FlexiHRM e-teczka

System do zarządzania elektronicznymi dokumentami pracowniczymi e-teczka FlexiHRM, opracowany został z myślą o firmach dążących do wyeliminowania tradycyjnego obiegu i zarządzania dokumentami oraz optymalizujących codzienną pracę z dokumentami pracowniczymi poprzez wykorzystanie systemów informatycznych. Najważniejsze cechy:

Konfigurowalny i ukierunkowany na unikanie błędów etapowy proces rejestrowania dokumentów
Rozbudowane zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów i funkcji
Zaawansowane wyszukiwanie z personalizacją ustawień w układzie tabelarycznym i drzewiastym
Monitorowanie terminów ważności dokumentów
Śledzenie kompletności dokumentów we wszystkich teczkach (automatyczne wskazywanie, jakich dokumentów w nich brakuje)
Zgodność z przepisami ustawy dopuszczającej prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej
Generowanie wyciągów z akt, pełne repozytorium, wybrane teczki do plików PDF i XML
Wbudowana funkcjonalność do składania podpisu elektronicznego
Rejestrowanie w dzienniku akcji wykonywanych przez użytkowników (np. na potrzeby RODO)

Obsługa wszystkich dokumentów pracowniczych

W systemie odzwierciedlona jest struktura tradycyjnych teczek pracowniczych, zgodnie z wymaganiami kodeksu pracy. Dokumenty umieszczane są w obowiązkowych częściach A, B, C, D. Każdy dokument przypisany jest do kategorii, dzięki czemu łatwiej wyszukiwać dokumenty danego typu.

Poza dokumentami z akt osobowych, w systemie można przechowywać w ustrukturyzowany sposób dowolne inne dokumenty, włączając w to dokumenty dotyczące różnych form zatrudnienia: umowa o pracę, umowa cywilno-prawna, kontrakty, B2B (samozatrudnienie).

Rejestrowanie dokumentów

FlexiHRM został zaprojektowany i opracowany specyficznie pod potrzeby zarządzania dokumentami pracowniczymi z uwzględnieniem przepisów prawa pracy, dużej skali dokumentów (nawet kilkaset tysięcy) i ich specyfiki. Nie jest to dodatek, rozbudowanie (tzw. customizacja), czy nakładka na już istniejące systemy kadrowo-płacowe. Dzięki temu nie wymagane jest instalowanie i utrzymywanie całego systemu, aby korzystać z wybranej funkcjonalności.

Integralnym elementem systemu jest moduł do digitalizacji dokumentów, bezpośrednio wykorzystujący skaner i umożliwiający wczytanie (zeskanowanie) wielu dokumentów na raz – tzw. skanowanie masowe. Dokumenty te są automatycznie dzielone na pojedyncze zadania i wprowadzane do kolejki zadań oczekujących na przetworzenie (opisanie, ocenę jakości skanu, złożenie podpisu elektronicznego, itp.).

Aby skorzystać z możliwości prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej, dokumenty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym. W tradycyjnych rozwiązaniach każdy dokument skanuje się pojedynczo, następnie podpisuje podpisem elektronicznym i na samym końcu osadza w elektronicznym archiwum. W przypadku FlexiHRM podpis elektroniczny (przypisany do wyznaczonego użytkownika) wbudowany jest w system i sama czynność podpisywania odbywa się automatycznie.

Przy setkach dokumentów do przetworzenia są to funkcjonalności znacząco upraszczające i skracające rejestrowanie dokumentów.

System daje również możliwość załadowana całej partii podpisanych dokumentów z dysku, co pozwala skorzystać z pracy już wcześniej wykonanej.

Nieograniczone wyszukiwanie dokumentów

Proces rejestrowania dokumentów uwzględnia ich opisywanie wieloma cechami. Każda z tak wprowadzonych wartości (metadane) oraz dane automatyczne (jak np. daty) są parametrami, które można wykorzystać do wyszukiwania.

Wyszukiwarka pozwala na ustawianie własnego układu kolumn wyników wyszukiwania, wyświetlania tylko tych kolumn, które dla danego użytkownika są istotne. Dla wielu parametrów wprowadzono możliwość wyszukiwania śródtekstowego.

Ponadto dostępne są tradycyjne funkcje umożliwiające sortowanie i filtrowanie danych.

Użytkownicy mają możliwość wyszukiwania dokumentów w układzie tabelarycznym i drzewiastym (taki jaki odpowiada pracy z dokumentami w formie tradycyjnej.

Dostęp do dokumentów

System jest przede wszystkim narzędziem pracy dla zespołu HR. Każdy dokument po wyszukaniu można pobrać na pulpit, wydrukować lub przeczytać na ekranie w uniwersalnej przeglądarce PDF (ze wszystkimi jego funkcjami do przeglądania obrazów).

Administrator systemu lub kluczowy użytkownik systemu może nadać na stałe lub na wybrany okres dowolnemu pracownikowi dostęp do nawet jednej teczki osobowej pracownika. W praktyce można sobie wyobrazić, że w większych organizacjach każdy z pracowników HR zarządza dokumentami przypisanych mu działów, linii usług itp. Innym, często spotykanym rozwiązaniem jest przypisanie spraw kadry zarządzającej do jednej osoby. Wszystkie tego typu potrzeby są łatwo konfigurowalne w systemie.

Wprowadzono również możliwość obsługi dokumentów pracowniczych wielu podmiotów jednocześnie. Tzn. dostęp do dokumentów pracowników zatrudnionych w różnych podmiotach można nadać jednemu użytkownikowi, np. pracownikowi centralnej struktury HR, czy SSC. Jest to funkcja bardzo przydatna dla holdingów i grup kapitałowych.

Kontrola jakości

FlexiHRM w module rejestracji dokumentów posiada wbudowany mechanizm workflow umożliwiający skierowanie opisanego dokumentu do jeszcze jednego użytkownika, weryfikującego poprawność wprowadzonych danych. Na każdym etapie przetwarzania dostępny jest obraz dokumentu. Jest to możliwość opcjonalna i przydaje się kiedy dokumenty wprowadzane są w środowisku rozproszonym, w wielu lokalizacjach.

Zgodność z przepisami

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych są automatycznie numerowane, aby zachować porządek chronologiczny. W przypadku usunięcia danego dokumentu z akt (np. po upływie zatarcia kary), następuje automatyczna korekta numeracji. A gdyby zaistniała taka potrzeba, użytkownik z właściwymi uprawnieniami może samodzielnie dokonać korekty numeracji. Przygotowana jest również możliwość wydrukowania pełnego wykazu znajdujących się w danej części dokumentów.

Liczba części akt osobowych (obecnie A, B, C, D_1-n) jest nieograniczona. W zależności od potrzeb (np. zmieniających się przepisów) można utworzyć dodatkowe części (D) i kategorie dokumentów, które w nich powinny się znaleźć.

Bezpieczeństwo i wyciągi

W dowolnym momencie użytkownik z nadanymi uprawnieniami może dokonać ekstrakcji całego repozytorium na dysk sieciowy. Każdy dokument reprezentowany jest przez dwa pliki: obraz w PDF oraz metadane w XML, co umożliwia przeniesienie takich danych do każdego innego systemu (który jest do tego przygotowany).

Można również generować dokumenty zawarte w jednej teczce do jednego indywidualnego pliku PDF. Jest to szczególnie wygodna funkcja, kiedy konieczne jest udostępnienie dokumentów jednego pracownika np. do kontroli.

W systemie zapisywany jest również dziennik (log), rejestrujący działania użytkowników w systemie i na danych osobowych.

W przypadku zainteresowania systemem do zarządzania elektronicznymi aktami osobowymi (e-teczka), zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami w katowickim oraz w warszawskim biurze MDDP Outsourcing.