Polityka rachunkowości- wszystko co musisz wiedzieć
Czym jest polityka rachunkowości?
Organizuje, systematyzuje oraz ułatwia pracę zarówno księgowym, jak i całej firmie- to dwa najważniejsze powody, dla których warto stworzyć przejrzystą politykę rachunkowości
Definicję czym jest owa polityka rachunkowości znaleźć można w ustawie o rachunkowości, dokładniej w art. 3 ust. 1 pkt.11. Niekiedy traktowana wyłącznie jako zbędny obowiązek czy kolejny dokument potrzebny przy badaniu przez biegłego rewidenta czy innych organów kontrolnych. W rzeczywistości polityka rachunkowości jest istotną częścią ksiąg rachunkowych. Dokument musi określać, które zasady zostały przez jednostkę wybrane i będą stosowane w sposób zapewniający odpowiednią jakość sprawozdań finansowych.
Zmiany polityki rachunkowości
Każde przedsiębiorstwo powinno, a wręcz ma obowiązek aktualizowania polityki rachunkowości kiedy zachodzą w nim zmiany. Dokument powinien być dokładny i rzetelny. Ma to na celu przedstawianie jak najbardziej jasnego obrazu odzwierciedlającego sytuację majątkową i finansową jednostek.
Prawo do tego stwarzają przepisy art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości które mówią, że bez względu na datę podjęcia decyzji, jednostka może że skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, zmienić stosowane do tego czasu zasady rachunkowości na inne przewidziane w ustawie.
Decyzja o zmianie zasad rachunkowości może zostać podjęta w dowolnym momencie, jednak jej skutki należy odnieść do całego roku obrotowego, ponieważ nie może dojść do sytuacji, w której dwa takie same zdarzenia gospodarcze przejdą proces księgowania w odmienny sposób z powodu zmiany zasad rachunkowości w takcie roku obrotowego.
Kto ma obowiązek prowadzenia i stosowania polityki rachunkowości?
Polityka rachunkowości to element działalności wymagany od każdego przedsiębiorstwa niezależnie od jego wielkości. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe jest zobowiązana posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady finansowe. Wynika to z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Obowiązek przygotowania zasad rachunkowości dotyczy m.in. jednostek mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym:
- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro,
- jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
- jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2,
- gmin, powiatów, województw i ich związków,
- oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1252),
- jednostek niewymienionych powyżej jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych.
Kto podpisuje politykę rachunkowości?
Polityka rachunkowości wprowadzana jest:
- uchwałą zarządu (w przypadku spółek kapitałowych);
- uchwałą wspólników (przy spółkach osobowych);
- decyzją właściciela w firmie prowadzonej przez osobę fizyczną.
Żeby polityka rachunkowości była jasna, niektóre ustalenia można opracować w formie załączników do uchwały.
Co powinna zawierać polityka rachunkowości?
W dokumencie polityki rachunkowości powinny znaleźć się niezbędne elementy takie jak:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych- rok obrotowy nie zawsze musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym,
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- zasady dokumentowania operacji dowodami księgowymi,
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- określenie planu kont, w szczególności podziału kosztów i przychodów, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych, ich powiązanie z kontami księgi głównej,
- zasady inwentaryzacji posiadanego majątku,
- zasady wyceny i amortyzacji posiadanego majątku,
- opis systemu przetwarzania danych , a przy korzystaniu z systemów komputerowych – opis systemu informatycznego, który zawiera wykaz programów, procedur, funkcji,
- opis systemu do ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych czy ksiąg rachunkowych.
Kara za brak polityki rachunkowości
Praktyka często pokazuje, że wiele przedsiębiorstw nie ma sporządzonej dokumentacji opisującej stosowane u niej zasady rachunkowości, co może prowadzić do negatywnych konsekwencji.
W przypadku gdy kierownik jednostki (np. członkowie zarządu spółki z o.o.) nie sporządzi w pisemnej formie polityki rachunkowości, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Najbardziej realną formą kary jest jednak kara finansowa, często dużo wyższa niż opłata dla biura czy kancelarii, która zajmuje się opracowywaniem takich dokumentów.
Podsumowanie
Posiadanie polityki rachunkowości ma istotne znaczenie nie tylko dla samej jednostki ale także dla biegłego rewidenta, który na podstawie dokumentacji polityki rachunkowości ocenia prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także zwraca on uwagę na ciągłość przyjętych zasad rachunkowości. Ma to szczególne znaczenie przy porównywaniu sprawozdań na przestrzeni lat. Biegły rewident dodatkowo sprawdza czy przyjęte zasady rachunkowości mają odzwierciedlenie w praktyce i są stosowane przez jednostkę.
Autor: Izabela Chudzik, Księgowa w MDDP Outsourcing.
Źródła:
