Usługi

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w firmie ma kluczowe znaczenie dla realizacji najważniejszych procesów biznesowych. Wpływa na przyspieszenie i uszczelnienie czynności związanych z procesowaniem dokumentacji, zapewnia transparentność prowadzonych działań, obniża koszty operacyjne, a także pozwala wyeliminować ryzyko błędów ludzkich i zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.

Różnice między tradycyjnym a cyfrowym obiegiem dokumentów

Digitalizacja obiegu dokumentów szczególne zastosowanie znajduje w spółkach i grupach kapitałowych, które cechują duże wymagania kontrolne. Ze względu na wygodę dostępu do informacji, na wdrożeniu EOD skorzystają również firmy wielopodmiotowe oraz takie przedsiębiorstwa, których rozproszona struktura geograficzna (wiele biur w różnych lokalizacjach) powoduje, że tradycyjny, papierowy obieg jest bardzo problematyczny.

Obieg dokumentów – elektroniczny system workflow

System Flexi Workflow, stworzony przez zespół ekspertów MDDP Outsourcing i umożliwia efektywne zarządzanie dokumentami w Państwa firmie. Rozwiązanie to jest dedykowane dla Państwa zarówno w ramach kompleksowej usługi księgowej, jak również jako narzędzie dla Państwa własnego działu księgowości.

Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, dzięki zaszytym mechanizmom, system umożliwia intuicyjną, wielowymiarową dekretację dokumentów, podział na MPK, projekty, etc. Korzystając z wygodnej funkcjonalności takiej klasyfikacji może dokonać każdy pracownik merytoryczny odpowiedzialny za akceptację dokumentów w systemie.

Oferowany przez MDDP Outsourcing elektroniczny obieg dokumentów Flexi Workflow umożliwi Państwu m.in.:

  • pełną digitalizację papierowych dokumentów,
  • kwalifikowanie dokumentów m.in. pod względem VAT i CIT,
  • elastyczne budowanie ścieżek obiegu dokumentów w firmie,
  • kompletne ustalanie dekretów księgowych,
  • automatyzację przekazywania dokumentów, informacji lub zadań wg zasad panujących w organizacji,
  • bieżące śledzenie statusu każdego dokumentu (faktura, wprowadzenie przelewu, płatność),
  • integrację z systemami finansowo-księgowymi,
  • eksport danych z systemu do odpowiedniego formatu pliku.

Funkcjonalności systemu EOD

Moduł skanowania

System jest przygotowany tak, aby w wygodny dla użytkownika sposób można było skanować całe paczki dokumentów zakupowych otrzymywanych od kontrahentów tradycyjnym sposobem i jednocześnie w sposób całkowicie automatyczny dla każdego dokumentu tworzyć pojedynczy rekord (skan i metryka) podlegający indywidualnej ścieżce zatwierdzania.

  • pomijany jest czasochłonny proces rejestracji faktur
  • możliwe jest skanowanie faktur w paczkach

Moduł e-faktur

System można zintegrować ze skrzynką mailową przeznaczoną do odbioru faktur elektronicznych przesyłanych od kontrahentów. E-faktury w formacie PDF będą wtedy automatycznie wczytywane do systemu.

Co ważne import faktur (po dokonaniu odpowiedniego ustawienia przez administratora) następuje w systemie do elektronicznego obiegu dokumentów automatycznie, bez ingerencji użytkownika.

  • automatyzacja importu otrzymanej faktury do systemu – oszczędność czasu
  • przyspieszenie procesu akceptacji faktury – możliwość wcześniejszego odliczenia VAT,
  • cyfrowa ewidencja otrzymanych faktur – bez papierowych protokołów,
  • wyeliminowanie papierowych faktur – ochrona środowiska.

Moduł faktur zakupu

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na kompleksowe zaimplementowanie zasad i procedur obiegu akceptacji dokumentów obowiązujących w każdej firmie – w formie elektronicznej. Kiedy faktury zakończą obieg, są przesyłane do pracowników księgowości – księgowane i transferowane do systemu księgowego.

  • budowanie ścieżek obiegu dokumentów według potrzeb firmy,
  • stworzenie wielu poziomów akceptacji,
  • możliwość zdefiniowania warunków decydujących o przejściu dokumentów z jednego etapu do następnego.

Moduł płatności

System Flexi Workflow oferuje zupełnie odrębny obieg płatności, który nie wpływa na proces akceptacji merytorycznej i księgowania dokumentów księgowych. Niezależnie od obiegu księgowego faktury (skutkującemu ewidencją kosztów) można ustawić w systemie równolegle obieg płatności, dzięki czemu jeden proces nie wstrzymuje drugiego.

  • opcja ustawienia obiegu płatności równolegle do obiegu dokumentów,
  • możliwość zdefiniowania ścieżek i etapów akceptacji płatności,
  • stały dostęp do statusu płatności na każdym jej etapie.

Moduł zamówień zakupu

Flexi Workflow oferuje kompleksowe podejście do procesu zakupów w firmie: tworzenie zamówienia zakupu, jego weryfikacja i uzgadnianie zamówienia zakupu z fakturą, wraz z równoległym i niezależnym obiegiem płatności – wszystkie te czynności w jednym systemie, aż do wykonania płatności.

  • tworzenie elektronicznych zamówień w systemie i specyficznych dla nich ścieżek akceptacji zanim spłynie faktura od dostawcy,
  • zgłaszanie potrzeb zakupowych w jednym miejscu, co daje szerokie możliwości ich późniejszej analizy i prognozowania oraz kontrolowania wydatków przed ich powstaniem,
  • wysyłanie zaakceptowanych zamówień do dostawców,
  • automatyczne sprawdzanie zgodności faktury z zamówieniem (po otrzymaniu dostawy/usługi) oraz informowanie o wyniku odpowiednich osób,
  • tworzenie zamówień cyklicznych czy budżetowych – po zaakceptowaniu budżetu wszystkie faktury mieszczące się w budżecie mogą być zatwierdzone (niezależnie od ich ilości),
  • sprawdzanie i kontrolowanie procentowego, bądź kwotowego odchylenia wartości faktury od wartości wystawionego zamówienia,
  • efektywne zarządzanie dokumentami – śledzenie po statusach, aby móc w każdej chwili sprawdzić gdzie znajduje się dany dokument.

Moduł księgowania

Tworząc system elektronicznego obiegu dokumentów kładliśmy nacisk na jego zgodność z zasadami rachunkowości oraz automatyzację procesów i ich maksymalne uproszczenie. Przykładowo, dla transakcji powtarzalnych o tym samym charakterze stworzono tzw. klasy transakcji oraz wiele schematów księgowania faktur cyklicznych, co pomaga zoptymalizować organizację pracy, dzieląc zadania między pracowników o różnym poziomie wiedzy.

  • dostępna lista ponad 40 podstawowych klas transakcji,
  • integracja z systemami finansowo-księgowymi,
  • możliwość importu klasyfikatorów ułatwiające analizę kosztów.

Moduł e-archiwum

Flexi Workflow, oferuje funkcjonalność tzw. e-archiwum, które jest oddzielnym modułem do archiwizowania i klasyfikowania dokumentacji w podziale na kategorie. Można go używać zupełnie niezależnie od pozostałych modułów systemu, jednak doskonale sprawdza się w połączeniu z modułem do procesowania faktur.

  • przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej w jednym miejscu, w wygodnych formatach (m.in. PDF, DOC, XLS),
  • łatwy dostęp przez przeglądarkę internetową do całości dokumentacji, bez konieczności ciągłego zaglądania do segregatorów,
  • skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie pojedynczego dokumentu, dzięki zaawansowanej możliwości filtrowania i sortowania w systemie
  • łączenie umów z fakturami, jak również odwrotnie – możliwość podłączenia umowy z poziomu faktury w formie załącznika – co daje komplet niezbędnych informacji potrzebnych podczas procesu akceptacji faktury,
  • przechowywanie dokumentów bez konieczności zapisywania ich na dysku, a tym samym w razie potrzeby możliwość wygenerowania pliku PDF, czy też wydruku kopii dokumentacji,
  • elastyczne i sprawne zarządzanie uprawnieniami związanymi z dostępem do załączonych dokumentów.

Zapraszamy do skontaktowania się z naszymi biurami w Katowicach i Warszawie w celu uzyskania pełnej oferty wraz z cennikiem Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Zapraszamy do kontaktu

Odkryj wszystkie usługi

Eksperci MDDP Outsourcing są do Państwa dyspozycji. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania dotyczące naszych usług, szczegółów naszej oferty oraz wszelkich kwestii związanych z naszą działalnością.

Skontaktuj się z nami i poznaj ofertę stworzoną dla Twojej firmy.

 

Zadzwoń

Biuro Rachunkowe w Warszawie
tel. (+48) 22 351 13 45
Biuro Rachunkowe w Katowicach
tel. (+48) 32 797 83 50

Wyślij formularz