Obsługa PPK - Pracownicze Plany Kapitałowe dla firm

Po obowiązujących do maja 2021 przepisach przejściowych, pracodawcy, którzy rozpoczęli działalność w 2021 roku i późnej lub utracili prawo do zwolnienia (z obowiązku uruchomienia PPK), wdrażają PPK w terminach wynikających z przepisów ogólnych.

Przepisy te ujęte są w art. 16 i art. 8 ust. 1 ustawy o PPK. W skrócie nowe podmioty zobowiązane są do zawarcia umowy na prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej nie wcześniej niż 14 dni od daty zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, o ile przed upływem tego okresu osoba zatrudniona nie złoży deklaracji rezygnacji z przystąpienia do programu. Należy przy tym pamiętać, że do okresu 3 miesięcy wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w danym podmiocie.
Natomiast umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta przez podmiot zatrudniający na co najmniej 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Przepisy ogólne (art. 16 i 8) powinny być również dobrze przeanalizowane i stosowane przez podmioty, które na mocy ustawy skorzystały wcześniej ze zwolnienia z wdrażania PPK lub nie musiały wdrażać (ze względu na brak tytułu od odprowadzania składek ZUS).

Podmioty te muszą kontrolować, czy w ciągu trwania działalności biznesowej nie zmieniły się warunki pozwalające na zwolnienie z wdrożenia PPK oraz na wezwanie PFR złożyć stosowne oświadczanie o tym, czy spełniają warunki wyłączenia ze stosowania ustawy o PPK.

Ze zwolnienia mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty z wdrożonym PPE lub takie, których nie musiały odprowadzać obowiązkowych składek ZUS.

Mikroprzedsiębiorcy tracą prawo do zwolnienia jeśli:
• utracą status mikroprzedsiębiorcy (zgodnie z definicja mikroprzedsiębiorcy opisaną w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców; szczególną uwagę należy zwrócić na fakt, że średnioroczne zatrudnienie ustala się w przeliczeniu na pełne etaty)
• jeśli mimo statusu mikroprzedsiębiorcy zatrudnią osobę, która nie zrezygnuje z przystąpienie do PPK
• jedna z osób zatrudnionych (np. spośród tych, które wcześniej złożyły deklarację rezygnacji) złoży pracodawcy deklarację o dokonywanie wpłat do PPK, bądź wszystkie z osób zatrudnionych, co 4 lata (zaczynając od 1 kwietnia 2023) ponownie nie złożą deklaracji rezygnacji z PPK.

Natomiast, podmioty, w których obowiązuje PPE muszą dwa razy w roku (1 stycznia, 1 lipca) sprawdzać wskaźnik partycypacji w PPE.

Oraz, na bieżąco sprawdzać spełnianie pozostałych warunków wymienionych w art. 133 ustawy o PPK, bowiem podmiot zatrudniający nie może korzystać ze zwolnienia wdrożenia PPK, począwszy od dnia:
• zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE w okresie przekraczającym 90 dni
• ograniczenia wysokości odprowadzanych składek podstawowych do PPE poniżej 3,5%
• likwidacji PPE
• opóźnienia w odprowadzaniu składek podstawowych do PPE przekraczającego 90 dni, które wynikło z celowego działania podmiotu zatrudniającego.

W takiej sytuacji status podmiotu zatrudniającego będzie miał płatnik składek na ubezpieczenie społeczne.

W takiej sytuacji podmiot podpisuje umowę o zarządzanie PPK z Instytucją Finansową, ale nie zawiera umowy na prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej.

Przystąpienie do programu Pracowniczych Planów Kapitałowych jest dobrowolne. Pracownik sam decyduje nie tylko o tym, czy chce przystąpić do PPK, ale również w którym momencie chce to zrobić. Może również w każdym czasie z uczestnictwa w PPK zrezygnować.

Sposób przystąpienia do programu Pracowniczych Planów Kapitałowych zależy od spełnienia wskazanych w przepisach kryteriów:
Osoby, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 roku życia oraz podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu z tytułu zatrudnienia u danego pracodawcy – zostaną zapisane do uczestnictwa w programie PPK automatycznie.
Osoby, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70 roku życia oraz podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu z tytułu zatrudnienia u danego pracodawcy – mogą dobrowolnie przystąpić do programu PPK wyłącznie na swój wniosek złożony u pracodawcy.
Osoby w wieku powyżej 70 lat – nie mogą przystąpić do programu PPK.

Rezygnacja z programu PPK następuje poprzez złożenie przez pracownika pisemnej deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK swojemu pracodawcy. Wzór oświadczenia znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych.
Pamiętać jednak należy, iż deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK pracownik winien składać u pracodawcy co 4 lata. Począwszy bowiem od dnia 1 kwietnia 2023 r. każdy pracownik, który wcześniej zrezygnował z uczestnictwa w programie PPK, zostanie automatycznie do niego ponownie przypisany.

Dla każdego pracownika oszczędzającego w PPK wybrana przez jego pracodawcę instytucja finansowa otwiera prywatny imienny rachunek, na którym są gromadzone jego oszczędności. Instytucja ta udostępnia każdemu uczestnikowi PPK dostęp on-line do systemu, gdzie uczestnicy mogą w dowolnym momencie sprawdzić stan środków na swoim rachunku oraz nimi zarządzać.
Informacje dotyczące logowania są wysyłane w momencie rozpoczęcia oszczędzania. Pamiętać należy, iż nadanie dostępu do systemu w każdej instytucji finansowej wygląda inaczej.

Pracownik z własnych pieniędzy odkładać będzie 2% wynagrodzenia. Będzie miał również możliwość zadeklarowania dodatkowej wpłaty również do wysokości 2% wynagrodzenia. Może zatem zadeklarować, iż z jego wynagrodzenia będzie potrącane maksymalnie 4% (wpłata podstawowa i dobrowolna). Deklaracja finansowania wpłaty dodatkowej przez uczestnika PPK będzie obowiązywać od następnego miesiąca po miesiącu, w którym została złożona.
Pracownik będzie mógł obniżyć wpłatę podstawową (2%), jeżeli z różnych źródeł osiąga niskie wynagrodzenie, tj. mniej niż 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Wówczas minimum wpłaty podstawowej nie może być niższe niż 0,5%.

Pracownik będzie mógł wypłacić zgromadzone na swoim koncie oszczędności po ukończeniu 60 roku życia. Najkorzystniejszą formą wypłaty (bez konieczności uiszczenia podatku) będzie wówczas jednorazowa wypłata 25 % zgromadzonych oszczędności, natomiast pozostałe 75% oszczędności będzie wypłacana w miesięcznych ratach rozłożonych na co najmniej 10 lat.
Pracownik będzie miał również możliwość wypłaty wszystkich zgromadzonych środków jednorazowo lub w mniejszej liczbie rat. Jednak wypłata taka będzie się wiązała z koniecznością uiszczenia podatku od środków kapitałowych.
Przepisy przewidują również inne możliwości wypłaty zgromadzonych oszczędności, w przypadku:
Poważnego zachorowania uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka – wówczas istnieje możliwość wypłaty do 25 % zaoszczędzonych środków bez obowiązku zwrotu.
Sfinansowania wkładu własnego w związku z budową lub przebudową budynku mieszkalnego lub zakupem mieszkania czy gruntu dla osób, które nie ukończyły 45 roku życia – wówczas istnieje możliwość wypłaty do 100% zaoszczędzonych środków z obowiązkiem zwrotu. Termin zwrotu środków musi rozpocząć się nie później niż 5 lat od wypłaty środków i nie może trwać dłużej niż 15 lat od dnia tej wypłaty. Dokonanie tego typu wypłaty środków będzie możliwe tylko raz.

Zarówno emeryci jak i renciści, którzy otrzymują wynagrodzenie w rozumieniu przepisów PPK  również mają prawo do uczestnictwa w programie. Dotyczy to jednak tych osób, które nie ukończyły 70 roku życia.
Osoby w wieku powyżej 70 lat – nie mogą przystąpić do programu PPK.