Case Study- Integracja SAP Concur z innymi systemami

Po zniesieniu największych obostrzeń dotyczących podróżowania, związanych z pandemią, zaczęliśmy znów podróżować w celach służbowych. Odżywają zatem procesy rezerwacji oraz rozliczania wydatków związanych z podróżami służbowymi i innych wydatków pracowniczych.

Przyzwyczajeni do automatyzacji pracownicy mogą liczyć na systemy informatyczne. Pozwalają one oszczędzić czas i rozliczyć się online z całej podróży, na przykład podczas oczekiwania na odbiór bagażu lub w czasie przesiadek. Bez wątpienia zwiększa to komfort rozliczania delegacji, gdyż już następnego dnia po podróży służbowej można zająć się obowiązkami, zamiast poświęcać czas na uciążliwe zbieranie oraz opisywanie biletów i faktur związanych z wyjazdem. Coraz więcej pracodawców stawia na poprawę tzw. „user experience” w procesie rozliczania podróży poprzez automatyczny system informatyczny.

Wyzwanie przed jakim w ostatnim czasie stanął Zespół MDDP Outsourcing dotyczyło właśnie wdrożenia oraz integracji systemu SAP Concur, który jest bardzo dobrym przykładem na nowoczesne i automatyczne rozwiązanie do rozliczania podróży.

System SAP Concur zawiera trzy podstawowe moduły:

• Concur Expense – pozwala na generowanie dokładnych i terminowych raportów wydatków
• Concur Travel – zarządza procesem rezerwacji podczas podróży służbowych
• Concur Incoice – zarządza fakturami o przyspiesza płatności 

Proces integracji z innymi systemami jest często inicjowany przez dostawców usług związanych z podróżami. Są to przykładowo wypożyczalnie samochodów, sieci hoteli itp. Głęboką integrację przeprowadzono pomiędzy SAP Concur i platformą Uber for Business. W aplikacji można ustawić elementy polityki firmowej związanej z podróżami, tak aby pracownikowi podpowiadały się tylko opcje, z których może skorzystać. Takie rozwiązanie oszczędza czas i pozwala unikać niepotrzebnych nieporozumień pomiędzy firmą a pracownikiem.

Integracja z systemami HR

Połączenie SAP Concur z systemem HR pozwala na automatyczne zakładanie konta dla nowego pracownika, jego przyporządkowanie w hierarchii firmy oraz ustawienie ścieżek akceptacji wydatków. Wartym podkreślenia jest fakt, że w przypadku rozliczeń pracowników wyższych szczebli, możliwe jest takie ustawienie systemowe, gdzie administracją wydatków firmowych danego pracownika może zająć się asystent, a odpowiednio ustawiona ścieżka akceptacji pozwala na sprawne procesowanie dokumentów.

W systemie SAP mamy także opcję wyboru czy kierownicy i pracownicy będą mogli dodawać dalsze osoby zatwierdzające do drogi zatwierdzania raportów. Jeśli wybierzemy tę opcję, po zatwierdzeniu lub przesłaniu raportu menedżer bądź pracownik zobaczy przycisk, który pozwoli im wybrać inną osobę zatwierdzającą. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie dodana do drogi zatwierdzania za nimi, a następnie raport będzie kontynuował istniejącą ścieżkę.

Zespół MDDP jako partner outsourcingowy z zakresu księgowości oraz kadr i płac brał udział w integracji z systemem Enova. Niezbędne było utworzenie zespołu składającego się z ekspertów z dziedziny księgowości, podatków, kadr i płac, jak również konsultantów systemu SAP oraz Enova.

Integracja z systemami F-K

Najważniejszym obszarem integracji z punktu widzenia księgowości i podatków jest połączenie z systemem ERP lub innym systemem finansowo-księgowym. Naturalnie ułatwiona jest ścieżka integracji z rodziną systemów SAP. Co w sytuacji kiedy konieczne jest wykorzystanie innych programów ?

W przypadku prostej integracji pomocny będzie podręcznik integracji finansowej SAP Concur QuickBooks, zamieszczony na portalu SAP help. Najczęściej jednak będzie konieczne profesjonalne wsparcie związane z integracją systemów.

Najwięcej trudności sprawia dostosowanie ustawień systemu do lokalnych wymagań podatkowych i dokumentacyjnych. Główne obszary, na które trzeba zwrócić uwagę to:

• stawki dotyczące diet pracowniczych i ryczałtów oraz sposób ich obliczania, w szczególności w przypadku niepełnych dni podróży służbowych
• zastosowane kursy walut obcych, które trzeba odpowiednio zaimportować do systemu,
• pola obowiązkowe z faktur zakupowych, które muszą pojawić się w plikach JPK VAT. Zazwyczaj wyzwanie stanowi zaksięgowanie danego wydatku na koncie pracownika i jednocześnie ujęcie danych dokumentu zakupowego związanych z wystawcą faktury lub rachunku,
• kwoty VAT zawarte na fakturach. Bezpośrednio w SAP Concur można wypełnić matrycę określającą kody VAT, które odpowiednio sterują kwotami VAT naliczonego i VAT należnego. Kody te muszą współgrać z ustawieniami VAT w samym systemie F-K, tak aby zachować spójność w plikach JPK. Przykładowo ustawiając typ wydatków możliwe jest zdecydowanie o możliwości lub raku możliwości odliczenia VAT z faktury,
• dekretacja raportów wydatków oraz raportów podróży. Zaszyte w systemie kodowanie kont księgowych przypisane do każdego typu wydatku pozwala na automatyczną dekretację dokumentów.

Proces księgowania

Proces księgowania obejmuje wysyłanie raportów z wydatków oraz faktury gotowe do zaksięgowania. Migracja danych następuje poprzez wysłanie ich z systemu SAP Concur do systemu finansowego, wykorzystując interfejs API z platformy SAP Concur.

W przypadku integracji z systemami SAP, odpowiednie dokumenty pojawiają się automatycznie w systemie, gotowe do zaksięgowania. W przypadku używania innych systemów finansowo- księgowych wykorzystywany jest plik księgowy SAE (Standard Accounting Extract). Plik ten zawiera wszystkie konieczne informacje do zaksięgowania dokumentów, w tym:

• kody pracowników,
• kody i nazwy dostawców,
• numery faktur, kolejne numery delegacji,
• powiązanie wydatków z wyciągami z kart kredytowych,
• kwoty kosztów, ( w tym informacje o wydatkach w walutach obcych i zastosowanym kursie),
• stawki i kwoty VAT do odliczenia,
• kwoty do zwrotu dla pracownika,
• szczegóły dotyczące rozliczenia wcześniej pobranych zaliczek.

Plik księgowy może być generowany automatycznie (np. codziennie rano). W procesach integracji najczęściej sprawdza się format Excel. Taki plik jest importowany do systemu finansowo księgowego. Ten sposób automatyzacji daje wymierne oszczędności czasowe zespołu księgowego a także pozwala uniknąć pomyłek związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.  

Elementy wymagające szczególnej uwagi

Przy integracji systemów największy nacisk kładziemy na synchronizację baz danych pomiędzy systemami. Są to przede wszystkim używane tabele danych podstawowych:

• baza pracowników,
• baza dostawców,
• baza kont księgowych,
• baza kodów VAT.

Dodatkowo nie do przecenienia jest proces dostosowania wyliczeń i księgowań do lokalnych przepisów. Jako dwa największe wyzwania w dostosowaniu działalności SAP Concur do polskich przepisów i rachunkowości o przepisów podatkowych możemy wymienić:

• Dostosowanie zapisów do wymogów JPK – VAT
• Identyfikacja kwot, które powinny podlegać opodatkowaniu jako dochód pracownika

Posiadając wiedzę biznesową oraz znajomość procesów klienta, zespół MDDP przygotował integrację SAP Concur z systemem Raks, który jest aktualnie używanym systemem finansowo-księgowym. Obecnie trwają intensywne prace nad integracją z wdrażanym systemem SAP.

Autor: Katarzyna Opalko, Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.