PPK a systemy kadrowo-płacowe. Co się zmieni?

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych, w założeniu ma podnieść przyszłe bezpieczeństwo finansowe Polaków.

Wdrożenie złożonego systemu wymaga jednak zastosowania odpowiednich rozwiązań technologicznych, które umożliwią sprawne gromadzenie i zarządzanie informacjami oraz archiwizację danych. Jakie zmiany systemowe będą w tym przypadku niezbędne?

PPK – obowiązkowe zmiany w systemie kadrowo-płacowym?

Na potrzeby wdrożenia PPK systemy kadrowo-płacowe powinny zostać rozbudowane o nowe moduły związane m.in. z prawidłowym naliczaniem i odprowadzaniem składek, właściwym raportowaniem czy sprawnym ewidencjonowaniem wynagrodzeń. Aktualizacja systemu informatycznego powinna obejmować m.in.:

• archiwizację oświadczeń uczestników programu,
• walidację terminów powiadomień zatrudnionych, którzy zrezygnowali z planu,
• tworzenie umów (również dla zatrudnionych, którzy dobrowolnie zrezygnowali z programu, ale za 4 lata zostaną nim ponownie objęci),
• automatyczne naliczanie i potrącanie składki na podstawie kwoty wynagrodzenia brutto,
• naliczanie wpłat dodatkowych,
• generowanie listy uczestników planu i dostarczanie jej do wybranej instytucji finansowej w sposób zgodny z RODO,
• tworzenie bazy danych przyszłych członków planu,
• rejestrację informacji pochodzącej od wybranej instytucji finansowej na temat wypłaty, transferu lub zwrotu środków.

Sprawne wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych wymaga odpowiedniej aktualizacji oprogramowania kadrowo-płacowego. W niektórych przypadkach warto zdecydować się na uruchomienie PPK w danym przedsiębiorstwie przez firmę zewnętrzną.

Adaptacja infrastruktury informatycznej do indywidualnych potrzeb klienta i bieżąca obsługa administracyjna świadczona przez doświadczonego outsourcera pomoże uniknąć kar finansowych, usprawni obsługę planów oszczędnościowych oraz ułatwi terminowe i zgodne z przepisami wdrożenie obowiązkowych zmian.

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Payroll Manager w MDDP Outsourcing w Warszawie