Jak zautomatyzowaliśmy proces akceptacji dokumentów kosztowych przy użyciu platformy WEBCON BPS?
Jako lider rynku usług księgowych w Polsce, konsekwentnie inwestujemy w digitalizację i automatyzację procesów biznesowych. W odpowiedzi na rosnące potrzeby naszych Klientów przygotowaliśmy własny, autorski proces obsługi dokumentów kosztowych w oparciu o platformę WEBCON BPS oraz nasz wieloletnie doświadczenie w tym obszarze.
Naszym celem było maksymalne skrócenie ścieżki, jaką przechodzi faktura – od jej wystawienia, poprzez akceptację i księgowanie, aż po realizację płatności w banku.
WEBCON BPS – nasz wybór jako fundament cyfrowej transformacji
WEBCON BPS to nowoczesna platforma low-code, która umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych i automatyzację procesów w organizacji. Dzięki rozbudowanym możliwościom parametryzacji, elastyczności i integracji z innymi systemami, platforma znacznie podnosi efektywność pracy naszych pracowników oraz Klientów.
Proces obsługi dokumentów kosztowych w MDDP Outsourcing Polska
1. Wysyłka faktury – dokumenty trafiają na dedykowaną skrzynkę mailową, która automatycznie wprowadza je do systemu.
2. Rozpoznawanie danych – za pomocą technologii OCR system odczytuje kluczowe informacje z faktury i uzupełnia formularz.
3. Akceptacja Klienta – dane są weryfikowane i zatwierdzane zgodnie z ustalonym procesem akceptacji.
4. Księgowanie – faktury trafiają do systemu księgowego.
5. Płatność – system generuje paczki przelewów, które oczekują na akceptację Klienta w banku.
Zalety zaprojektowanego procesu
• Elastyczność wprowadzania dokumentów – faktury mogą bezpośrednio wysyłać zarówno Klienci, jak i ich kontrahenci. Istnieje możliwość przekierowania poczty ze skrzynki wewnętrznej naszego Klienta na dedykowany adres obsługiwany przez system.
• Bezpieczeństwo danych – system automatycznie wykrywa duplikaty faktur, co eliminuje ryzyko podwójnego procesowania dokumentów.
• Wielopoziomowa weryfikacja – po OCR dokumenty są dodatkowo sprawdzane przez nasz dedykowany dział weryfikacji danych, aby zapewnić najwyższą kontrolę.
• Personalizacja procesu akceptacji – obieg dokumentów można dostosować do struktury organizacyjnej Klienta. Akceptacja może być jedno- lub wielopoziomowa, a warunki sterujące obiegiem obejmują m.in.: kwotę faktury, kontrahenta, centra kosztów czy inne oznaczenia dokumentów uzgodnione z Klientem.
• Rozbicie kosztów – system pozwala na analityczne dzielenie kosztów w ramach jednej faktury, np. pomiędzy centra kosztów/znaczniki.
• Powiadomienia – każda osoba zaangażowana w proces otrzymuje automatyczne powiadomienia o dokumentach oczekujących na akceptację.
Integracje i obsługa księgowa
Zatwierdzone dokumenty są standardowo księgowane w naszym systemie Raks SQL, ale rozwiązanie umożliwia również integrację z innymi systemami księgowymi. Generowane paczki przelewów mogą być wgrywane do systemów bankowych i tam zatwierdzane przez Klienta.
Dostępność i wygoda użytkowania
• System działa w trybie 24/7, jest dostępny z poziomu przeglądarki internetowej oraz aplikacji mobilnej na Android i iOS.
• Użytkownicy mogą pracować z dokumentami w dowolnym miejscu i czasie.
• Moduł raportowy pozwala na szybkie wyszukiwanie dokumentów historycznych – wszystko znajduje się w jednym, centralnym repozytorium.
• System jest w pełni przygotowany do integracji z KSeF, co jeszcze bardziej usprawni procesowanie faktur oraz bezpieczeństwo i spójność danych.
• Stałe aktualizacje systemu zwiększają komfort pracy, wydajność oraz bezpieczeństwo danych.
Dlaczego warto wybrać rozwiązanie przygotowane przez MDDP Outsourcing?
Automatyzacja procesu akceptacji dokumentów kosztowych w naszej firmie to połączenie:
- kompetencji i wiedzy wieloletnich praktyków automatyzacji i digitalizacji,
- nowoczesnej technologii WEBCON BPS,
- doświadczenia w księgowości,
- indywidualnego podejścia do potrzeb Klientów.
Jakie daje korzyści?
- oszczędność czasu i kosztów,
- bezpieczeństwo danych i eliminację błędów,
- transparentny proces akceptacji,
- pełną zgodność z regulacjami, w tym KSeF.Zapraszamy do współpracy i skorzystania z naszego rozwiązania – razem przeprowadzimy Twoją firmę przez proces digitalizacji dokumentów i księgowości, podnosząc jej efektywność i konkurencyjność.
Poszukują Państwo sprawdzonego i profesjonalnego partnera, który kompleksowo wspiera przedsiębiorstwa w zakresie księgowości, kadr i płac? Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.
