Księgowość MDDP Outsourcing - Katowice, Warszawa Outsourcing księgowości
Usługi /

Workflow - Moduł e-archiwum dokumentów

Do akceptacji faktur niejednokrotnie wymagane jest posiadanie dodatkowych dokumentów z nią związanych, np. umów, protokołów odbioru itd. Ogrom takiej dokumentacji, a także często występujące trudności z szybkim odnalezieniem odpowiednich dokumentów podczas codziennej pracy, czyni ten proces pracochłonnym, a przez to nieefektywnym. Natomiast dostęp do wybranych dokumentów (w wersji zeskanowanej) z poziomu faktur zwiększa efektywność pracy w każdej firmie. Elektroniczne bazy dokumentów coraz częściej zastępują duże ilości dokumentów papierowych. Poszukiwanie dokumentów papierowych, umów nawet jeżeli są perfekcyjnie zarchiwizowane bądź przechowywane zajmuje dużo czasu.

Moduł E-archiwum w systemie Flexi WorkflowW narzędziu Flexi Workflow, uwzględniliśmy wyżej wymieniony problem tworząc tzw. e-archiwum, które jest oddzielnym modułem do archiwizowania i klasyfikowania dokumentacji w podziale na kategorie. Można go używać zupełnie niezależnie od pozostałych modułów systemu, jednak doskonale sprawdza się w połączeniu z modułem do procesowania faktur. Dokumenty takie jak umowy, aneksy, specyfikacje czy kosztorysy dzięki zastosowaniu tej funkcjonalności są uporządkowane w systemie wg. przyjętej przez Klienta nomenklatury i powiązane z fakturą. Załączniki  te mogą być skanowane do systemu w dowolnym czasie i przechowywane są w Bazie Dokumentów.

Wygodną funkcjonalnością jest możliwość łączenia faktur z odpowiednim załącznikiem znajdującym się w bazie dokumentów. Mogą to być pliki np. XLSX, PDF, DOC. Dzięki temu podczas obiegu faktury, na każdym etapie użytkownik może w prosty sposób zajrzeć do podpiętej pod nią umowy i sprawdzić zgodność z zapisami zawartymi w załączniku. Również z poziomu bazy dokumentów możliwe jest sprawdzenie jak wiele faktur zakupu spłynęło
i jest już podpiętych pod konkretną umowę.


Zalety zastosowania E-archiwum:
 

  • Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej w jednym miejscu, w wielu wygodnych formatach m.in. PDF, doc, xls.
     
  • Łatwy dostęp przez www do całości dokumentacji Firmy, bez konieczności ciągłego zaglądania do segregatorów
     
  • Skrócenie  czasu  poświęcanego na  wyszukiwanie pojedynczego  dokumentu, dzięki  zaawansowanej  możliwości filtrowania i sortowania
    w systemie

     
  • Łączenie umów z fakturami, jak również odwrotnie możliwość podłączenia umowy z poziomu faktury w formie załącznika – co daje komplet niezbędnych informacji potrzebnych podczas procesu akceptacji faktury
     
  • Przechowywanie dokumentów bez konieczności zapisywania ich na dysku, a tym samym w razie potrzeby możliwość wygenerowania pliku pdf, czy też wydruku kopii dokumentacji
     
  • Elastyczne i sprawne zarządzanie uprawnieniami związanymi z dostępem do załączonych dokumentów.

 

Chcesz wiedzieć więcej?

Wyślij zapytanie ofertowe na usługi księgowe MDDP Outsourcing