Migracja ksiąg do systemu ERP - SAP S/4 HANA

Czy migracja ksiąg do systemu ERP – SAP S/4 HANA jest niezbędna? Wraz z rozwojem nowych technologii i baz danych powstała nowa wersja systemu ERP SAP S/4 HANA. Firma SAP, jako dostawca systemu, ogłosiła, że już niedługo nie będzie wspierać poprzedniej wersji systemu (ECC). Jak zatem przygotować się do takiej zmiany?

Co to jest system ERP SAP S/4 HANA?

 SAP S/4 HANA jest to najnowsza wersja jednego z największych światowych systemów ERP. Łączy wszystkie obszary firmy, dzięki czemu wszystkie działy przedsiębiorstwa mają dostęp do tych samych informacji. Efektem tego jest poprawa wydajności i przepływu pracy, a także oszczędność czasu.  Dzięki wielu nowatorskim pomysłom  upraszcza mechanizmy zarządzania i automatyzuje wiele procesów księgowych i biznesowych.

Wdrożenie u klienta

 Jeden z naszych zespołów księgowych w ostatnim czasie miał możliwość brać udział w procesie migracji ksiąg do systemu SAP S/4 HANA z dotychczasowego programu. Mimo że w naszym przypadku migracja danych odbywała się z innego programu księgowego, to warto mieć na uwadze, że wraz z udostępnieniem nowej wersji programu SAP S/4 Hana producent zapowiedział, że już niebawem zakończy wsparcie poprzednich wersji tego programu. Dla wielu dotychczasowych użytkowników SAP nieuniknione będzie dokonanie migracji danych do nowej wersji programu.

Migracja danych jest kluczowym elementem zmiany systemu. Warto więc poświęcić jej dużo uwagi, aby zapewnić poprawność przenoszonych danych. W wielu przypadkach ma to wpływ zarówno na zgodność bilansową i podatkową w okresie bieżącym, ale i również w okresach przyszłych. W zależności od rodzaju przenoszonych danych może mieć również odzwierciedlenie w realizowanych przelewach dla kontrahentów czy urzędu skarbowego.

Etapy migracji ksiąg do systemu ERP – SAP S/4 HANA

Pierwszym etapem migracji do systemu ERP SAP S/4 HANA było przygotowanie mapowania kont z obecnego systemu do nowego planu kont w systemie SAP. Kolejnym etapem było określenie rodzajów migrowanych danych oraz źródeł ich pozyskania. Następnie przygotowywane zostały testowe pliki migracyjne, uzupełnione o właściwe pola. Dużym wyzwaniem w tym elemencie było dopasowanie odpowiednich pół i formatów danych z obecnego systemu do wymagań SAP, dlatego że obydwa programy znacznie się różniły. Również dotychczasowe, manualne rozwiązania, takie jak podatek u źródła (który dotychczas był kontrolowany w odrębnych bazach danych) został zaimportowany do SAP, dzięki czemu cały proces został zautomatyzowany.

Proces migracji obejmował zarówno migracje księgi głównej, jak i ksiąg pomocniczych oraz bazy danych, tj.:

1. Salda poszczególnych kont.
2. Moduł środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
3. Magazyn
4. Moduł rozliczeń międzyokresowych czynnych.
5. Bazę dostawców i odbiorców.
6. Otwarte pozycje na kontach dostawców i odbiorców.

Zaczytanie baz na system produkcyjny było poprzedzone sprawdzaniem poprawności danych na systemach testowych. Dopiero gdy była pewność poprawności danych, można było przenieść dane na system produkcyjny. Finalnie należało uzgodnić i sprawdzić:

1. Poprawność mapowania poszczególnych kont poprzedniego systemu do systemu SAP.
2. Uzgodnić bilans otwarcia kont księgi głównej z bilansem zamknięcia.
3. Porównać salda kont księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych.
4. Sprawdzić poprawność baz dostawców i odbiorców.

Finalnym etapem migracji danych była kontrola i obserwacja systemu już po dokonanej migracji na system produkcyjny. W związku z tym, że migracja danych obejmowała również dane kontrahentów — pod szczególną uwagę należało wziąć poprawność realizowanych przelewów z systemu SAP oraz raportowanie podatku u źródła, który również został przeniesiony do systemu i realizowany automatycznie. Powyższe było kluczowe pod kątem poprawności bieżącej pracy oraz dużymi ewentualnymi konsekwencjami z tytułu błędów dla spółki.

Podsumowanie wdrożenia ERP – SAP S/4 HANA

Cały proces był bardzo ciekawym doświadczeniem dla całego zespołu, który brał w nim udział. Wiązał się również z bardzo dużą odpowiedzialnością, zarówno za poprawność przygotowywanych danych, testy, ale też kontrolę pomigracyjną. Dzięki ogromnemu zaangażowaniu wszystkich osób, dużych nakładów pracy oraz doświadczeniu w realizowaniu tego typu projektów udało się z sukcesem doprowadzić proces do końca.

W MDDP Outsourcing dbamy o dopasowanie systemu do obowiązujących przepisów, przywiązujemy ogromną wagę do wymagań i oczekiwań każdego Klienta. Wdrożenie najnowszej wersji modułu finansowo-księgowego w ERP –  SAP S/4 HANA wymagało szerokiego spojrzenia na całość procesów przebiegających w systemach SAP. Nasze doświadczenie w tym zakresie pozwala Klientom pracującym na SAP płynnie przejść przez cały proces.

Autor: Magdalena Włodek, Junior Manager w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing