Case Study- Integracja SAP z innymi systemami IT
Efektywna realizacja celów biznesowych w obecnych czasach wymaga coraz lepszych i wydajniejszych rozwiązań systemowych wspierających automatyczne procesy księgowo-finansowe. Obsługa wielu rodzajów procesów w firmie odbywa się coraz częściej z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi IT, których użycie pozwala zoptymalizować pracę. Systemy IT są idealnym narzędziem wspierającym pracę człowieka, a dla uzyskania efektu synergii warto rozpatrzeć opcje integracji pomiędzy poszczególnymi z nich.
Integracja systemowa pozwala na komunikowanie się systemów księgowych czy np. kadrowo-płacowych między sobą i wspólne korzystanie z tych samych zasobów danych, dzięki czemu zyskujemy środowisko informatyczne dające szybki dostęp do informacji. W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu- szybka i wiarygodna informacje staje się jedną z największych wartości. Zarówno pracownicy jak i nasi Klienci widzą korzyści ze stosowania podejście Data-Driven, dlatego coraz częściej zgłaszają potrzebę optymalizacji wykorzystywanych narzędzi, szczególnie integracji systemu SAP z innymi narzędziami IT.
Mimo, iż rynek oferuje wiele rodzajów oprogramowania do obsługi procesów finansowo- księgowych, to nasi Klienci posiadający rozbudowane procesy biznesowe lub będący częścią grupy kapitałowej, często decydują się na oprogramowanie firmy SAP.
SAP sam w sobie jest zintegrowanym systemem klasy ERP, który oferuje możliwość wykorzystywania poszczególnych modułów w zależności od potrzeb podmiotu. Nasi Klienci prowadzący księgi rachunkowe w module finansowo- księgowym SAP (SAP B1, SAP R/3, SAP S/4 HANA) decydują się na rozszerzenie funkcjonalności SAP FICO poprzez dołączenie modułów wykorzystywanych przez inne działy w przedsiębiorstwie lub rozwiązania dedykowane dla SAP, takie jak:
- SAP SD (moduł sprzedaży) – moduł wspierający proces sprzedaży i dystrybucji
- SAP MM (moduł magazynowy) – moduł przeznaczony dla działów logistyki obejmujący procesy zaopatrzenia i magazynowania
- SAP Concur – chmurowa platforma pozwalająca efektywnie zarządzać podróżami służbowymi
- SAP FIORI – zestaw aplikacji SAP pozwalający na szybki dostęp do danych.
Dołączenie kolejnych modułów nie wymaga przeprowadzenia integracji systemów. Niemniej jednak właściwe zaprojektowanie procesu i przetestowanie zaplanowanych rozwiązań jest kluczowe i w tym obszarze służymy profesjonalnym wsparciem dla naszych Klientów.
W sytuacji gdy potrzeby Klienta są specyficzne lub wykorzystuje on odrębne oprogramowanie, którego nie chce zmieniać, może zdecydować się na ich integrację z SAP. Do tej pory wspieraliśmy naszych Klientów w integracji następujących narzędzi z SAP:
- Workflow – nasz wewnętrzny system do elektronicznego obiegu dokumentów – dzięki integracji dane wprowadzane w systemie przekazywane są bezpośrednio do SAP bez konieczności dokonywania ponownej ich rejestracji;
- Salesforce – system bilingowy ułatwiający proces fakturowania – wykorzystanie danych z zamówień sprzedaży usprawnia proces fakturowania;
- R2Płatnik – program kadrowo – płacowy – dane związane z wynagrodzeniami są bezpośrednio przekazywane do systemu FK
- VIM – elektroniczny obieg dokumentów zakupu.
Poziom skomplikowania procesu integracji uzależniony jest od wielu czynników. Kluczem do sukcesu jest właściwe zaplanowanie działań i ścisła współpraca na linii IT-biznes-księgowość. Nasze doświadczenie w tym zakresie pozwala Klientom płynnie przejść przez ten proces i zmaksymalizować korzyści z niego płynące.
Autor: Magdalena Kapka, Project Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.