Automatyzacja przekazywania załączników z systemu WEBCON do systemu ERP- SAP S/4 HANA

Analiza i identyfikacja problemu

Jeden z naszych zespołów księgowych na co dzień obsługuje klienta działającego na systemie ERP SAP S/4 HANA. System ten pozwala na efektywne i wydajne zarządzanie pracą, oszczędność czasu i automatyzację wielu procesów księgowych.

System WEBCON BPS umożliwia natomiast bezpośredni import wygenerowanych danych księgowych do systemu SAP S/4 HANA. Za pomocą paczki eksportu do systemów zewnętrznych dane w postaci pliku excel trafiają do ksiąg w pełnej, zgodnej z zasadami rachunkowości formie, uwzględniającej także poprawność danych pod względem podatku CIT i VAT. Dane te są automatycznie księgowane w systemie SAP S/4 HANA i możliwe są do dalszej analizy na potrzeby raportowania.

Jednym z wyzwań podczas pracy na tym kliencie okazała się automatyzacja przekazywania załączników z systemu WEBCON do systemu SAP S/4 HANA. Podczas comiesięcznego raportowania danych konieczne było ręczne dołączanie dokumentów księgowanych w systemie ERP. Zautomatyzowanie procesu dodawania załączników okazało się kluczowym z punktu widzenia czasu, jak i zminimalizowania kosztów procesem pozwalającym na wzrost efektywności pracy podczas okresu raportowania. Realizacją projektu zajął się nasz dział IT.

Realizacja zadania

Pierwszym krokiem przybliżającym do wdrożenia oczekiwanego rozwiązania była analiza procesu ręcznego dodawania załączników, ich ilości oraz godzin poświęconych na ich pobieraniu z WEBCON i wgrywaniu do SAP S/4 HANA. Następnie we współpracy księgowego, działu IT oraz klienta rozpoczęto testy mające na celu automatyzację całego procesu. Wykonanie automatu związane było z wykorzystaniem środowiska do automatyzacji RPA-UiPath. W tym środowisku możliwe były testy za pomocą odnoszenia się do elementów na ekranie w SAP, wykorzystując ogólnodostępne aktywności, czy wyszukiwanie graficzne.

W projekcie założono poruszanie się w SAP-GUI i dodawanie załączników wykorzystując skrypty Visual Basic. Automat miał być uruchamiany przez osobę zajmującą się obsługą spółki, a kroki automatyzacji miały wyglądać następująco:

1. Wygenerowanie raportu faktur poprzez transakcję FB03 używając określonego skryptu.
2. Pobieranie zawartości tabeli danych do „schowka”- określonego miejsca na dysku.
3. Wykonanie przejścia do dokumentu po znalezieniu jego załącznika z bazy w WEBCON.
4. Załączenie przygotowanego załącznika na dokumencie księgowym w SAP.

Testy i kontakt z klientem

W odpowiedzi na potrzeby klienta byliśmy gotowi na testy zarówno w środowisku testowym, jak i produkcyjnym, w takim scenariuszu, jaki został zaproponowany przez klienta. Wykonano testowo wgranie załączników w celu weryfikacji ich przez klienta na systemie SAP.

Klientowi zależało na tym, by nie ingerowano w ich system produkcyjny. Nasz dział IT zadbał o to, by cały proces odbywał się bez konieczności oddziaływania na system (nie dokonywano żadnych instalacji, aktywowano jedynie wbudowaną w SAP-GUI funkcjonalność obsługi skryptów). Całość procesu oparta była na wykorzystaniu imiennych dostępów do SAP. Użytkownik miał za zadanie uruchomić program SAP-GUI i wykonać czynności, które zostały zautomatyzowane przez skrypty.

Wynik automatyzacji

Wielokrotnie przeprowadzone testy pozwoliły na wypracowanie rozwiązania, na podstawie którego stworzono automat, który bez konieczności ingerencji użytkownika jest w stanie w krótkim czasie załączyć znaczną ilość dokumentów bazując na stworzonych przez MDDP Outsourcing Polska skryptach.

Zrealizowanie procesu automatyzacji przekazywania załączników z systemu WEBCON do systemu ERP- SAP S/4 HANA poskutkowało szeregiem następujących korzyści:

• znacznym ograniczeniem pracy ludzkiej w związku z prowadzeniem automatu;
• zmniejszeniem czasu pracy poświęconej na ręcznym dodawaniem załączników,
• możliwością wgrywania załączników pod zaksięgowane faktury jednorazowo od kilku do kilkuset pozycji z wybraną częstotliwością: dziennie, tygodniowo, miesięcznie,
• archiwizacją plików na dedykowanym dysku, umożliwiającym ich wykorzystanie na inne potrzeby, np. związane z audytem.

Podsumowanie

MDDP Outsourcing, jako jeden z wiodących dostawców świadczących usługi księgowe w Polsce, dba o dostosowanie systemów klientów do obowiązujących przepisów rachunkowych i podatkowych. Doświadczenie na tym polu pozwala naszym klientom na płynne przejście procesów wdrożenia systemów ERP oraz dopasowania ich do wymogów biznesu. Jednocześnie czynny udział naszego wewnętrznego działu IT pozwala na poprawną konfigurację systemów oraz maksymalizację automatyzacji procesów

Jeśli chcieliby Państwo poznać więcej szczegółów dotyczących wdrażania systemu ERP SAP S/4 HANA, możliwości współpracy z elektronicznym systemem dokumentów WEBCON oraz integracji obu systemów na potrzeby załączania dokumentów pod wykonane księgowania- serdecznie zapraszamy do kontaktu!

Autor: Aneta Staniec-Kądziela, Team Leader, Ksiegowość, MDDP Outsourcing

Poszukują Państwo sprawdzonego i profesjonalnego partnera, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.