Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Usługi /


Różnice pomiędzy obiegiem papierowym a obiegiem elektronicznym z wykorzystaniem Elektronicznego Obiegu Dokumentów MDDP Outsourcing – Flexi Workflow.

  1. Przyjmowanie dokumentów – sprawdzone procedury i odciążenie Klienta.

    To pierwszy krok obiegu dokumentów, często bagatelizowany, co jest nieuzasadnione. Na tym etapie następuje przypisanie terminu otrzymania dokumentu, co jest ważne, m.in. pod kątem VAT. Błędy w ewidencji otrzymania dokumentów mogą więc prowadzić do złej ewidencji na potrzeby VAT. Należy także zauważyć, że etap ten jest złożony – może zarówno oznaczać przyjęcie dokumentów papierowo, jak i elektronicznie.
    Różnice między papierowym a elektronicznym obiegiem dokumentów Flexi Workflow od MDDP OutsourcingDalej, możemy mówić o dokumentach tzw. oryginalnych, bądź kopiach dokumentów – co należy zidentyfikować, aby uniknąć błędów polegających na wprowadzaniu do ewidencji zdublowanych dokumentów. W wypadku korzystania z Elektronicznego Obiegu Dokumentów, wszystkie te niuanse możemy rozwiązać poprzez przekierowanie obiegu dokumentów do MDDP Outsourcing, gdzie działają odpowiednie, przetestowane i sprawdzone procedury. W obiegu papierowym, to Klient musi zapewnić poprawność tego etapu.
     
  2. Skrócenie czasu pomiędzy wpływem dokumentu a otrzymaniem dostępu do niego przez  uprawnionych użytkowników.

    W obiegu papierowym czas, który upływa od momentu wpływu dokumentu na recepcję, do momentu kiedy wszyscy autoryzowani pracownicy go zaakceptują, zależy oczywiście od ilości osób go akceptujących. Zależy jednak także od tego, czy wszyscy akceptujący są w tej samej lokalizacji, czy wszyscy są dostępni, od tego, czy dokument nie utknął na czyimś biurku, itd. W obiegu elektronicznym eliminujemy problemy geograficzne, a także ułatwiamy rozwiązanie problemu utknięcia dokumentu – w każdej chwili można sprawdzić gdzie (u kogo) dany dokument „zawisł”.

     
  3. Szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie historycznych dokumentów.

    Dokumenty papierowe można wyszukiwać w segregatorach, co, jak z pewnością każdy miał okazję się przekonać, jest procesem bardzo uciążliwym. W wypadku Elektronicznego Obiegu Dokumentów, możemy wyszukiwać dokumenty bez konieczności fizycznego odwiedzenia archiwum – co jest jedną zaletą, a także po wielu zmiennych, w mgnieniu oka. Jeśli pomyślimy o bardziej skomplikowanych zapytaniach, niż wyszukanie jednego dokumentu – np. wyszukanie dokumentów od kontrahenta A na przestrzeni roku – okazuje się, że w Elektronicznym Obiegu Dokumentów trwa sekundę, a w archiwum gdzie dokumenty ułożone są chronologicznie – może trwać wieki. Ponadto należy zauważyć, że po zapoznaniu się z wyszukanymi dokumentami, do archiwum należy je zwrócić, co jest kolejnym procesem z ryzykiem zgubienia dokumentów. Tego ryzyka nie ma w wypadku EOD.

     
  4. Zapytanie o dane dla kilku spółek z grupy w postaci łącznych, czytelnych raportów.

    W wypadku potrzeby, wyszukanie dokumentów (czy danych liczbowych dotyczących kilku spółek), w Elektronicznym Obiegu Dokumentów stosowanym przez MDDP Outsourcing, możemy przeprowadzić poprzez jedno zapytanie; wystarczy że mamy dostęp do odpowiednich spółek. W wypadku wyszukiwania tychże dokumentów w segregatorach – będzie to proces długotrwały, a także (w systemach księgowych) będzie wymagał przelogowania się między bazami różnych spółek, natomiast zestawienia per spółka będą musiały być scalane do jednego, zbiorczego, prezentującego łączne dane.

     
  5. Powiązanie faktur z umowami – mały szczegół ułatwiający życie.

    Często zdarza się, że aby zatwierdzić dokument czy nawet coś zweryfikować, potrzebujemy umowę, której on dotyczy. W obiegu MDDP Outsourcing, dzięki możliwości powiązania dokumentów z umowami, jest to banalnie proste. Dzięki linkowi który znajduje się przy każdym dokumencie mamy taką możliwość. Umowy dostępne są także online, co eliminuje uciążliwości występujące w wypadku posiadania ich skanów na mailu, na dyskach sieciowych, w różnych folderach i pod różnymi nazwami.

     
  6. Możliwość przetrzymania dokumentów przez pracownika Klienta, bez wiedzy organizacji – wyeliminowanie groźnego ryzyka.

    W wypadku obiegu papierowego, zdarza się, że pracownicy (często przez przypadek) gubią dokumenty. Nawet jeśli jest to zgubienie czasowe, np. poprzez włożenie ich do szuflady, straty dla organizacji mogą być bardzo dotkliwe. Brak zapłaty na czas do kontrahentów, zerwane kontrakty, wypowiedziane umowy leasingu czy najmu nieruchomości, odłączenie prądu – to tylko niektóre z efektów przetrzymania dokumentów w szufladzie jakie widzieliśmy. Takie sytuacje praktycznie nie zdarzają się w wypadku EOD. Dokumenty - nawet jeśli, na jakimś etapie, nie są akceptowane na czas – są stale w monitoringu i nie ma fizycznej możliwości, aby zaginęły.

     
  7. Dostęp do dokumentów – wygoda i przyspieszenie procesu.

    EOD jest dostępny online zarówno poprzez komputery, jak i komórki czy tablety. Oznacza to, że można dzięki niemu zatwierdzać dokumenty o każdej porze, niezależnie od lokalizacji. To znakomicie ułatwia i przyspiesza obieg dokumentów, uniezależniając go od delegacji czy innych nieobecności. W wypadku obiegu papierowego, dokumenty muszą być zatwierdzone w trakcie fizycznej obecności pracowników w biurze – co może prowadzić do opóźnień.

M.in. z tych powodów większość Klientów dla których świadczymy usługi księgowe, korzysta z Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Dodajmy, że EOD dostępny jest także dla firm które nie potrzebują usługi księgowej.

 

Chcesz wiedzieć więcej?

Wyślij zapytanie ofertowe na usługi księgowe MDDP Outsourcing