Wsparcie we wdrożeniu systemu finansowo-księgowego

Dzięki wsparciu MDDP Outsourcing przy wdrożeniu systemu finansowo-księgowego cyfrowa transformacja księgowości staje się realną konkurencyjną przewagą.

Wdrożenie systemu finansowo-księgowego to kluczowy krok w usprawnieniu zarządzania kwestiami finansowymi przedsiębiorstwa. Nowoczesne oprogramowanie księgowe integruje wszystkie procesy finansowe w firmie – od fakturowania i ewidencji dokumentów po raportowanie i analizy – w jednym spójnym systemie. Profesjonalnie przeprowadzona implementacja takiego narzędzia przekłada się na wymierne korzyści:

• przyspiesza pracę działu finansów,
• minimalizuje liczbę błędów
• oraz ułatwia kontrolę nad przepływem dokumentów i środków.

W dobie nieustannie zmieniających się przepisów prawa i rosnącej konkurencji rynkowej odpowiednio dobrany system finansowo-księgowy pomaga firmom zachować pełną zgodność z aktualnymi regulacjami oraz zwiększyć efektywność działania.

Mimo oczywistych zalet, wdrożenie nowego systemu księgowego bywa wyzwaniem – wymaga specjalistycznej wiedzy, doświadczenia oraz czasu. Każdy etap, od analizy potrzeb po start systemu, musi zostać przeprowadzony z najwyższą starannością, aby uniknąć przestojów w pracy działu księgowości czy utraty danych. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnej obsługi i wsparcia ekspertów. Zespół MDDP Outsourcing oferuje kompleksową pomoc we wdrożeniach systemów finansowo-księgowych, dzięki czemu klienci korzystający z tego wsparcia przechodzą przez ten złożony proces sprawnie, bezpiecznie i z maksymalnym wykorzystaniem potencjału nowego oprogramowania.

Jakie są etapy wdrożenia systemu finansowo-księgowego?

Proces wdrożenia oprogramowania finansowo-księgowego składa się z kilku logicznie uporządkowanych etapów. Nasze doświadczenie pokazuje, że skrupulatne przejście przez każdy z nich gwarantuje sukces całego przedsięwzięcia. Poniżej przedstawiamy główne etapy wdrożenia, jakie realizujemy we współpracy z naszymi klientami korzystającymi z naszego wsparcia przy implementacji systemów finansowo-księgowych.

1. Analiza potrzeb – na początku przeprowadzamy wnikliwą analizę obecnych procesów finansowo-księgowych i identyfikujemy wymagania biznesowe. Poznajemy specyfikę działalności firmy klienta, skalę operacji, wolumen dokumentów oraz ewentualne problemy z dotychczasowym systemem. Dzięki temu precyzyjnie określamy cele wdrożenia i funkcjonalności, których dana firma potrzebuje.
2. Wybór odpowiedniego systemu – na podstawie zebranych wymagań pomagamy wybrać najlepszy system finansowo-księgowy dopasowany do danego biznesu. Doradzamy, które rozwiązanie (oraz konfiguracja modułów) sprosta obecnym i przyszłym potrzebom firmy – biorąc pod uwagę branżę, budżet, wymogi prawne oraz integrację z innymi narzędziami. Nasze konsultacyjne podejście gwarantuje, że wybrane oprogramowanie będzie zarówno wydajne, jak i przyjazne dla użytkowników.
3. Konfiguracja i personalizacja – po wyborze systemu przystępujemy do jego konfiguracji. Ustawiamy plan kont, parametry księgowe, schematy księgowania oraz dostosowujemy moduły (np. sprzedaż, zakupy, magazyn) do zidentyfikowanych potrzeb. Jeśli wymagane są modyfikacje lub dodatkowe funkcjonalności, koordynujemy prace programistyczne z dostawcą systemu. Na tym etapie dbamy również o zapewnienie zgodności ustawień z obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
4. Migracja danych – przeniesienie historycznych danych finansowych do nowego systemu to kluczowy etap wdrożenia. Planowo eksportujemy dane z dotychczasowego oprogramowania (m.in. kartoteki kontrahentów, plan kont, saldo kont, rozrachunki, historię operacji) i importujemy je do nowego systemu. Przed pełnym uruchomieniem przeprowadzamy testy migracji, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały poprawnie zaimportowane i zachowano ich integralność.
5. Szkolenie pracowników – nawet najlepszy system nie przyniesie korzyści, jeśli użytkownicy nie będą potrafili z niego efektywnie korzystać. Dlatego przeprowadzamy kompleksowe szkolenia dla pracowników naszych klientów. Uczymy personel księgowy oraz innych przyszłych użytkowników, jak obsługiwać nowe oprogramowanie, wykorzystując wszystkie kluczowe funkcje. Szkolenia odbywają się w dogodnej formie (warsztaty, webinaria, konsultacje indywidualne) i są dostosowane do poziomu wiedzy uczestników. Dzięki temu zespół zyskuje pewność w pracy na nowym systemie, a ewentualne obawy związane ze zmianą zostają zniwelowane.
6. Wsparcie techniczne i start systemu – po zainstalowaniu i skonfigurowaniu rozwiązania nadchodzi moment uruchomienia systemu w środowisku produkcyjnym. Nasi eksperci wspierają Państwa podczas startu systemu (go-live), monitorując pierwsze księgowania i raporty w nowym środowisku. Zapewniamy bieżące wsparcie techniczne, szybko reagując na pojawiające się pytania czy problemy. W ramach usługi oferujemy również opcjonalnie opiekę powdrożeniową – po zakończeniu projektu nadal służymy pomocą, doradzamy przy dalszej optymalizacji ustawień oraz czuwamy nad aktualizacjami systemu. Taki ciągły nadzór gwarantuje, że nasi klienci maksymalnie wykorzystują potencjał wdrożonego rozwiązania.

Jakie są korzyści z wdrożenia nowoczesnego systemu finansowo-księgowego?

Inwestycja w nowy system księgowy szybko przekłada się na wymierne korzyści biznesowe. Nowoczesne oprogramowanie finansowo-księgowe usprawnia codzienną pracę i dostarcza narzędzi, które wcześniej były poza zasięgiem tradycyjnych metod prowadzenia ksiąg. Poniżej najważniejsze zalety wdrożenia systemu księgowego w przedsiębiorstwie.

• Poprawa efektywności pracy – automatyzacja wielu żmudnych, powtarzalnych czynności księgowych (takich jak wprowadzanie faktur, generowanie deklaracji czy uzgadnianie rozrachunków) pozwala znacząco oszczędzić czas. Pracownicy mogą skupić się na analizie danych i strategicznym doradztwie, zamiast na ręcznym wprowadzaniu informacji. Efektem jest większa wydajność działu finansów i szybsze wykonywanie zadań.
• Automatyzacja procesów i eliminacja błędów – nowy system samodzielnie wykonuje wiele operacji, zgodnie z ustalonymi regułami (np. automatyczne księgowania, naliczanie podatków, wysyłka przypomnień o płatnościach). Pozwala to zaoszczędzić czas oraz zmniejsza ryzyko pomyłek wynikających z czynnika ludzkiego. Dzięki automatyzacji procesów księgowych firma zyskuje pewność, że jej księgi są prowadzone rzetelnie i dokładnie, a liczba korekt czy poprawek spada do minimum, przy znacznych oszczędnościach czasu.
• Dostosowanie do zmieniających się przepisów – nowoczesne oprogramowanie finansowo-księgowe jest na bieżąco aktualizowane pod kątem zmian w prawie podatkowym i rachunkowym. Wdrożenie nowego systemu ułatwia zgodność z obowiązującymi przepisami – np. automatycznie uwzględnia zmiany stawek VAT, nowe schematy sprawozdawcze czy wymogi raportowania (np. JPK czy e-faktury). Dzięki temu przedsiębiorstwo unika błędów formalnych i sankcji, koncentrując się na biznesie, zamiast na śledzeniu zmian legislacyjnych.
• Lepsza kontrola finansów i raportowanie – nowoczesny system finansowo-księgowy dostarcza rozbudowane możliwości analiz i tworzenia raportów finansowych. Kierownictwo otrzymuje aktualne dane o kondycji firmy w czasie rzeczywistym – od bilansu i rachunku wyników, po szczegółowe raporty kosztowe czy cash flow. Ułatwia to podejmowanie trafnych decyzji biznesowych opartych na rzetelnych danych. Pełna przejrzystość finansów zwiększa kontrolę nad budżetem i pozwala szybciej reagować na pojawiające się wyzwania czy rynkowe okazje.
• Skalowalność i przyszły rozwój – dobrze dobrane oprogramowanie finansowo-księgowe rośnie razem z firmą. Łatwo dostosowuje się do rosnącej liczby dokumentów, transakcji czy rozbudowy struktury organizacyjnej (np. otwarcia nowych oddziałów). W razie potrzeby można dołączyć kolejne moduły (np. projekty, analizy BI) zamiast wymieniać cały system. Tym samym wdrożenie stanowi solidną podstawę pod dalszy rozwój przedsiębiorstwa i tworzenie trwałej przewagi konkurencyjnej na lata.
• Oszczędność kosztów i czasu – choć wdrożenie nowego oprogramowania wymaga inwestycji, w dłuższej perspektywie przyczynia się do redukcji kosztów operacyjnych. Szybsze zamykanie miesiąca, mniej błędów skutkujących karami czy poprawkami, ograniczenie papierowego obiegu dokumentów – to wszystko oznacza realne oszczędności. Ponadto automatyczne procesy zmniejszają zapotrzebowanie na nadgodziny i umożliwiają obsłużenie większej skali biznesu, bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Jakie korzyści przy wdrożeniu systemu księgowego zapewnia zespół MDDP Outsourcing?

Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia systemu księgowego jest równie ważny, co wybór samego systemu. MDDP Outsourcing może poszczycić się szeregiem atutów, dzięki którym proces implementacji przebiega sprawnie, a nasi klienci otrzymują rozwiązanie skrojone na miarę potrzeb. Naszymi największymi zaletami w obszarze wdrożeń systemów finansowo-księgowych są:

• doświadczenie i ekspercka wiedza – posiadamy kilkanaście lat doświadczenia we wdrażaniu różnych systemów księgowych i ERP; nasz zespół liczy ponad 300 specjalistów (w tym certyfikowanych księgowych, biegłych rewidentów, konsultantów ERP i ekspertów IT) o potwierdzonych kwalifikacjach; pracowaliśmy na wielu platformach finansowo-księgowych, takich jak m.in. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Comarch ERP czy inne, co daje nam unikalną perspektywę i praktyczną wiedzę; dzięki temu potrafimy przekuć techniczne możliwości oprogramowania na realne usprawnienia w firmach naszych klientów;
• znajomość systemów ERP i przepisów – łączymy kompetencje informatyczne z dogłębną znajomością księgowości oraz aktualnych przepisów prawno-podatkowych; nasi konsultanci doskonale rozumieją zasady działania systemów finansowo-księgowych oraz równocześnie wiedzą, jak powinny być one skonfigurowane, aby spełniały polskie i międzynarodowe standardy rachunkowości; jeśli korporacja narzuca konkretny system lub pojawiają się niestandardowe wymagania (np. raportowanie grupowe, specyficzne wymogi branżowe), umiemy znaleźć rozwiązanie, które zapewni zgodność i pełną funkcjonalność;
• elastyczność i indywidualne podejście – każde wdrożenie traktujemy jako unikalny projekt, dostosowany do oczekiwań klienta; jesteśmy elastyczni pod względem zakresu wsparcia – możemy poprowadzić kompleksowe wdrożenie od A do Z lub skoncentrować się na wybranych obszarach (np. migracja danych czy szkolenia), jeśli tego potrzebują nasi klienci; dopasowujemy również tempo i harmonogram prac do możliwości firmy, aby bieżące operacje biznesowe przebiegały bez zakłóceń; nasz zespół działa sprawnie zarówno z dużymi korporacjami, jak i średnimi czy mniejszymi firmami, skalując rozwiązania adekwatnie do rozmiaru organizacji;
• konsultacyjny model współpracy – stawiamy na dialog i partnerską współpracę; zanim zaproponujemy konkretne rozwiązania, uważnie słuchamy oczekiwań i obaw; wyjaśniamy zawiłe kwestie technologiczne w przystępny sposób, doradzamy najlepsze praktyki na podstawie naszych doświadczeń; podczas wdrożenia ściśle współpracujemy z pracownikami firmy klienta – zarówno z kadrą zarządczą, działem finansowym, jak i IT – tak, aby wszyscy zainteresowani byli zaangażowani w proces i akceptowali rezultat; transparentna komunikacja i konsultacje na każdym etapie sprawiają, że efekt końcowy w pełni odpowiada potrzebom użytkowników końcowych;
• wsparcie na każdym etapie – zespół MDDP Outsourcing zapewnia pełne wsparcie nie tylko w trakcie wdrożenia, ale także po nim; dedykowany kierownik projektu dba o dotrzymanie terminów i budżetu, a zespół specjalistów IT i księgowych jest dostępny, by rozwiązywać ewentualne problemy; po uruchomieniu systemu nasi klienci nadal mogą liczyć na naszą pomoc: oferujemy opiekę powdrożeniową, okresowe przeglądy systemu oraz doradztwo w zakresie dalszej automatyzacji procesów finansowo-księgowych; dzięki temu nasi klienci mają pewność, że nie zostaną sami z nowym rozwiązaniem – wspólnie zadbamy o pełne wykorzystanie jego możliwości.

Najczęściej zadawane pytania o wdrożenie systemu finansowo-księgowego (FAQ)

Ile trwa wdrożenie nowego systemu księgowego?

Czas trwania wdrożenia zależy od skali i złożoności projektu. Dla mniejszej firmy może to być kilka tygodni, natomiast przy rozbudowanych systemach ERP obejmujących wiele modułów i integracji – nawet kilka miesięcy. Istotne znaczenie ma zakres dostosowań, liczba migracji danych oraz dostępność pracowników do udziału w szkoleniach i testach. Zawsze przygotowujemy szczegółowy harmonogram, dzięki któremu od początku wiadomo, ile potrwają poszczególne etapy i kiedy planowane jest uruchomienie systemu.

Ile kosztuje wdrożenie systemu finansowo-księgowego i od czego zależy cena?

Koszt wdrożenia jest kwestią indywidualną i zależy od wielu czynników. Należy pośród nich uwzględnić m.in.: zakres modułów do zaimplementowania, ilość danych do migracji, stopień skomplikowania integracji z innymi systemami, liczbę użytkowników wymagających przeszkolenia czy licencje bądź abonament za oprogramowanie. Po wstępnej analizie potrzeb przygotowujemy spersonalizowaną wycenę, która wyszczególnia wszystkie elementy projektu. Dzięki temu nasi klienci mają pełną jasność co do kosztów, jeszcze przed rozpoczęciem prac. Warto pamiętać, że dobrze wdrożony system szybko się zwraca dzięki oszczędności czasu pracy oraz wyższej efektywności podczas realizacji zadań.

Czy nowy system finansowo-księgowy można zintegrować z innymi programami używanymi w firmie (np. CRM, system magazynowy)?

Tak. Większość współczesnych systemów finansowo-księgowych oferuje szerokie możliwości integracji z innym oprogramowaniem biznesowym. Podczas wdrożenia analizujemy, jakie systemy funkcjonują już w firmie klienta (np. ERP, CRM, platformy e-commerce, systemy magazynowe czy kadrowo-płacowe) i planujemy odpowiednie połączenia. Wykorzystujemy dostępne API lub moduły integracyjne, aby nowy system finansowo-księgowy płynnie wymieniał dane z pozostałymi narzędziami. Dzięki temu nasi klienci zyskują jedno spójne środowisko informatyczne – dane wprowadzane w jednym systemie automatycznie pojawią się w drugim, co eliminuje potrzebę podwójnego wpisywania informacji i redukuje ryzyko pomyłek.

Czy wdrożenie systemu finansowo-księgowego zakłóci bieżącą pracę działu finansów?

Do każdego wdrożenia podchodzimy tak, aby zminimalizować wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Bardzo często wdrożenie odbywa się równolegle z bieżącą pracą – oznacza to, że do momentu pełnego uruchomienia nowego systemu, dotychczasowe rozwiązanie może być wciąż używane (np. prowadzimy księgowania równoległe testowo). Ważnym elementem jest tu dokładne zaplanowanie etapów i terminów prac, co pozwala uniknąć przestojów. Nasi konsultanci ściśle współpracują z zespołem księgowym i IT klienta, informując z wyprzedzeniem o ewentualnych krótkotrwałych przerwach (np. na migrację danych). Dzięki takiemu podejściu ryzyko zakłóceń jest zredukowane do minimum, a dział finansów może kontynuować pracę bez znaczących przerw.

Jakie wsparcie oferujecie po zakończeniu wdrożenia systemu finansowo-księgowego?

Nie kończymy współpracy w momencie uruchomienia systemu – wręcz przeciwnie, zapewniamy pełne wsparcie powdrożeniowe. Obejmuje ono między innymi pomoc techniczną dla użytkowników, bieżące doradztwo przy korzystaniu z nowych funkcjonalności oraz asystę przy pierwszych zamknięciach miesiąca na nowym systemie. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy lub pytania, nasi eksperci pozostają do dyspozycji klientów, zapewniając niezbędną opiekę. W razie potrzeby monitorujemy czy system wymaga aktualizacji (np. związanych ze zmianą przepisów lub nowych wersji oprogramowania) i pomagamy je przeprowadzić. Celem MDDP Outsourcing jest długofalowe partnerstwo – chcemy mieć pewność, że nasi klienci w pełni wykorzystują potencjał wdrożonego rozwiązania i czują się pewnie i bezpiecznie podczas jego obsługi.

W obsłudze jakich systemów finansowo-księgowych i narzędzi ma doświadczenie zespół MDDP Outsourcing?

• Comarch ERP Optima
• Comarch ERP XL 
• Comarch Optima
• Enova365
• Exact Globe
• Impuls EVO
• iRems
• Macrologic ERP
• Microsoft Dynamics 365
• Microsoft Dynamics AX
• Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision)
• Oracle Hyperion
• Oracle’s JD Edwards EnterpriseOne
• Prestiż ERP
• Proalpha
• Raks SQL
• Rewizor
• Sage Symfonia ERP/Symfonia Forte
• SAGE X3
• SAP Business One
• SAP Concur – system do rozliczania wydatków służbowych
• SAP ERP
• SAP Fiori
• SAP GUI for windows
• SAP R3
• SAP S/4HANA 
• Simple ERP
• Xpertis (Macrologic)

Wdrożenie systemu księgowego – jak zyskać strategiczną przewagę dzięki MDDP Outsourcing?

Wdrożenie systemu finansowo-księgowego to inwestycja, która przekłada się na nową jakość pracy działu finansowego i całej organizacji. Nowoczesne rozwiązania informatyczne usprawniają procesy księgowe, zapewniają zgodność z przepisami oraz dostarczają cennych informacji pomagających podejmować strategiczne decyzje biznesowe oraz sprawniej i skuteczniej zarządzać firmą.

Dzięki wsparciu doświadczonego zespołu MDDP Outsourcing cały proces wdrożenia systemu finansowo-księgowego przebiega bezpiecznie i terminowo, w kierunku pełnego sukcesu w tym złożonym i ważnym przedsięwzięciu. Co warto podkreślić – nie zastępujemy firmy wdrożeniowej, jesteśmy wsparciem i łącznikiem między tą firmą, wewnętrznym zespołem księgowym, a zarządem naszych klientów. Nasze wsparcie w procesie wdrożenia systemów księgowych oferujemy zarówno firmom, dla których prowadzimy usługi księgowe, jak i przedsiębiorstwom posiadającym wewnętrzne zespoły księgowe. Zapraszamy do współpracy – pomogliśmy już wielu firmom w cyfrowej transformacji księgowości, chętnie pomożemy również Państwu.

Zachęcamy do kontaktu z ekspertami MDDP Outsourcing w celu omówienia Państwa potrzeb i przygotowania dedykowanej oferty. Nasi specjaliści odpowiedzą na wszelkie pytania, rozwieją wątpliwości i wspólnie z Państwem zaplanują optymalną ścieżkę wdrożenia systemu finansowo-księgowego. Warto już dziś zrobić krok w kierunku usprawnienia finansów firmy i uzyskania przewagi konkurencyjnej z nowoczesnym systemem finansowo-księgowym!

Zapytaj o ofertę na wsparcie we wdrożeniu systemu finansowo-księgowego

Zobacz także:

• Case Study – Wdrożenie systemu Comarch ERP XL w Polmos S.A.
• Case Study – Wdrożenie systemu SAP dla zróżnicowanych zagranicznych grup kapitałowych
• Case Study – Integracja SAP Concur z innymi systemami
• Case Study – Wdrożenie SAP-Concur u Klienta z branży farmaceutycznej
• Case Study – Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego