Korzyści outsourcingu

Zalety korzystania z usług księgowych i kadrowo-płacowych

Co sprawia, że outsourcing księgowy i kadrowo-płacowy powinny być wyborem każdego przedsiębiorcy, który realnie myśli o znacznym rozwoju swojej firmy? Nasze doświadczenie wskazuje, że powodów do podjęcia decyzji o wydelegowaniu tych obszarów na zewnątrz może być co najmniej kilka. Oto najważniejsze z nich.

Specjalistyczna wiedza doświadczonych i uznanych ekspertów – dostępna od ręki

W dobie nieustannie zmieniających się przepisów podatkowych i nowych zapisów w ustawach, nadążanie za nowelizacjami może oznaczać znaczące problemy oraz dodatkowe obłożenie dla zespołów wewnętrznych. Choć wydawać by się mogło, że większe organizacje są w stanie na bieżąco aktualizować wiedzę swoich zespołów wewnętrznych, to sama wiedza może nie być odpowiedzią na zmiany. Częściej to doświadczenie w danej dziedzinie umożliwia wybranie optymalnego rozwiązania, a także pozwala na znaczną oszczędność czasu i daje poczucie właściwie podjętej decyzji.

Nasi partnerzy, managerowie i eksperci, posiadający tytuły ACCA, biegłych rewidentów i doradców podatkowych, takie wparcie oferują klientom w ramach stałej współpracy. Bierzemy na siebie ciężar odpowiedzialności i podejmowania decyzji, które mają znaczący wpływ na rozwój przedsiębiorstwa. W ten sposób każda ze stron może zająć się tym, w czym się specjalizuje i w czym czuje się najlepiej.

Sprawdzone procesy, zaplanowane i wdrażane w wielu renomowanych firmach

Współpracując przez lata z klientami, reprezentującymi różne branże, w naszym biurze rachunkowym opracowaliśmy setki procedur mających zastosowanie w każdym rodzaju działalności. Potrafimy dopasować je do indywidualnych potrzeb klientów, zwalniając ich tym samym z obowiązku mozolnego i długotrwałego opracowywania wewnętrznych zapisów proceduralnych.

„Wymyślanie koła na nowo” nie leży w interesie żadnego przedsiębiorcy. W przypadku gdy organizacja decyduje się jednak samodzielnie sprostać obowiązkowi stworzenia całkiem nowych wytycznych, to musi liczyć się z ryzykiem popełnienia kosztownych błędów, wynikających z braku doświadczenia w tej dziedzinie.

Rozwiązania i metodyki gotowe do szybkiego wdrożenia

Podobnie jak w przypadku procedur, równie problematyczne może okazać się zaprojektowanie własnego rozwiązania lub systemu, który będzie odpowiadać na potrzeby organizacji, ale też wyczerpie wszystkie zagadnienia narzucane przez ustawodawcę. Często bowiem to zmiany w przepisach wymuszają natychmiastową rekonfigurację narzędzi i programów, tak, by dopasować je do aktualnych przepisów. Dotyczy to nie tylko systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, ale również do obsługi e-teczki oraz rozliczania delegacji itp.

Tworzone przez naszych ekspertów systemy finansowo-księgowe czy kadrowo-płacowe są nie tylko dopasowane do potrzeb klienta, ale też nie wymagają żmudnego wdrażania i wieloetapowej instalacji. Jednorazowa parametryzacja pozwala na efektywne korzystanie z udogodnień i automatyzacji, skracając tym samym czas większości procesów księgowych. Co więcej, to nasz zespół odpowiada za stałe usprawnianie i aktualizowanie narzędzi, oszczędzając znaczne ilości czasu i zasobów klienta.

Skalowalne systemy i procesy, dopasowane do etapu rozwoju firmy

Niezależnie od tego czy decydujemy się na wewnętrzną księgowość, czy na outsourcing – jeśli firma rośnie bardzo dynamicznie, często to dział księgowy przestaje nadążać za zmianami. Dzieje się to z wielu powodów, które sumarycznie można nazwać brakiem skalowalności. W MDDP Outsourcing kładziemy bardzo duży nacisk na to, aby klienci wraz ze wzrostem nadal byli przez nas wzorowo obsługiwani. Zapewniamy to na kilku płaszczyznach:

Systemy

• oferujemy szereg systemów księgowych i automatyzacji, do których dostęp można włączyć na odpowiednim etapie rozwoju organizacji,
• proponowane przez nas skalowalne rozwiązania mogą być włączone dla dużych organizacji oraz grup kapitałowych, gdzie obieg akceptacji uwzględnia dziesiątki, a nawet setki osób jak również dla mniejszych firm,
• by czerpać korzyści ze stosowania naszych systemów nie jest konieczne skomplikowane i czasochłonne wdrożenie. Niezbędna do tego będzie tylko jednorazowa parametryzacja, zależna od skali potrzeb Państwa firmy.

Eksperci

• ponad 250 profesjonalistów, w tym członkowie ACCA, biegli rewidenci i doradcy podatkowi, to nieoceniona wartość dodana, szczególnie w przypadku niespodziewanych nieobecności i innych zdarzeń losowych,
• liczebność desygnowanego dla klienta zespołu zawsze uwzględnia możliwości zastępstw i wsparcia w razie nagłego zwiększenia zadań i potrzeb,
• nasi specjaliści regularnie aktualizują swoją wiedzę w ramach systemu szkoleń, które tworzą środowisko motywujące do nieustannego rozwoju i podejmowania nowych wyzwań.

Podejście

• pracujemy procesowo, stale analizując i organizując pracę zespołów dla minimalizacji ryzyka popełnienia błędów oraz dla osiągnięcia maksymalnej wydajności, odpowiednio do skali podejmowanych działań,
• w myśl zasady continuous accounting procesujemy dokumenty każdego dnia, pracując liniowo, a nie skokowo, umożliwiając stały wgląd w powierzone zadania,
• kierując się ideą continuous improvement nieustannie poszukujemy możliwości do uszczelnienia i usprawnienia naszych procesów, by stale dopasowywać nasze rozwiązania do zmieniających się realiów.

Skupienie zasobów na kluczowych obszarach działalności

Prowadząc działalność biznesową, szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw, procesy wspierające działalność (jak księgowość czy kadry i płace) często pochłaniają znaczna część czasu, który mógłby być przeznaczony na rozwijanie oferowanych produktów i usług. Podział zasobów firmy zarówno na „core” działalności jak i na „backoffice” powoduje, że oba te obszary nie wykorzystują w pełni swojego potencjału.

Wyzwaniem, często przewyższającym możliwości przedsiębiorców, jest równoległe rozwijanie oferty oraz dbanie o procesy rekrutacji, szkolenia wewnętrzne czy administrację (np. aktualizacje systemów, tworzenie procedur wewnętrznych). W takiej sytuacji korzystanie z wyspecjalizowanej obsługi księgowej nie tylko odciąża przedsiębiorców, ale również daje im pewność, że o każdy aspekt swojej działalności dbają w najlepszy możliwy sposób.

Co więcej, przekazanie tego zakresu obowiązków w ręce doświadczonych specjalistów MDDP Outsourcing pozwala na przekierowanie całej uwagi i pracy zespołów wewnętrznych na ulepszanie i powiększanie portfolio produktów oraz kontrahentów firmy klienta.

Gwarancja bezpieczeństwa i ciągłości obsługi

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od etapu rozwoju, na jakim znajduje się jego firma, musi brać pod uwagę ryzyko związane z nieplanowanymi awariami i przestojami w pracy. Przyczyn może być wiele, nie zawsze da się je przewidzieć, a konsekwencje niestety bywają bardzo dotkliwe dla całej organizacji. Nie sposób napisać wszystkich scenariuszy, jak więc przygotować się na tak nagłe przypadki?

Firmy tworzą takie procedury dla swoje podstawowej działalności, pomijając część administracyjną. Takie niedopatrzenie, czy nawet świadome pominięcie mniej istotnych (biznesowo) obszarów, może mieć dla przedsiębiorcy poważne konsekwencje.

To, co dla działalności klienta nie jest centrum zainteresowania, dla naszych specjalistów stanowi główny obszar rozwoju i usprawnień. Decydując się na wsparcie ekspertów MDDP Outsourcing przedsiębiorcy otrzymują starannie opracowane, bezpieczne procedury, bez przeznaczania na ich tworzenie znacznej ilości uwagi, czasu i środków. Naszym dodatkowych wyróżnikiem jest wykorzystanie doświadczenia nabytego przez MDDP Outsourcing w trakcie współpracy z najróżniejszymi podmiotami. Pracujemy dzięki temu nad znacznie szerszym spektrum możliwych ryzyk i jesteśmy w stanie precyzyjnie określić najlepsze praktyki dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta.

Dysponując wewnętrznym zespołem dedykowanym rozwijaniu systemów bezpieczeństwa, stale zwiększamy również cyfrową jakość oferowanych w ramach współpracy rozwiązań. W odróżnieniu od mniejszych biur, wykorzystujemy autorskie narzędzia, co minimalizuje ryzyko awaryjności i problemów z aktualizacją oprogramowania. Dzięki skali, elastyczności i procesowemu podejściu do realizowanych działań, zespół MDDP Outsourcing dba o to, by dynamicznie zmieniające się wymogi współczesnego nie stanowiły wyzwania dla biznesu klienta, zapewniając Państwu spokój i skupienie niezbędne do rozwoju firmy.

Ograniczenie kosztów niezwiązanych bezpośrednio z ofertą firmy

Redukcja kosztów często bywa bagatelizowanym czynnikiem, wynikającym ze współpracy z zewnętrzną firmą obsługującą procesy księgowe i kadrowo-płacowe. Powodem takiego stanu rzeczy może być nierzetelna analiza, której często dopuszczają się piony finansowe przedsiębiorstw.

Koszty te, to jednak nie tylko wysokość wynagrodzenia dla zatrudnianych osób, comiesięczne rachunki, czy (co może najważniejsze) czas, jaki przeznaczamy na sprawy niezwiązane bezpośrednio z obszarem działalności firmy. To również: 

• koszt opracowania i implementowania skalowalnych systemów,
• wydatki na zabezpieczenia danych i ochronę poufnych informacji,
• poniesione koszty związane z błędnymi decyzjami i niedopatrzeniami,
• drogie szkolenia w zakresie zmian podatkowych i nowych wytycznych,
• koszty rekrutacji, szkolenia i integracji dla pracowników.

Często okazuje się, że suma tych kosztów to wielokrotność kwoty, którą dotychczas określaliśmy mianem kosztów stałych. A przecież nie dotyczy ona bezpośrednio oferowanych przez klienta usług czy produktów.  

---

Każdy przedsiębiorca ostatecznie sam decyduje o tym czy potrzebuje wsparcia ze strony firmy outsourcingowej. By jednak zachęcić do analizy wszystkich „za” i „przeciw” takiego wyboru, zachęcamy do odpowiedzenia sobie na proste pytanie:

Ile czasu i środków poświęcam na obsługę swojego biznesu, zamiast na jego rozwój?

Nasze doświadczenie jasno podpowiada, że stąd już niedaleka droga, do podjęcia właściwej decyzji.