Case Study. Rejestracja faktur pasywnych.

Proces: Księgowanie faktur zakupu — import materiałów z UE / spoza UE

Przez ostatnie kilka lat MDDP Outsourcing świadczy usługi dużej międzynarodowej firmie produkcyjnej. W minionym roku firma przechodziła reorganizację obejmującą zakup zorganizowanej części przedsiębiorstwa oraz migrację na nową, wyższą wersję systemu SAP. W trakcie tej reorganizacji ilość faktur zakupowych znacznie wzrosła, co stanowiło wyzwanie dla klienta. Dodatkowo klient borykał się z problemami związanymi z nowym systemem SAP, takimi jak niedziałające skróty oraz zmiany w procesie obiegu dokumentów, co przyczyniło się do powstania zaległości.

Poproszono MDDP Outsourcing o kilkumiesięczne wsparcie zarówno w rejestracji faktur zakupowych jak i całej optymalizacji tego procesu.

Stan poprzedni:

Faktury importowe przechodziły przez bardzo długi proces weryfikacji. Pracownicy z działu księgowości odpowiedzialni za cykl pasywny musieli sprawdzać wejścia magazynowe, korzystając z ogólnego raportu, który niestety nie zawierał wszystkich potrzebnych informacji. Brakowało kluczowych danych, takich jak nowy numer dostawcy w SAP, informacja o tym, czy Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) zostało już rozliczone z fakturą, a numery referencyjne PZ często były wprowadzane przez pracowników magazynu z błędami. Dodatkowo, osoba weryfikująca musiała sprawdzać dane, odnośnie zgłoszeń celnych w dwóch systemach, ponieważ dane nie zostały zmigrowane do nowego systemu SAP. Na fakturach od azjatyckich dostawców często brakowało numerów kont bankowych. Wybranie prawidłowego numeru konta, wymagało manualnej weryfikacji z danymi zawartymi w starej wersji systemu SAP. Pojedyncze pilne do zaksięgowania dokumenty były wysyłane na różne osobiste skrzynki email. Gdy zostało coś wysłane na e-mail pracownika, który był nieobecny w pracy, to pozostali członkowie zespołu nawet o tym nie mogli wiedzieć.

Stan aktualny:

Raport dzienny został znacząco usprawniony, aby lepiej wspierać proces księgowania. Teraz, każdego dnia około godziny siódmej, klient generuje listę faktur oczekujących na zaksięgowanie. Przekazywany jest do członków zespołu, złożonego zarówno z pracowników naszej firmy, jak i klienta. Raport został rozbudowany o szczegółowe informacje, w poszczególnych arkuszach takich jak aktualna lista osób, do których mogą być odesłane faktury w zależności od dostawcy, aktualne numery w SAP oraz podział w zależności od wymagalności płatności. Znajdziemy również instrukcję obsługi wyjątków, kompleksowe informacje o dostawcach oraz rozliczonych i nierozliczonych pozycjach zmigrowanych ze starego systemu SAP.

Ponadto otrzymaliśmy zestawienia takie jak na przykład listę z numerami zamówień (PO) które były używane w starym systemie SAP i są na fakturach z 2023 roku oraz odpowiadające im nowe numery PO używane w nowym systemie SAP i nowych fakturach. Kolejnym narzędziem wspierającym codzienną pracę jest plan kont do starego i nowego systemu SAP oraz rozszyfrowanie kodów podatkowych użytych w programie SAP.

Dodatkowo stworzyliśmy plik z numerami bankowymi dostawców oraz zestawienie zaksięgowanych zgłoszeń celnych w starym SAP co eliminuje potrzebę powtarzającego logowania się do poprzedniego systemu.

Wprowadzone zostały również regularne spotkania, na których mogliśmy omówić wszelkiego rodzaju problemy związane z księgowaniem. Ustanowiliśmy również nową praktykę wysyłania pilnych faktur na wspólną skrzynkę e-mail, zapewniając każdemu członkowi zespołu dostęp do nich i szybką reakcję na potrzeby klienta.

Współpraca i zrozumienie potrzeb klienta miały kluczowe znaczenie dla zwiększenia efektywności pracy zespołu księgowego. Dzięki temu udało się skutecznie wyeliminować błędy i opóźnienia w procesie księgowania faktur. Dodatkowo, utrzymanie stałej komunikacji oraz wspólna analiza problemów pozwoliły na efektywną implementację usprawnień. Warto zaznaczyć, że nasze wsparcie miało początkowo trwać kilka miesięcy, jednak zostało ono rozszerzone na inne, również zagraniczne jednostki tego klienta.

Klient dostrzegł istotną poprawę w przejrzystości procesu oraz szybkości reakcji na pilne potrzeby.  Ta zmiana przyczyniła się do umocnienia zaufania do współpracy z naszą firmą i istotnie podniosło satysfakcję klienta.

Autor: Anna Przybysz, Asystent Księgowości w MDDP Outsourcing, outsourcing księgowości Katowice.