Konsekwencje niezłożenia VAT-26 w obowiązującym terminie

Istnieje grupa podatników, nabywających pojazdy osobowe czy pojazdy ciężarowe, które nie spełniają ustawowych warunków odliczenia 100 % wartości podatku VAT. Mają oni jednak możliwość do pełnego odliczenia, składając informację VAT-26 do Urzędu Skarbowego.

Ważne jest, aby podatnik złożył wspomniany formularz w terminie. Nie wywiązanie się z obowiązku jego złożenia czy nieterminowe złożenie będzie miało swoje konsekwencje dotyczące ograniczeń w odliczeniach.

Kto składa informację VAT-26?

Informację VAT-26 zobowiązani są złożyć wszyscy podatnicy, którzy nabyli pojazdy samochodowe z zamiarem użytkowania wyłącznie do celów firmowych i chcą skorzystać z pełnego 100% odliczenia podatku VAT. Dotyczy to również samochodów wynajmowanych na podstawie leasingu czy umowy najmu bądź użyczenia. Zgodnie z ustawą o VAT oraz Kodeksem ruchu drogowego „za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkami dopuszczonego do poruszania się po drodze. Z definicji tej wyłączony jest ciągnik rolniczy.” 

Z konieczności złożenia informacji VAT-26 wyłączone są pojazdy ciężarowe, posiadające wpis w dowodzie rejestracyjnym VAT-1 lub VAT-2. Taki wpis pozwala na pełne odliczenie podatku VAT oraz podatku dochodowego. Zgłoszenie nie jest wymagane również do pojazdów, które z uwagi na swoją konstrukcję zostały wykluczone z możliwości użycia ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź uznano, że ich wykorzystanie jest nieistotne. Do tej kategorii pojazdów zaliczamy:

• pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków. Klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
• pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rzędem siedzeń a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu,
• środki transportu specjalne dla określonych przeznaczeń:
  • agregat elektryczny/spawalniczy,
  • do prac spawalniczych,
  • koparka, koparko-spycharka,
  • ładowarka,
  • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
  • żuraw samochodowy.

Do kiedy należy złożyć VAT-26?

Informację VAT-26 należy złożyć do Urzędu Skarbowego w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem służbowym. Nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7. Formularz można złożyć online bądź w wersji papierowej w Urzędzie Skarbowym właściwym dla celów VAT. W przypadku zmiany przeznaczenia pojazdu, konieczne jest złożenie jego aktualizacji. Podatnik musi wypełnić i złożyć druk najpóźniej przed dniem, w którym zostanie dokonana zmiana przeznaczenia pojazdu.

Czy samo złożenie VAT-26 upoważnia do odliczenia pełnej wartości podatku VAT?

Do odliczenia pełnej wartości podatku VAT konieczne jest także prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz udowodnienie, że sposób jego  wykorzystywania wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ewidencję należy prowadzić dla każdego pojazdu oddzielnie od momentu rozpoczęcia użytkowania w działalności aż do dnia zakończenia. Elementy, które powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu:

• numer rejestracyjny,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu na dzień prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wykaz wszystkich sytuacji użytkowania pojazdu przez użytkowników, potwierdzenie powinno zawierać:
  • numer wpisu,
  • cel oraz datę użytkowania pojazdu,
  • informację dotyczącą przebytej trasy,
  • przejechane kilometry,
  • imię i nazwisko kierowcy wraz z jego podpisem.

Konsekwencje nie złożenia VAT-26 w terminie

Jeśli podatnik złoży nieterminowo informację VAT-26, uznaje się, że pojazd samochodowy wykorzystywany jest w działalności w sposób mieszany.

W konsekwencji czego, do czasu złożenia informacji do US, podatnikowi będzie przysługiwało prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT w wysokości 50%. Zatem jeżeli podatnik nie złożył w terminie informacji, a od poniesionych wydatków odliczył VAT w pełnej wysokości, zobowiązany będzie do dokonania korekty. Pełne odliczenie będzie możliwe dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożono VAT-26, podatnik nie ma możliwości złożenia jej z datą wsteczną.

Autor: Marta Rawska, Księgowa w MDDP Outsourcing.