wniosek o zwrot podatku VAT może złożyć każdy przedsiębiorca dokonujący zakupu w granicach Unii Europejskiej.

Jakie warunki należy spełnić, aby skorzystać z mechanizmu VAT-REF?

Warunki skorzystania ze zwolnienia z zagranicznego podatku VAT wynikają z art.3 dyrektywy Rady Europejskiej 2008/9/WE oraz art.89 ust. 1 h stawy o VAT.

W myśl przepisów przedsiębiorca:

1. nie posiadać siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, gdzie dokonał nabycia w państwie zwrotu,
2. musi być czynnym podatnikiem VAT, nie dokonywać wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT, jak również nie korzystać ze zwolnienia VAT podmiotowego dla małych przedsiębiorstw (w przypadku polskich podatników jest to limit sprzedaży w wysokości 200 000 zł netto).
3. nie może wykonywać na terytorium państwa zwrotu sprzedaży w okresie zwrotu.

Co jest przedmiotem wniosku, aby odzyskać podatek VAT zapłacony w innym kraju UE?

Zwrot podatku VAT jest możliwy w przypadku towarów/usług takich jak m.in.:

1. nabycie paliwa oraz wynajem środków transportu,
2. inne wydatki związane ze środkami transportu, m.in. opłaty drogowe,
3. opłaty za transport – przejazd taksówkami, komunikacją publiczną,
4. koszty zakwaterowania, wraz z zakupem żywności, napojów i usług restauracyjnych,
5. opłaty za wstęp na targi i wystawy,
6. wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne.

Wniosek ten odnosi się do zakupu towarów lub usług oraz importu towarów, co do których wnioskodawcy przysługiwałoby prawo do odliczenia podatku VAT w państwie członkowskim, na podstawie jego krajowych przepisów. Według nomenklatury europejskiej każdy zakup ma wspólnotowy kod i musi być udokumentowany fakturą lub innym dokumentem, który może być wymagany jako załącznik do wniosku. Należy pamiętać, że w przypadku gdy podstawa opodatkowania wynosi 1.000 euro i więcej lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej, państwo członkowskie może wymagać przedłożenia dokumentów, które potwierdzą nabycie towarów lub usługi. W przypadku kiedy faktura dokumentuje zakup paliwa, próg ten wynosi 250 euro lub jej odpowiednik w polskich złotych.

Ile trwa procedura zwrotu podatku VAT w VAT-REF?

Wniosek o zwrot zagranicznego podatku VAT nie jest składany w kraju, w którym zostały nabyte towary i usługi, lecz w kraju siedziby podatnika, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Tak złożony dokument zostaje następnie przesłany do organu podatkowego w docelowym kraju zwrotu. Maksymalnym okresem, za jaki złożony być może wniosek jest rok kalendarzowy. W przypadku wniosków składanych w Polsce formularz VAT-REF składany jest za pomocą systemu e-Deklaracje – dokument kierowany jest do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Państwo członkowskie Unii Europejskiej powiadamia o swojej decyzji dotyczącej wniosku VAT_REF w trzech terminach, w zależności od wariantu:

1. 4 miesiące od jego otrzymania przez państwo członkowskie,
2. 2 miesiące od dnia otrzymania dodatkowych informacji, których zażądało, nie krócej jednak niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez państwo zwrotu,
3. 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku, gdy państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji.

Zwrot zagranicznego podatku VAT realizowany jest w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów. W przypadku wystąpienia opóźnień ze strony urzędu wnioskodawcy przysługują odsetki za zwłokę.

Autor: Łukasz Krówka — księgowy w Warszawskiem biurze rachunkowym MDDP Outsourcing

Źródło: https://www.biznes.gov.pl/pl